Art. 19 Regeling archiefbeheer NZa — Digitale archiefbescheiden

1. De in dit artikel opgenomen bepalingen voor digitale archiefbescheiden zijn, tenzij uit de bepaling anders voortvloeit, van toepassing op zowel de blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden als de te vernietigen digitale archiefbescheiden. 2. De verantwoordelijke maakt afspraken met de unitmanager die eigenaar is van de informatiesystemen, over de te volgen procedure voor het maken van back-ups van de data, de besturingsprogrammatuur en de documentatie van de toepassingsprogrammatuur. De back-up procedure voorziet in dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en driemaandelijkse back-ups en een jaarlijkse full back-up, en zorgt dat het risico op verlies van digitale archiefbescheiden kleiner wordt. De verantwoordelijke bewaakt en monitort de back-up procedure. 3. Alle digitale archiefbescheiden wordt zo veel mogelijk opgeslagen in open bestandsformaat. Dat betekent dat bestanden zo veel mogelijk vrij toegankelijk zijn voor alle NZa-medewerkers. 4. Indien gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van apparatuur of besturingsprogrammatuur, niet langer voldaan kan worden aan de toegankelijke staat en authenticiteit van digitale archiefbescheiden zal de verantwoordelijke in samenwerking met de unitmanager die leiding geeft aan de unit functioneel beheer deze digitale archiefbescheiden converteren dan wel migreren. 5. De verantwoordelijke maakt in samenspraak met de unitmanager die verantwoordelijk is voor het functioneel beheer, een verklaring op van de conversie of migratie van de digitale archiefbescheiden, die tenminste een beschrijving van de geconverteerde of gemigreerde digitale archiefbescheiden bevat en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden is of kan worden voldaan.

Rechtspraak bij dit artikel