Art. 5 Beheersregels archief DNB 2019 — Archiefbeheer

1. Het hoofd van de afdeling ID treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de archiefbescheiden die voor langdurige of blijvende bewaring in aanmerking komen dat de duurzaamheid is gegarandeerd; hetzelfde geldt voor te vernietigen archiefbescheiden gedurende hun bewaartermijn. 2. Voor het vormen en bewaren van door DNB opgemaakte permanent te bewaren archiefbescheiden worden materialen gebruikt die voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling. 3. Bij de aanschaf van de in het tweede lid bedoelde materialen kunnen van de leverancier bewijsstukken worden verlangd die aantonen dat de te leveren materialen voldoen aan de eisen gesteld in de Archiefregeling. 4. Indien archiefbescheiden door de aard van de oorspronkelijke gebruikte materialen of programmatuur niet (langer) voldoen aan het in het eerste lid bepaalde, wordt overgegaan tot vervanging van de archiefbescheiden door reproducties op de wijze als in artikel 12 van deze beheersregeling omschreven. 1. Archiefbescheiden worden opgeslagen in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten, dan wel archiefbewaarplaatsen. 2. Het hoofd van de afdeling ID zorgt samen met de hoofden van de afdelingen BVL en FMA voor de beschikbaarheid van archiefruimten die zodanig zijn gesitueerd, gebouwd en ingericht dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden zo min mogelijk gevaar lopen in geval van een calamiteit, inclusief het zorgdragen voor een calamiteitenplan. 3. Archiefruimten voor het afgesloten archief waarin permanent te bewaren archiefbescheiden berusten in afwachting van hun overbrenging naar een archiefbewaarplaats voldoen aan de normen die zijn opgenomen de Archiefregeling. 4. In afwijking van lid 3 geldt dat voor archiefbescheiden die niet onder de reikwijdte van de Archiefwet 1995 en aanverwante wet- en regelgeving vallen zo veel als redelijkerwijs mogelijk aansluiting wordt gezocht bij de in de Archiefregeling opgenomen normen. 1. De divisiedirecteur ICT is verantwoordelijk voor het doen bewaren van de toepassingsprogrammatuur en het regelen van licenties voor de toepassingsprogrammatuur, voor zover dit noodzakelijk is voor het behoud van de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid en beveiliging en van de geordende en toegankelijke staat van de digitale archiefbescheiden. 2. Het hoofd van de afdeling ID is er verantwoordelijk voor dat digitale registraties en systemen zodanig zijn ontworpen en geïmplementeerd dat de authenticiteit, betrouwbaarheid, integriteit, beschikbaarheid en beveiliging van de daarin opgeslagen archiefbescheiden worden gewaarborgd gedurende hun bewaartermijn. 1. Het hoofd van de afdeling ID stelt functionele eisen ten aanzien van de oorspronkelijke inhoud, vorm en structuur van digitale archiefbescheiden. 2. Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging of veroudering van besturingsprogrammatuur, toepassingsprogrammatuur of apparatuur de authenticiteit en de geordende en toegankelijke staat van digitale archiefbescheiden niet langer behouden kan worden, geeft het hoofd van de afdeling ID opdracht tot conversie of migratie van de digitale archiefbescheiden naar nieuwe en/of andere (geïmplementeerde) toepassingsprogrammatuur. 3. Van de conversie of migratie wordt een door het hoofd van de afdeling ID ondertekende verklaring opgemaakt, die tenminste een specificatie van de geconverteerde of gemigreerde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of de authenticiteit en de geordende en toegankelijke staat behouden blijven. 4. Indien bij een conversie en migratie het behoud van de authenticiteit en de oorspronkelijke geordende en toegankelijke staat van de digitale archiefbescheiden niet gewaarborgd kan worden, wordt de conversie en migratie aangemerkt als een vervanging en wordt de in artikel 12 omschreven procedure gevolgd. 1. Het hoofd van de afdeling ID is verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van een door de Minister van OC&W vastgestelde selectielijst. 2. In afwijking van lid 1 geldt voor archiefbescheiden die niet onder de reikwijdte van de Archiefwet 1995 en aanverwante wet- en regelgeving vallen dat het hoofd van de afdeling ID verantwoordelijk is voor de beschikbaarheid van een door de divisiedirecteur BEVO vastgestelde selectielijst. 3. Bij het ontwerpen van selectielijsten wordt rekening gehouden met: de taken van DNB; de verhouding van DNB met andere overheidsorganen; de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. 4. Het ontwerpen en onderhouden van selectielijsten berust bij de afdeling ID. Bij het ontwerpen en onderhouden van selectielijsten worden vertegenwoordigers van het betrokken archiefvormend orgaan en de divisie JUZA betrokken. 5. Aanbieding van het concept basisselectiedocument ter goedkeuring door de Minister van OC&W geschiedt door de divisiedirecteur BEVO. 1. De divisiedirecteur BEVO besluit over vervanging van archiefbescheiden op basis van het door de directie als zorgdrager vastgestelde vervangingsbeleid. 2. Vervanging van archiefbescheiden door reproducties geschiedt met juiste en volledige weergave van de in te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. De vernietiging van de vervangen originelen is onverbrekelijk onderdeel van het vervangingsproces, zoals beschreven in het ‘Handboek Vervanging DNB’. 3. In de bekendmaking van het besluit tot vervanging wordt aangegeven op welke wijze rekening is gehouden met: de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. 4. Van de vervanging van archiefbescheiden wordt een door het hoofd van de afdeling ID ondertekende verklaring opgesteld, die tenminste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied. 1. Het hoofd van de afdeling ID is verantwoordelijk voor de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Vernietiging dient plaats te vinden binnen een jaar nadat de in de selectielijst vastgestelde bewaartermijn is verstreken. 2. Archiefbescheiden worden uitsluitend vernietigd op grond van een vastgestelde selectielijst of, met inachtneming van de voorschriften uit artikel 12, na vervanging van de betreffende archiefbescheiden door reproducties. 3. Archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, kunnen van vernietiging worden uitgezonderd in vier gevallen: als gewijzigde wet- en regelgeving een langere bewaartermijn voorschrijven en de selectielijst nog niet is aangepast; als onvoorziene omstandigheden met zich meebrengen dat bepaalde archiefbescheiden langer beschikbaar moeten blijven ten behoeve van het uitvoeren van een bepaalde taak of werkzaamheid van DNB of om DNB langer in staat te stellen verantwoording af te leggen van haar handelingen; als voor het verstrijken van de bewaartermijn blijkt dat in bepaalde archiefbescheiden voorkomende gegevens alsnog van belang zijn voor andere overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden of voor historisch onderzoek; als voor het verstrijken van de bewaartermijn blijkt dat bepaalde archiefbescheiden alsnog worden gewaardeerd als bestanddelen van het cultureel erfgoed. 4. De divisiedirecteur of het afdelingshoofd van het archiefvormend onderdeelmoet akkoord gaan met een voorgenomen vernietiging van archiefbescheiden. 5. Van de vernietiging van archiefbescheiden wordt een door het hoofd van de afdeling ID ondertekende verklaring opgesteld, die tenminste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging heeft plaatsgevonden. 6. Vernietiging van ECB-archiefbescheiden is uitsluitend toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van de ECB. 1. Het hoofd van de afdeling ID is er voor verantwoordelijk dat de voor permanente bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden die ouder zijn dan twintig jaar, in goede, geordende en toegankelijke staat, binnen een termijn van tien jaar, nadat de betreffende archiefbescheiden de leeftijd van 20 jaar hebben bereikt, worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats voor zover het papieren archiefbescheiden betreft en naar een e-Depot voor zover het digitale archiefbescheiden betreft. 2. In aanvulling op lid 1 geldt dat het hoofd van de afdeling ID in overleg kan treden met de beheerder van een archiefbewaarplaats of een e-Depot omtrent de overbrenging van de voor permanente bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden die geen verband houden met een van de doelstellingen, taken en werkzaamheden zoals neergelegd in onder meer de Bankwet 1998 en derhalve buiten de reikwijdte van de Archiefwet 1995 en aanverwante wet- en regelgeving vallen. 3. De over te brengen archiefbescheiden worden voorzien van een document waarin is opgenomen op welke wijze de duurzaamheid, de ordening en de toegankelijkheid van de desbetreffende archiefbestanddelen zijn geregeld. 4. Overbrenging van ECB-archiefbescheiden is uitsluitend toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van de ECB. 5. Afgesloten archiefbestanddelen die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en die niet meer veelvuldig behoeven te worden geraadpleegd, kunnen in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats of e-Depot eerder worden overgebracht. 6. De overbrenging van nog veelvuldig geraadpleegde archiefbescheiden kan worden opgeschort indien hiertoe een machtiging is verkregen van de Minister van OC&W. 7. Bij overbrenging van archiefbescheiden kan het hoofd van de afdeling ID, in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats of e-Depot, beperkingen stellen aan de openbaarheid. 8. Digitale archiefbescheiden worden uiterlijk op het tijdstip van overbrenging opgeslagen conform één van de standaarden genoemd in de Archiefregeling. 9. De overbrenging van archiefbescheiden wordt vastgelegd in een door het hoofd van de afdeling ID ondertekende verklaring, die een specificatie bevat van de overgedragen archiefbescheiden en de eventuele beperkingen aan de openbaarheid. 1. Voor vervreemding van archiefbescheiden is machtiging vereist van de Minister van OC&W, tenzij de vervreemding geschiedt ter uitvoering van een wettelijk voorschrift. 2. In afwijking van lid 1 geldt dat vervreemding van archiefbescheiden die geen verband houden met de doelstellingen, taken en werkzaamheden zoals neergelegd in onder meer de Bankwet 1998 en derhalve buiten de reikwijdte van de Archiefwet 1995 en aanverwante wet- en regelgeving vallen zonder machtiging van de Minister van OC&W is toegestaan. 3. Vervreemding van ECB-archiefbescheiden is uitsluitend toegestaan met voorafgaande schriftelijke toestemming van de ECB. 4. Bij het nemen van een besluit tot vervreemding houdt de divisiedirecteur BEVO rekening met de in artikel 9 lid 3 genoemde belangen. Zowel in de aanvraag van de machtiging van de Minister van OC&W als in de bekendmaking van het besluit wordt aangegeven op welke wijze rekening is gehouden met deze belangen. 5. Indien archiefbescheiden ten gevolge van de vervreemding niet bij een archiefbewaarplaats of e-Depot komen te berusten, betrekt het hoofd van de afdeling ID bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding deskundigen zoals bedoeld in artikel 11 lid 4. 6. Van de vervreemding van archiefbescheiden wordt een door het hoofd van de afdeling ID ondertekende verklaring opgesteld, die tenminste een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervreemding heeft plaatsgevonden.

Archiefbeheer

Verwijzingen

Rechtspraak bij dit artikel