De ambtenaar van de burgerlijke stand is verantwoordelijk voor een volledige aanlevering van kwalitatief hoogwaardige dubbelen van de akten en de latere vermeldingen conform eerder genoemde regelgeving. Om dit ook in het kader van de digitale aanlevering te waarborgen, wordt in deze circulaire enerzijds een aantal extra controleprocedures voorgeschreven die in het werkproces opgenomen dienen te worden en anderzijds worden technisch inhoudelijke specificaties gegeven waaraan de te gebruiken archiefbescheiden qua materiaal, indeling en ordening moeten voldoen. Verder wordt aandacht besteed aan de latere vermeldingen die betrekking hebben op akten die al overgebracht zijn naar een archiefbewaarplaats.
Indien u digitaal gaat aanleveren, hoeft u de akte of latere vermelding slechts in enkelvoud op te maken. Om de volledigheid van de dubbelen te waarborgen, dienen de volgende controleprocedures in het werkproces te worden opgenomen:
Gelijk aantal opgemaakte en gescande akten en latere vermeldingen
Het aantal opgemaakte akten en latere vermeldingen in een gegeven periode dient overeen te komen met het aantal gescande akten en latere vermeldingen van die gegeven periode.
Gelijk aantal gescande en aangeleverde akten en latere vermeldingen
Het aantal gescande akten en latere vermeldingen in een gegeven periode dient overeen te komen met het aantal digitaal aangeleverde akten en latere vermeldingen van die gegeven periode. Hiertoe dient een adequate administratie bijgehouden te worden zoals te vinden onder 4. Machtigingsprocedure voor digitale aanlevering.
Om de kwaliteit van de digitale dubbelen te waarborgen, zijn er naast technisch inhoudelijke randvoorwaarden ook enkele kwalitatieve controleprocedures nodig:
Na het scannen van een akte of latere vermelding dient de digitale dubbele direct visueel door de ambtenaar van de burgerlijke stand gecontroleerd te worden, teneinde vast te stellen of de akte of latere vermelding qua kopie van voldoende kwaliteit is.
De te gebruiken scanapparatuur dient regelmatig schoongemaakt te worden, zodat (naast het voldoen aan de later genoemde technisch inhoudelijke specificaties) ook de scherpte van de digitale kopie gewaarborgd blijft.
De gemeente dient een onderhoudscontract met de leverancier te hebben voor de te gebruiken scanner.
Artikel 2
Kwaliteitsborging werkproces
Onderdeel van Circulaire digitale aanlevering dubbelen burgerlijke stand en latere vermeldingen· Personen- en familierecht
Deze tekst geldt sinds 25 april 2019