Artikel 7 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat de zorgdrager bevoegd is archiefbescheiden te vervangen. Op grond daarvan is Justid, namens de zorgdrager (minister van Justitie en Veiligheid), bevoegd de dubbelen en latere vermeldingen te vervangen door digitale reproducties en zo nodig de papieren dubbelen en latere vermeldingen na digitalisering te vernietigen. Om de digitaal aan te leveren dubbelen in een goede geordende en toegankelijke staat te kunnen ontvangen en te laten aansluiten op de ordening van de door Justid te digitaliseren dubbelen en latere vermeldingen, is het nodig hieraan eisen te stellen. Om in het bezit te komen van de door Justid te verstrekken machtiging voor digitale aanlevering dienen de volgende stappen te worden doorlopen.
De ambtenaar van de burgerlijke stand doet bij Justid een aanvraag voor een machtiging ten behoeve van het digitaal aanleveren op een geordende en toegankelijke wijze van de dubbelen van de akten en de latere vermeldingen.
Op basis van hetgeen in deze circulaire gestelde, wordt door de betreffende ambtenaar van de burgerlijke stand het werkproces aangepast. Hij dient de beschrijving van de administratieve organisatie van betreffende werkprocessen (een processchema met een beschrijving van de processen) aan te passen en deze te zenden aan Justid. Daarbij dient een CD-ROM met de digitale reproducties van de dubbelen van de akten en latere vermeldingen te worden aangemaakt. Deze wordt opgestuurd naar Justid.
Justid toetst zowel de procedurele waarborging als ook de technisch inhoudelijke waarborgen. De technisch inhoudelijke toetsing zal ook door een derde onafhankelijke instantie uitgevoerd worden.
Indien goedkeuring wordt gegeven, ontvangt de aanvrager een machtiging voor digitale aanlevering van de dubbelen en kan worden gestart met de aanlevering. Mocht dit niet het geval zijn, dan zullen redenen worden gegeven voor de afwijzing. In dat geval dient vanaf stap 2 of 3 de procedure opnieuw doorlopen te worden.
Artikel 4
Machtigingsprocedure voor digitale aanlevering
Onderdeel van Circulaire digitale aanlevering dubbelen burgerlijke stand en latere vermeldingen· Personen- en familierecht
Deze tekst geldt sinds 25 april 2019