**1.** Vervanging kan alleen plaatsvinden indien de Raad van Bestuur een handboek vervanging heeft vastgesteld.
**2.** Bij incidentele vervanging dient de Raad van Bestuur een machtiging te verlenen.
**3.** Bij incidentele vervanging dient zorg te dragen dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen records voorkomende gegeven.
**4.** Een machtiging tot vervanging behelst tevens een verplichting tot vernietiging
**5.** Bij het nemen van een besluit tot vervanging houdt Raad van Bestuur rekening met:
de taak van het desbetreffende overheidsorgaan;
de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen;
de waarde van de records als bestanddeel van het cultureel erfgoed;
het belang van de in de records voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.
**6.** Zowel in de aanvraag van de machtiging tot vervanging als in de bekendmaking van het besluit geeft De Raad van Bestuur aan op welke wijze met a tot en met d rekening is gehouden.
**7.** Van de vervanging van records stelt de archiefmedewerker een door het hoofd van een archiefvormend orgaan ondertekende verklaring op, die ten minste een specificatie van de vervangen records bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied. De archiefmedewerker archiveert een exemplaar van de verklaring.
**8.** In de in artikel 8, tweede lid, van de beheersregeling genoemde inventaris wordt de datum van de vervanging van de betreffende records vermeld.
Hoofdstuk 5
Artikel 12
Vervanging
Onderdeel van Beheersregeling documentaire informatieverzorging NWO· Onderwijsrecht
Deze tekst geldt sinds 31 januari 2020