Het bestuur van het CAK beschrijft in het onderdeel Ordelijkheid en controleerbaarheid van het financieel beheer de organisatorische maatregelen die gedurende het jaar bij het CAK hebben gefunctioneerd om de rechtmatige uitvoering van de burgerregelingen te borgen. In dit onderdeel moet het CAK in elk geval aan de volgende zes punten aandacht besteden:
het gevoerde beleid;
naleving van de wet- en regelgeving;
de administratieve organisatie en interne beheersing;
de geautomatiseerde gegevensverwerking;
de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik;
de tijdige afstorting van ontvangen gelden.
De uitwerking van deze onderdelen richt zich bij de bestuurlijke verantwoording burgerregelingen op de uitvoering van de burgerregelingen.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
het gevoerde en voorgenomen beleid;
de doeltreffendheid van het beleid en de bedrijfsvoering;
de invloed van het gevoerde beleid.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
het volledig, juist en tijdig toepassen van vigerende wet- en regelgeving in het verslagjaar;
de wijze waarop het onderhoud van procedurebeschrijvingen en werkinstructies plaatsvindt naar aanleiding van wijzigingen in geldende wet- en regelgeving.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de maatregelen die zijn getroffen om de rechtmatigheid van de financiële stromen van de burgerregelingen te waarborgen;
de actualiteit van de procesbeschrijvingen per regeling en de koppeling tussen de procesbeschrijvingen en de werkprogramma’s;
de maatregelen die zijn genomen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR);
de voorzieningen die het CAK heeft getroffen waardoor personen en instellingen, die met het CAK in aanraking komen in verband met de uitvoering van de taak van het CAK, in de gelegenheid zijn voorstellen tot verbetering van werkwijzen en procedures te doen;
de wijze waarop de zorgvuldige behandeling van enerzijds personen en instellingen en anderzijds bezwaarschriften en klachten is gewaarborgd;
de wijze waarop het risicomanagementsysteem en de interne beheersstructuur is ingericht en in hoeverre de interne beheersmaatregelen gedurende het jaar hebben gewerkt;
de belangrijkste uitkomsten van de interne controles en interne audits en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles en audits zijn genomen;
de wijze waarop de betrouwbaarheid en de continuïteit van de managementinformatie voor de algehele besluitvorming en de interne en externe financiële verantwoording is gewaarborgd.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de mate waarin in de applicaties geprogrammeerde controles – application controls – zijn opgenomen die de juiste uitvoering van de taken van het CAK garanderen, de continue werking hiervan en de mate waarin het CAK steunt op deze controles;
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen om de bedrijfscontinuïteit van de geautomatiseerde systemen te waarborgen;
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen voor de toegangsbeveiliging van de geautomatiseerde systemen;
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen voor change management van de geautomatiseerde systemen;
de belangrijkste uitkomsten van de uitgevoerde IT-audits naar de opzet, het bestaan en de werking en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de hoofdlijnen van het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik;
de onderzoeken die in het verslagjaar hebben plaatsgevonden, de aard van de fraude (interne of externe fraude) en tot welke resultaten en verbeteracties deze zaken geleid hebben.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de gemaakte afspraken met onder andere de fondsbeheerder, zorgverzekeraars en VWS over het tijdig afstorten van gelden;
de opzet, het bestaan en de werking van de mitigerende maatregelen die garanderen dat de ontvangen gelden tijdig worden afgestort aan onder andere de fondsbeheerder, zorgverzekeraars en VWS;
de belangrijkste uitkomsten van de uitgevoerde audits naar de opzet, het bestaan en de werking van de mitigerende maatregelen en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen.
De wijze waarop het bestuur van het CAK zich verantwoordt is in principe vormvrij. Als enige voorwaarde geldt dat in ieder geval afzonderlijk wordt ingegaan op de hierboven genoemde zes punten.
Het bestuur van het CAK dient ervoor te zorgen dat de bestuurlijke verantwoording een getrouw (juist en volledig) beeld geeft van de uitvoering van de burgerregeling. Dit geldt in het bijzonder voor de financiële verantwoording en de rechtmatigheidsverantwoording.
Juistheid en volledigheid houden in hun algemeenheid in dat het beeld dat de verstrekte verantwoordingsinformatie oproept overeenkomt met de feiten (de werkelijkheid) en geschikt is voor het doel waartoe deze informatie aan de gebruiker wordt verstrekt.
In dit kader dienen de in de financiële verantwoording opgenomen baten en lasten, activa en passiva (balansmutaties) en toelichtingen daarop een feitelijke weergave te zijn van het verslagjaar 2019, zo veel als mogelijk rekening houdend met de waarderingsgrondslagen zoals opgenomen in het model en met Titel 9 Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.
De rechtmatigheidsverantwoording dient juist en volledig aan te geven in hoeverre de hierboven vermelde baten en lasten, activa en passiva (balansmutaties) en toelichtingen daarop tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving zoals vastgelegd in het model en hierdoor rechtmatig zijn. Zie paragraaf 3.3 voor de uitwerking van het rechtmatigheidsbegrip.
Rechtmatigheid in algemene zin wil zeggen in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving.
Afhankelijk van de financiële dimensie van het rechtmatigheidsbegrip kan onderscheid worden gemaakt tussen financiële rechtmatigheid en procedurele rechtmatigheid.
Bij financiële rechtmatigheid hebben handelingen en beslissingen van een organisatie directe financiële gevolgen. De rechtmatige uitvoering van taken is direct aan een financiële stroom gekoppeld.
Bij procedurele rechtmatigheid heeft de rechtmatige uitvoering van taken geen financiële dimensie. De uitvoering van deze taken kan niet direct aan een financiële stroom bij de organisatie worden gekoppeld.
Bij de rechtmatige uitvoering van taken kan voor de daarbij gebruikte gegevens onderscheid worden gemaakt tussen directe verantwoordelijkheid en gebruikersverantwoordelijkheid.
Bij directe verantwoordelijkheid is een organisatie geheel verantwoordelijk voor de uitkomsten van een proces en moet de organisatie instaan voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de daarmee samenhangende uitkomsten of informatie.
Bij gebruikersverantwoordelijkheid moet een organisatie ook zorgen voor de juiste, volledige en tijdige uitvoering van een bepaald proces en is de organisatie verantwoordelijk voor de uitkomsten daarvan. De organisatie mag echter uitgaan van de validiteit van de gegevens die derden aanleveren. Op de betrouwbaarheid van deze gegevens hoeft de organisatie zelf geen controle uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens die door en/of namens de zorgaanbieders, zorgverzekeraars, WLZ-uitvoerders, indicatieorganen, Belastingdienst, Zorginstituut Nederland aan het CAK worden verstrekt. Als voorwaarde hierbij geldt, dat de opvraagprocedures van het CAK (technisch) goed functioneren, zodat de opvraagprocedures geen problemen veroorzaakt.
Om tot een werkbaar rechtmatigheidsbegrip te komen, die het CAK als maatstaf kan hanteren bij de rechtmatigheidsverantwoording, zijn
de volgende randvoorwaarden van belang:
er moet een duidelijk gedefinieerd normenkader aanwezig zijn;
het te onderzoeken object – proces of resultaat daarvan – is duidelijk omschreven;
de hieraan gekoppelde verantwoordelijkheden zijn afgebakend;
afwijkingen van de norm en fouten moeten meetbaar en kwantificeerbaar zijn;
de te hanteren controletoleranties, nauwkeurigheid en betrouwbaarheid, staan vast.
In bijlage 2 bij dit model is een overzicht opgenomen van de circulaires, bestuurlijke afspraken en de regelgeving die de basis vormen voor het rechtmatigheidskader van het CAK. Zie paragraaf 4.2 voor de uitwerking van de rechtmatigheidseisen per specifieke geldstroom.
Van een fout in de bestuurlijke verantwoording is sprake indien een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat voor zover het de naleving van de wet- en regelgeving (rechtmatigheid) betreft. Saldering van rechtmatigheidsfouten is daarom niet toegestaan.
Van een onzekerheid in de bestuurlijke verantwoording is sprake als er onvoldoende informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken.
Het uitgangspunt is dat het CAK alle fouten corrigeert. Het CAK dient rechtmatigheidsfouten waarvan het niet mogelijk is om ze te corrigeren en onzekerheden over rechtmatigheid te vermelden in een aparte rechtmatigheidstabel in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit geldt ook voor onzekerheden uit voorgaande jaren die nog niet zijn afgewikkeld.
In deze tabel wordt een toelichting opgenomen van de aangetroffen financiële en procedurele (niet-financiële) rechtmatigheidsfouten en onzekerheden per afzonderlijke financiële stroom.
Het CAK geeft in de tabel ook de verbeteracties aan die het CAK denkt te starten of heeft gestart om deze fouten en onzekerheden in de toekomst te voorkomen.
Verwacht wordt dat het CAK fouten en onzekerheden uitzoekt en indien nodig corrigeert in het eerstvolgende verslagjaar. Indien deze fouten en onzekerheden niet nader zijn uitgezocht of, indien nodig, gecorrigeerd zijn, worden deze (wederom) opgenomen in de tabel. Wanneer geen correctie heeft plaatsgevonden moet het CAK dit duidelijk motiveren.
Het bestuur van het CAK dient de financiële verantwoording en de rechtmatigheidsverantwoording zodanig op te stellen dat met een redelijke mate van zekerheid gesteld kan worden dat deze geen fouten en onzekerheden van materieel belang bevat. Indien laatstgenoemd begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet uitgegaan worden van een betrouwbaarheid van 95%.
De financiële verantwoording en de rechtmatigheidsverantwoording zijn juist en volledig en de daarin opgenomen baten en lasten, activa en passiva (balansmutaties) en toelichtingen zijn juist, volledig en rechtmatig, indien hierin geen fouten en onzekerheden voorkomen die groter zijn dan de hieronder uitgewerkte goedkeuringstoleranties.
Als omvangsbasis fungeert de som van de totale baten en lasten die in de bestuurlijke verantwoording is opgenomen. Voor fouten geldt een goedkeuringstolerantie van 1 procent van de omvangsbasis, voor onzekerheden een goedkeuringstolerantie van 3 procent.
In aanvulling op deze overkoepelende materialiteit geldt een specifieke goedkeuringstolerantie voor de rechtmatigheid per financiële stroom. Deze tolerantie geldt voor fouten en onzekerheden gezamenlijk.
Financiële stroom
Tolerantie
1. Onverzekerbare vreemdelingenregeling
5%
2. Gemoedsbezwaardenregeling
10%
3. Onverzekerdenregeling
5%
4. Wanbetalersregeling
5%
5. Verstrekking bijdrage aan zorgverzekeraars voor het verzekerd houden van wanbetalers
1%
6. Missionarissenregeling
1%
7. Overgangsregeling AWBZ/Wlz-zorg buitenland
1%
8. Beheerskosten overgangsregeling AWBZ/Wlz-zorg buitenland
1%
9. Administratie en inning bijdragen verdragsgerechtigden
5%
10. Verrekeningen zorglasten met verdragslanden (verbindingsorgaan)
10%
11. Verrekeningen verdragslanden via Orgaan van de woonplaats
10%
12. Beheerskosten Orgaan van de woonplaats
1%
13. Verrekeningen verdragslanden via Orgaan van de verblijfplaats
10%
14. Verrekeningen zorglasten Bevoegd orgaan tijdelijk verblijf Nederlandse verdragsgerechtigden
10%
15. Beheerskosten Orgaan van de verblijfplaats en Bevoegd orgaan tijdelijk verblijf Nederlands verzekerden
1%
16. Vorderingen op verzekeraars inzake verdragen
10%
17. Beheerskosten medefinanciering sociaal attachés
1%
18. Vrijwillige overeenkomst zorgkostendekking (VOZD)
1%
Artikel 3
Begrippenkader
Onderdeel van Model jaarverslaggeving CAK bestuurlijke verantwoording burgerregelingen 2019· Gezondheidsrecht en farmaceutisch recht
Deze tekst geldt sinds 30 mei 2020