Art. 14 Regeling Archief- en Informatiebeheer TK 2020 — Overdracht informatieobjecten aan de archiefbeheerder

1. De archiefvormende organisatieonderdelen dragen afgehandelde informatieobjecten uit een proces periodiek over aan de archiefbeheerder. 2. Tijdelijke archiefvormende organisatieonderdelen (tijdelijke commissies, enquêtecommissies, projectgroepen, programma’s etc) dragen na opheffing of décharge van dat organisatieonderdeel alle informatieobjecten over aan de archiefbeheerder. 3. Voordat de informatieobjecten worden overgedragen maken het archiefvormend organisatieonderdeel en de archiefbeheerder afspraken over de toegankelijkheid, de ordening en de staat van de informatieobjecten en informatiedragers, indien er met deze aspecten geen rekening is gehouden. 4. De archiefvormende organisatieonderdelen zijn verantwoordelijk voor de toekenning alsmede de opheffing van de vertrouwelijkheid van informatieobjecten. Op het moment van overdracht aan de archiefbeheerder moeten ten aanzien van vertrouwelijke informatieobjecten de metagegevens vermelden wie er recht hebben op inzage en wanneer de vertrouwelijkheid kan vervallen. Bij analoge informatieobjecten levert het archiefvormende organisatieonderdeel een lijst aan van de vertrouwelijke stukken die het archief bevat. De archivaris adviseert het archiefvormend organisatieonderdeel hierover. 5. Een tijdelijke commissie levert bij overdracht van het archief van de commissie aan de archiefbeheerder een lijst aan van informatieobjecten in het archief die vertrouwelijk zijn. Op de lijst wordt tevens aangegeven welke functionarissen geautoriseerd zijn om welke vertrouwelijke informatieobjecten in te mogen zien en wat de duur van de vertrouwelijkheid is. De vertrouwelijkheid wordt uiterlijk op het moment van overbrenging van het archief van de commissie naar het Nationaal Archief opgeheven. 6. De archiefbeheerder kan de informatieobjecten tot uiterlijk het verstrijken van de overbrengingstermijn opslaan bij een externe partij. Met deze partij worden afspraken gemaakt over het beheer en de toegankelijkheid van de informatieobjecten. 7. De archiefbeheerder is ervoor verantwoordelijk dat de overgedragen informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat blijven tot het moment van vernietiging of overbrenging naar het Nationaal Archief.

Rechtspraak bij dit artikel