Regelmatig wordt de vraag gesteld hoe te handelen als een protocol vrijkomt door defungeren van een notaris of wijziging van vestigingsplaats zonder medeneming van het protocol en er nog geen verzoek tot overname is gedaan noch een ondernemingsplan is ingediend waarbij tevens wordt verzocht om toewijzing van het vrijgekomen protocol. Zowel de KNB als de Minister voor Rechtsbescherming achten het wenselijk dat geïnteresseerde kandidaat-notarissen de kans wordt geboden om op basis van het vrijgekomen protocol een benoemingsverzoek en ondernemingsplan in te dienen. Dit betekent dat een vrijgekomen protocol niet automatisch aan een kantoorgenoot of associé wordt toegewezen of aan een notaris die in de nabijheid is gevestigd van de (gedefungeerde) notaris die het protocol achterlaat.
Om kandidaat-notarissen de mogelijkheid te bieden een benoemingsverzoek en ondernemingsplan in te dienen, wordt een redelijke termijn in acht genomen. Bij het vrijkomen van een protocol wordt het protocol daarom tenminste vijf maanden open gesteld en maximaal tien maanden indien zich binnen de vijfmaandstermijn van openstelling van het protocol een kandidaat-notaris heeft gemeld die de benoemingsprocedure moet doorlopen. Dit hangt samen met de geldende termijn voor het doorlopen van de benoemingsprocedure als bedoeld in artikel 8, vijfde lid, van de Wna. In de tussenliggende periode dient een waarnemer te worden benoemd door de Kamer voor het notariaat. Het is de verantwoordelijkheid van de vertrekkend notaris om te zorgen voor een goede waarneming van zijn protocol. Indien zich geen notaris meldt voor overname van het protocol of indien het benoemingsverzoek van een kandidaat-notaris niet tot benoeming leidt, ligt toewijzing van het protocol aan een kantoorgenoot, associé of nabij gevestigde notaris in de rede.
Indien meerdere (kandidaat-)notarissen een verzoek doen om toewijzing van een vrijgekomen protocol of indien zich geen opvolger op het protocol meldt, neemt de Minister voor Rechtsbescherming een gemotiveerde beslissing ten aanzien van de toewijzing van het protocol. Zoals bepaald in artikel 15 van de Wna vindt toewijzing van een protocol niet plaats zonder dat aan de KNB is verzocht een schriftelijk gemotiveerd advies uit te brengen. De KNB heeft dan één maand de tijd om advies uit te brengen. Indien de KNB geen of een – in de ogen van de Minister voor Rechtsbescherming – onvoldoende gemotiveerd advies uitbrengt dan zal de minister het protocol toewijzen. Bij de beslissing tot toewijzing kunnen de volgende overwegingen een rol spelen (opsomming is niet cumulatief en niet limitatief):
nabijheid van het notariskantoor in verband met bereikbaarheid van het protocol;
specialisatie van het notariskantoor;
eerdere betrokkenheid bij het protocol (bijvoorbeeld als waarnemer of kantoorgenoot).
Artikel 3
Openstelling protocol en overname protocol bij defungeren of wijziging vestigingsplaats
Onderdeel van Beleidsregel protocollen notariaat· Ondernemingspraktijk
Deze tekst geldt sinds 11 februari 2021