Art. 4 Beleidsregel protocollen notariaat — Probleemprotocollen

In bijzondere gevallen kan worden afgeweken van de standaard vijfmaandstermijn van openstelling van het protocol. Dit is het geval bij een probleemprotocol of gevallen waarbij door persoonlijke omstandigheden en/of de betrokken belangen van derden snelle overdracht van het protocol noodzakelijk en gewenst is of het voortbestaan van het kantoor wordt gegarandeerd door het protocol over te dragen aan een (nog tot notaris te benoemen) kantoorgenoot. Afwijken van de vijfmaandstermijn geschiedt altijd in overleg met de KNB. Er is geen wettelijke definitie van het begrip probleemprotocol. De Minister voor Rechtsbescherming en de KNB bepalen of sprake is van een probleemprotocol waarvoor geldt dat de bovengenoemde snelle overdracht noodzakelijk en wenselijk is. Van een probleemprotocol kan in ieder geval sprake zijn als (opsomming is niet cumulatief en niet limitatief): het een solitair kantoor betreft en er nog andere kantoren in dezelfde vestigingsplaats zijn gevestigd; het kantoor onder verscherpt toezicht van het Bureau Financieel Toezicht staat; er sprake is van dalende aantallen akten en dalende omzet; er betalingsachterstand is bij debiteuren (bijvoorbeeld bij de KNB, het Kadaster of een pensioenfonds); gebleken is dat de kantooradministratie niet op orde is; zich problemen voordoen ten aanzien van de verzekerbaarheid van het protocol; er geen geld is voor een waarnemer. Zoals in onderdeel 3 is beschreven, is het uitgangspunt bij het vrijkomen van protocollen dat hierbij een redelijke termijn in acht wordt genomen. De termijn van vijf tot maximaal tien maanden blijkt in gevallen waarbij sprake is van een probleemprotocol te lang, omdat gedurende die periode extra kosten worden gemaakt door de notaris die het protocol wil overnemen en het protocol waarneemt. Het waar te nemen kantoor moet namelijk openblijven, hetgeen betekent dat de kosten hiervoor doorlopen. Om deze reden is bepaald dat probleemprotocollen versneld, na twee weken openstelling en publicatie op het extranet van de KNB (NotarisNet), kunnen worden toegewezen aan een notaris. Notarissen krijgen twee weken na de publicatie van het vrijgekomen protocol op NotarisNet de tijd om hun belangstelling schriftelijk en gemotiveerd kenbaar te maken op grond van artikel 15 van de Wna. Indien een notaris belangstelling heeft en in aanmerking komt voor toewijzing van het protocol, kan kort na de openstellingstermijn van twee weken het protocol worden toegewezen.

Rechtspraak bij dit artikel