Art. 1 NL accreditatie-vereisten voor organen die toezicht houden op de AVG-gedragscode

Toelichting: Het toezichthoudend orgaan toont zijn onafhankelijkheid en onpartijdigheid aan. Het toezichthoudend orgaan toont aan hoe zijn structuur en formele benoemingsregels waarborgen dat het vrij van instructies kan handelen en dat het beschermd is tegen elke vorm van inmenging of sancties van de deelnemers aan de gedragscode of de gedragscodehouder ten gevolge van de uitoefening van zijn taken. De onderstaande eisen geven aan wat verstaan wordt onder onafhankelijkheid. Dit dient te worden aangetoond op vier belangrijke gebieden: juridische en besluitvormingsprocedures, financiën, organisatie en verantwoording. Onafhankelijkheid van een toezichthoudend orgaan kan opgevat worden als een serie formele regels en procedures voor de benoeming, het mandaat en het functioneren van het toezichthoudend orgaan. Deze regels en procedures stellen het toezichthoudend orgaan in staat zijn toezichthoudende taken uit te voeren zonder invloed van de deelnemers aan de gedragscode of de gedragscodehouder. De structuur en leiding van toezichthoudende organen is zodanig dat hun onafhankelijkheid en onpartijdigheid gewaarborgd is en zij moeten dit bij indiening aantonen aan de AP. Interne organen moeten bewijs overleggen om te waarborgen dat de onafhankelijkheid van hun toezichthoudende activiteiten niet wordt gecompromitteerd. Eisen: Juridische en besluitvormingsprocedures Juridische en besluitvormingsprocedures De juridische structuur van het toezichthoudend orgaan, met inbegrip van de eigendom, moet het toezichthoudend orgaan afschermen van beïnvloeding van buitenaf met betrekking tot de gedragscodehouder en de deelnemers aan de gedragscode. Dit kan bijvoorbeeld worden aangetoond door indiening van de volgende documenten: de statuten (de formele documenten die bij een overheidsinstantie zijn ingediend om de oprichting van een onderneming rechtsgeldig te maken) van het toezichthoudend orgaan en de statuten van de gedragscodehouder. Ook kan worden aangetoond dat de termijn, of het verstrijken van het mandaat, van het toezichthoudend orgaan zodanig is dat voorkomen wordt dat men te zeer afhankelijk is van een verlenging of te bang is de aanstelling te verliezen waardoor de onafhankelijkheid bij het uitvoeren van de toezichthoudende activiteiten door het toezichthoudend orgaan in het geding komt. Het toezichthoudend orgaan maakt melding van elke juridische en economische band die mogelijk bestaat tussen het toezichthoudend orgaan en de gedragscodehouder of deelnemers aan de code, alsmede met betrekking tot de beroepsgroep, branche of sector waarop de code betrekking heeft. De besluitvormingsprocessen van het toezichthoudend orgaan moeten waarborgen dat het toezichthoudend orgaan tijdens de besluitvorming, vanaf het bedenken van een besluit tot de tenuitvoerlegging ervan, beschermd wordt tegen ongepaste beïnvloeding. De onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de besluitvormingsprocedure kan bijvoorbeeld worden aangetoond door overlegging van het organogram van het toezichthoudend orgaan en de gedragscodehouder; een beschrijving van het besluitvormingsproces waarin ook gewezen wordt op de rollen en prerogatieven van alle partijen die betrokken zijn bij het besluitvormingsproces achter de besluitvormingsprocedure. Het toezichthoudend orgaan kan een intern of extern orgaan zijn. Van belang is dat onderbouwd kan worden dat er adequate procedures en regels zijn die het mogelijk maken toezicht op de naleving van een gedragscode te houden zonder ongepaste druk of beïnvloeding van de gedragscodehouder of deelnemers aan de gedragscode. Het toezichthoudend orgaan toont aan dat het onafhankelijk zal handelen in zijn keuze en toepassing van maatregelen en sancties. Dit kan worden onderbouwd door formele regels voor benoeming, mandaten, bevoegdheden en functioneren van elk van de comités of medewerkers die betrokken kunnen zijn bij een intern toezichthoudend orgaan (bijv. comités of medewerkers dienen vrij te zijn van elke vorm van commerciële, financiële of andersoortige druk die van invloed kan zijn op besluiten). Een intern toezichthoudend orgaan verstrekt informatie met betrekking tot zijn relatie tot de grotere eenheid (met name de gedragscodehouder) en onderbouwt zijn onpartijdigheid. Hiertoe kunnen bewijzen worden overgelegd zoals barrières voor toegang tot informatie, gescheiden rapportage en gescheiden operationele en managementfuncties. Het toezichthoudend orgaan toont organisatorische onafhankelijkheid aan. Zo kan een intern toezichthoudend orgaan in voorkomend geval andere logo's of namen gebruiken, barrières voor toegang tot informatie of gescheiden rapportagestructuren instellen. Het toezichthoudend orgaan verleent geen diensten aan deelnemers aan de code die zijn onafhankelijkheid in het geding zouden brengen. Elk besluit van het toezichthoudend orgaan dat betrekking heeft op zijn functies is niet onderworpen aan goedkeuring door een andere organisatie, met inbegrip van de gedragscode. Financiën Het toezichthoudend orgaan toont aan dat het financieel stabiel is en over middelen beschikt om zijn activiteiten uit te voeren en aan zijn verplichtingen te voldoen. De middelen moeten in verhouding staan tot het verwachte aantal en de verwachte omvang en complexiteit van de deelnemers aan de code (zijnde de entiteiten waarop toezicht wordt gehouden), de aard en reikwijdte van de code (het onderwerp van de code) en de risico's die verbonden zijn aan de verwerkingsactiviteit(en). Het toezichthoudend orgaan is in staat om onafhankelijk zijn eigen budget en middelen te beheren en op effectieve wijze toe te zien op de naleving zonder enige vorm van beïnvloeding van de gedragscodehouder of deelnemers aan de code. Hiertoe kunnen bewijzen worden overgelegd die aantonen dat de middelen waarmee het orgaan financiële ondersteuning krijgt, zijn onafhankelijkheid niet in het geding brengen. Een toezichthoudend orgaan wordt bijvoorbeeld niet als financieel onafhankelijk beschouwd als volgens de regels inzake financiële ondersteuning een deelnemer aan de code, die onder toezicht staat van het toezichthoudende orgaan, zijn financiële bijdrage aan het orgaan kan stopzetten om een mogelijke sanctie van het orgaan te ontlopen. Het toezichthoudend orgaan toont de AP aan op welke wijze het de financiële ondersteuning krijgt om zijn toezichthoudende rol te kunnen uitoefenen en legt uit hoe dit zijn onafhankelijkheid niet compromitteert. Dit kan worden onderbouwd door overlegging van contractuele bepalingen of overige documentatie waaruit blijkt hoe het toezichthoudend orgaan financiële ondersteuning krijgt voor zijn toezichthoudende rol. Organisatie Het toezichthoudend orgaan toont aan dat het over adequate middelen (waaronder technische middelen) en medewerkers beschikt om zijn taken op effectieve wijze uit te voeren. De middelen moeten in verhouding staan tot het verwachte aantal en de verwachte omvang en complexiteit van de deelnemers aan de code en complexiteit en mate van risico's die verbonden zijn aan de gegevensverwerking. Het orgaan moet daarnaast aantonen dat het onafhankelijk van de gedragscodehouder en deelnemers aan de code kan handelen en beschermd is tegen inmenging of sancties als gevolg van deze taak. Het toezichthoudend orgaan overlegt tijdens het aanvraagproces bewijzen dat zijn medewerkers onafhankelijk kunnen handelen en zonder ongepaste druk of beïnvloeding in relatie tot: toezicht op middelen en financiën van het toezichthoudend orgaan; besluiten over en prestaties op het gebied van toezicht op de naleving; en waarborgen van onpartijdigheid. Dergelijk bewijs kan onder andere bestaan uit gedocumenteerde wervings/benoemingsprocessen, functieomschrijvingen, risicoregisters, risicobehandelingen, notulen van bijeenkomsten en andere gedocumenteerde processen, naargelang van toepassing. Wanneer een toezichthoudend orgaan gebruikmaakt van onderaannemers, zorgt het ervoor dat er voldoende waarborgen zijn in termen van kennis, betrouwbaarheid en middelen bij de onderaannemer en dat verplichtingen die op het toezichthoudend orgaan van toepassing zijn op dezelfde wijze op de onderaannemer van toepassing zijn. Ook wanneer gebruik wordt gemaakt van onderaannemers waarborgt het toezichthoudend orgaan dat effectief toezicht wordt gehouden op de door de aannemer geleverde diensten. Het gebruik van onderaannemers laat de verantwoordelijkheid van het toezichthoudend orgaan onverlet. Dit kan onderbouwd worden met bewijs dat onder andere het volgende kan omvatten: schriftelijke overeenkomsten of afspraken over bijvoorbeeld verantwoordelijkheden, geheimhouding, het soort gegevens dat wordt bewaard en een vereiste dat de gegevens veilig worden bewaard; er moet tevens een heldere procedure voor onderaanneming worden gedocumenteerd met inbegrip van de voorwaarden waaronder dit mag plaatsvinden, een goedkeuringsproces en het toezicht op onderaannemers; vereisten met betrekking tot het beëindigen van deze overeenkomsten, met name om te waarborgen dat onderaannemers aan hun verplichtingen inzake gegevensbescherming voldoen; en het toezichthoudend orgaan verzekert dat er voldoende gedocumenteerde procedures zijn om de onafhankelijkheid, deskundigheid en ontbreken van belangenverstrengeling bij de onderaannemers te waarborgen. Verantwoordingsplicht Het toezichthoudend orgaan overlegt bewijzen om te onderbouwen dat het verantwoording aflegt voor zijn besluiten en maatregelen, bijvoorbeeld door het opstellen van een kader voor zijn rollen en verslagleggingsprocedures en zijn besluitvormingsproces teneinde de onafhankelijkheid te waarborgen. Dergelijk bewijs zou onder andere kunnen bestaan uit functieomschrijvingen, managementrapporten en beleid om bewustwording onder de medewerkers omtrent bestuursstructuren en bestaande procedures te vergroten (bijvoorbeeld door training). De tekst van deze vereisten in de Engelse taal is authentiek. Bij interpretatieverschillen is de Engelse tekst leidend. De tekst van deze vereisten in de Engelse taal is authentiek. Bij interpretatieverschillen is de Engelse tekst leidend.

Rechtspraak bij dit artikel