Toelichting:
Transparante en publiekelijk beschikbare procedures en structuren voor klachtenafhandeling in relatie tot deelnemers aan de code, vormen een essentieel element in het toezicht op gedragscodes. Het proces moet met voldoende middelen ondersteund en beheerd worden en de medewerkers moeten blijk geven van voldoende (adequate) kennis en onpartijdigheid.
Om aan deze eisen te voldoen moet het toezichthoudend orgaan bewijzen dat het beschikt over een gedocumenteerd, onafhankelijk en transparant klachtenafhandelingsproces waarin klachten binnen een redelijke termijn worden ontvangen, beoordeeld, opgevolgd, opgeslagen en afgehandeld.
Wanneer van toepassing wordt informatie betreffende het besluit van het toezichthoudend orgaan aan alle betrokkenen verstrekt binnen een termijn van ten hoogste drie maanden.
Eisen:
Het toezichthoudend orgaan toont aan dat het over een helder kader voor een publiekelijk beschikbare, toegankelijke en gemakkelijk te begrijpen klachtenafhandelings- en besluitvormingsproces beschikt. Dit kan worden gedaan door bijvoorbeeld een overzicht te geven van de procedure om klachten te ontvangen, te beheren en te verwerken. Dit overzicht moet eveneens publiekelijk beschikbaar en gemakkelijk toegankelijk zijn. In deze procedure wordt bijvoorbeeld het volgende gespecificeerd:
op welke wijze de klager wordt geïnformeerd;
de gevolgen indien de klacht wordt verworpen;
de gevolgen indien de klacht als gerechtvaardigd wordt beschouwd.
Het toezichthoudend orgaan bevestigt de ontvangst van de klacht en de klager wordt zonder onnodige vertraging en uiterlijk drie maanden na ontvangst van de klacht in kennis gesteld van de voortgang of het genomen besluit.
De periode waarin de klacht moet worden afgehandeld, kan indien nodig met een redelijke termijn worden verlengd, rekening houdend met de complexiteit van de klacht. Het toezichthoudend orgaan stelt de klager in kennis van een dergelijke verlenging binnen drie maanden na ontvangst van de klacht, onder vermelding van de redenen voor de vertraging.
Het toezichthoudend orgaan overlegt bewijs van passende corrigerende maatregelen, zoals omschreven in de gedragscode, in gevallen waarin inbreuk op de code wordt gemaakt teneinde daaraan een einde te maken en herhaling in de toekomst te voorkomen. Dergelijke sancties kunnen mede omvatten: training, het geven van een waarschuwing, rapporteren aan het bestuur van de deelnemer, formele kennisgeving waarin maatregelen worden verlangd, schorsing of uitsluiting van de code.
Het toezichthoudend orgaan overlegt bewijs van hun proces van onverwijlde kennisgeving aan de AP, deelnemers aan de gedragscode en de gedragscodehouder, omtrent de genomen maatregelen en onderbouwing van mogelijke inbreuken die tot de schorsing of uitsluiting van een deelnemer aan de code hebben geleid.
Het toezichthoudend orgaan houdt een register bij van alle klachten en acties en de AP heeft hiertoe te allen tijde toegang.
In overeenstemming met de EDPB-richtsnoeren worden besluiten van het toezichthoudend orgaan publiekelijk beschikbaar gesteld conform zijn klachtenafhandelingsprocedure. Besluiten worden gepubliceerd wanneer deze betrekking hebben op herhaalde en/of ernstige schendingen van de code, zoals schendingen die kunnen leiden tot schorsing of uitsluiting van de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker.
In andere gevallen kan volstaan worden met publicatie van samenvattingen van besluiten of van statistische gegevens.
De tekst van deze vereisten in de Engelse taal is authentiek. Bij
interpretatieverschillen is de Engelse tekst leidend.
De tekst van deze vereisten in de Engelse taal is authentiek. Bij
interpretatieverschillen is de Engelse tekst leidend.
Artikel 4
Transparante klachtenafhandeling
Onderdeel van NL accreditatie-vereisten voor organen die toezicht houden op de AVG-gedragscode· Privacy
Deze tekst geldt sinds 10 maart 2021