Art. 4 Nota Integriteitsbeleid NWO, Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek

Integriteitsnormen gelden altijd en overal. Daarbij zijn plaats, tijd en culturele factoren relevant voor het antwoord op de vraag, wat als integer wordt beschouwd. Er zijn echter in weerwil van die variabelen verschillende situaties te schetsen, waarbij integriteit in elk geval bijzondere aandacht verdient, in de omgang met mensen, belangen, middelen en informatie. Daarbij dient professioneel en nadenkend handelen steeds voorop te staan. NWO houdt in het oog, dat integriteit niet alleen binnen de eigen organisatie gewaarborgd moet zijn, maar ook daar waar NWO haar Nexus-rol invult en samenwerking zoekt met derden, al dan niet in georganiseerd verband. De Nexus-rol (“strategisch verbinder”) en de rol van financier zijn met elkaar verweven, maar kunnen vanuit het perspectief van integriteit ook op gespannen voet staan met elkaar. De hieronder geschetste ankerpunten gelden binnen én buiten NWO. Persoonlijke relaties, omgangsvormen. Iedereen heeft persoonlijke relaties. Familie, vrienden, collega’s, er zijn vele relaties denkbaar. Daar is natuurlijk niets mis mee. Ook in de omgang met dergelijke relaties kunnen echter integriteitsrisico’s opdoemen. Te denken valt aan de schijn van belangenverstrengeling of bevoordeling, maar ook aan ongewenst gedrag en verstoringen van de werkverhouding (bijvoorbeeld bij een verbroken relatie). Waar familierelaties of andersoortige relaties tussen medewerkers van NWO spelen, zijn deze risico’s evenzeer aanwezig. Hieronder worden alle werkzaamheden begrepen die naast het werk voor of namens NWO worden verricht, betaald of onbetaald en ongeacht de omvang, duur en vorm waarin dit gebeurt. Ook het schrijven van een artikel, of het op persoonlijke titel spreken op een congres valt hieronder. Nevenwerkzaamheden vinden vaak plaats in eigen tijd (dit kan ook tijdens verlof zijn) en maken dan geen deel uit van de NWO- gerelateerde werkzaamheden, al zijn daar uitzonderingen op2Gebaseerd op de Gedragscode Integriteit Rijk. NWO staat positief tegenover nevenwerkzaamheden die medewerkers verrichten en acht het wenselijk, dat medewerkers zich breder ontwikkelen dan alleen binnen hun functie bij NWO. Er kunnen echter soms integriteitsrisico’s aan nevenwerkzaamheden kleven, bijvoorbeeld als de schijn van belangenverstrengeling ontstaat, of als er ongewenste effecten optreden die reputatieschade kunnen meebrengen. Daarom zijn er regels en normen gesteld, met name in de Code omgang persoonlijke Belangen en de Code advisering strategie en beleid en daarnaast in Uitvoeringsregeling 10 bij de cao-OI. NWO zal die regels strikt toepassen. Iemand die voor of namens NWO werkt kan, net als ieder ander, financiële belangen hebben in bedrijven, of in effecten handelen. Daar kunnen risico’s optreden, (de schijn van) belangenverstrengeling bijvoorbeeld, of voorkennis. NWO kan functies aanwijzen die op dit punt extra risicovol zijn en kan nevenactiviteiten registreren. Ook hier creëren met name de Code omgang met persoonlijke belangen en de Code advisering strategie en beleid het kader. Functies op het gebied van inkoop en aanbesteding, zijn bij uitstek voorbeelden van posities die bijzondere aandacht vragen voor integriteitsrisico’s. De regelgeving op het gebied van aanbesteding is complex en strikt en bevat veelsoortige verplichtingen en beginselen die normen stellen aan de uitoefening van deze functies. De Richtlijn Inkopen en Europese Aanbesteding, de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid en de klachtenregeling aanbesteden vullen een en ander voor NWO nader in. Het spreekt voor zich, dat integriteit ook om de hoek komt kijken in gevallen, waarin derden aan NWO aanbiedingen doen, in materiële of immateriële vorm, of vice versa. De schijn van belangenverstrengeling ligt daarbij nadrukkelijk op de loer. De Codes omgang met persoonlijke belangen en advisering, strategie en beleid, maar ook de klokkenluidersregeling (Uitvoeringsregeling 13), bieden handvatten. NWO stelt middelen ter beschikking aan medewerkers en soms aan derden. Denk aan een computer, laptop, tablet of smartphone, maar ook aan kantoorartikelen, print- en kopieerapparatuur. Medewerkers hebben een toegangspas, kunnen doorgaans gebruik maken van een Ov-kaart en vrijwel iedereen gebruikt een NWO-mailaccount en heeft toegang tot het internet en intranet. Met regelmaat maken medewerkers een dienstreis en bepaalde werk-gerelateerde kosten kunnen worden gedeclareerd. Met dergelijke middelen moet zorgvuldig om worden gegaan. Soms gelden bijzondere gebruiksvoorwaarden en beveiligingsvoorschriften. Gepast privégebruik van NWO-middelen als een telefoon of internetverbinding is vandaag de dag soms onvermijdelijk (net zoals privémiddelen weleens zakelijk zullen worden ingezet), maar van groot belang is het besef dat NWO-middelen dienen te worden gebruikt voor het doel waarvoor ze ter beschikking worden gesteld. NWO-ers moeten de grens tussen gebruik en misbruik scherp bewaken. Ook subsidieverlening valt feitelijk onder de “omgang met middelen”. Subsidiegeld moet op de goede plek terecht komen en mag niet worden misbruikt. Dat zal niet willens en wetens gebeuren, maar NWO dient ook het risico niet te nemen dat subsidiegeld misbruikt wordt. Daarom is een Gedragslijn financieel- en informatiemisbruik opgesteld. Bovendien is vastgelegd, dat NWO geen subsidie verstrekt aan medeaanvragers in het buitenland, die vallen onder (inter-)nationale sanctiewet- en regelgeving. Dit is opgenomen in de module Money follows Cooperation. Er gaat heel veel informatie rond binnen NWO. Mensen hebben toegang tot soms gevoelige en/of vertrouwelijke informatie. Informatie kan bijvoorbeeld politiek gevoelig, of privacygevoelig zijn. Dergelijke informatie dient bij NWO en haar medewerkers in veilige handen te zijn, wat niet alleen betekent dat geen vertrouwelijke informatie wordt “gelekt”, maar bijvoorbeeld ook dat die niet zomaar voor anderen toegankelijk is, bijvoorbeeld omdat een laptop open staat bij afwezigheid, meegeluisterd kan worden met telefoongesprekken, een tablet achtergelaten wordt op kantoor, of in de privésfeer over bepaalde zaken gesproken wordt. Met informatie en informatiedragers moet zorgvuldig worden omgegaan. Maar ook transparant: informatie juist delen waar dat nodig is, kan óók onderdeel zijn van integriteit. De AVG is één van de regelingen die hierop ziet en stelt eisen aan de omgang met privacy-gevoelige informatie. De Functionaris Gegevensbescherming ziet toe op naleving. Niet meer weg te denken uit het dagelijks leven: appen, chatten, Twitter, Facebook en andere social media. Leuk, soms zelfs functioneel, of op zijn minst handig. Maar ook niet zonder risico’s! Werk en privé kunnen gemakkelijk door elkaar gaan lopen. Het gebruik van deze voorzieningen is snel, direct en heeft vaak een groot bereik. Daarbij liggen risico’s op de loer die niet altijd even herkenbaar zijn. Zo vallen werk-gerelateerde e-mails, WhatsApps en sms’jes onder de Wet Openbaarheid van Bestuur en kan niet-integer gedrag op Facebook, zoals negatieve uitlatingen over werkgever of collega’s, blijkens recente rechtspraak arbeidsrechtelijke gevolgen hebben! In de Gedragslijn Social Media wordt op informele wijze het feitelijk al voor zich sprekende normenkader weergegeven. De essentie hiervan: Don’t do stupid things!

Scope van integriteitsnormen

Rechtspraak bij dit artikel