De Raad van Bestuur van het CAK beschrijft in het onderdeel ordelijkheid en controleerbaarheid van het financieel beheer (onderdeel b van de andere informatie) de organisatorische maatregelen die gedurende het jaar bij het CAK hebben gefunctioneerd om de rechtmatige uitvoering van de burgerregelingen te borgen. In dit onderdeel moet het CAK in elk geval aan de volgende zes punten aandacht besteden:
het gevoerde beleid;
de naleving van wet- en regelgeving;
de administratieve organisatie en interne beheersing;
de geautomatiseerde gegevensverwerking;
de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik;
de tijdige afstorting van ontvangen gelden.
De uitwerking van deze onderdelen richt zich bij de bestuurlijke verantwoording burgerregelingen op de uitvoering van deze regelingen.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
het gevoerde en voorgenomen beleid;
de doeltreffendheid van het beleid en de bedrijfsvoering;
de invloed van het gevoerde beleid.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
het volledig, juist en tijdig toepassen van geldende wet- en regelgeving in het verslagjaar;
de wijze waarop het onderhoud van procedurebeschrijvingen en werkinstructies plaatsvindt naar aanleiding van wijzigingen in geldende wet- en regelgeving.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de maatregelen die zijn getroffen om de rechtmatige uitvoering en totstandkoming van de baten en lasten en activa en passiva van de financiële stromen van de uitgevoerde burgerregelingen te waarborgen;
de actualiteit van de procesbeschrijvingen per regeling en de koppeling tussen de procesbeschrijvingen en de werkprogramma’s;
de maatregelen die zijn genomen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR);
de voorzieningen die het CAK heeft getroffen waardoor personen en instellingen, die met het CAK in aanraking komen in verband met de uitvoering van de taak door het CAK, in de gelegenheid zijn voorstellen tot verbetering van werkwijzen en procedures te doen;
de wijze waarop het risicomanagementsysteem en de interne beheersstructuur is ingericht en in hoeverre de interne beheersmaatregelen gedurende het jaar hebben gewerkt. Met daarbij een expliciete toelichting van belangrijke actuele zaken, risico’s en knelpunten in de uitvoering;
de belangrijkste uitkomsten van de interne controles en intern uitgevoerd toezicht en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen;
de wijze waarop de betrouwbaarheid en de continuïteit van de managementinformatie voor de algehele besluitvorming en de interne en externe financiële verantwoording is gewaarborgd.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de mate waarin in de applicaties geprogrammeerde controles – application controls – zijn opgenomen die de juiste uitvoering van de taken van het CAK garanderen, de continue werking hiervan en de mate waarin het CAK steunt op deze controles;
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen om de bedrijfscontinuïteit van de geautomatiseerde systemen te waarborgen;
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen voor de toegangsbeveiliging van de geautomatiseerde systemen;
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen voor change management van de geautomatiseerde systemen;
de belangrijkste uitkomsten van de uitgevoerde IT-audits naar de opzet, het bestaan en de werking en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de hoofdlijnen van het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik;
de onderzoeken die in het verslagjaar hebben plaatsgevonden, de aard van de fraude (interne of externe fraude) en tot welke resultaten en verbeteracties deze zaken geleid hebben.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de gemaakte afspraken met onder andere de fondsbeheerder, zorgverzekeraars en het Ministerie van VWS over het tijdig afstorten van gelden;
de opzet, het bestaan en de werking van de mitigerende maatregelen die garanderen dat de ontvangen gelden tijdig worden afgestort aan onder andere de fondsbeheerder, zorgverzekeraars en het Ministerie van VWS;
de belangrijkste uitkomsten van intern uitgevoerd toezicht op de opzet, het bestaan en de werking van de mitigerende maatregelen en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen.
De wijze waarop de Raad van Bestuur van het CAK zich verantwoordt, is in principe vormvrij. Als enige voorwaarde geldt dat in ieder geval afzonderlijk wordt ingegaan op de hierboven genoemde zes punten.
De Raad van Bestuur van het CAK dient ervoor te zorgen dat de bestuurlijke verantwoording burgerregelingen een getrouw (juist en volledig) beeld geeft van de uitvoering van de burgerregelingen.
Juistheid en volledigheid houden in hun algemeenheid in dat het beeld dat de verstrekte verantwoordingsinformatie oproept overeenkomt met de feiten (de werkelijkheid) en geschikt is voor het doel waartoe deze informatie aan de gebruiker wordt verstrekt.
In dit kader dienen de in de financiële overzichten opgenomen baten en lasten, activa en passiva en toelichtingen daarop een feitelijke weergave te zijn van de transacties, de uitgevoerde werkzaamheden en de gebeurtenissen in het verslagjaar 2021. De baten en lasten en de activa en passiva in de financiële overzichten dienen te worden verantwoord met inachtneming van de waarderingsgrondslagen zoals opgenomen in bijlage 1.
Rechtmatigheid in algemene zin wil zeggen dat de verantwoordingsinformatie in overeenstemming is met de relevante wet- en regelgeving.
Afhankelijk van de financiële dimensie van het rechtmatigheidsbegrip kan onderscheid worden gemaakt tussen financiële rechtmatigheid en procedurele rechtmatigheid.
Bij financiële rechtmatigheid hebben handelingen en beslissingen van een organisatie directe financiële gevolgen. De rechtmatige uitvoering van taken heeft een directe relatie met het financiële beheer en is direct gekoppeld aan een financiële stroom. Het CAK is primair verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving en moet kunnen aantonen dat de baten en lasten en activa en passiva van de financiële stromen rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Bij procedurele rechtmatigheid heeft de rechtmatige uitvoering van taken in beginsel geen financiële dimensie. De uitvoering van deze taken kan niet direct worden gekoppeld aan een financiële stroom en balansmutatie, maar kan op een later moment in de tijd wel een financiële consequentie met zich meebrengen. Het betreffen bepaalde procedurele (tussen)prestaties en/of inspanningsverplichtingen die het CAK moet leveren om te komen tot een juiste, volledige en tijdige eindprestatie richting klant, fondsen, zorgverzekeraars en/of zorgverleners. Dit kan zijn in de sfeer van het voeren, onderhouden en bewaken van een adequate administratie, het verrichten van bepaalde incasso-inspanningsverplichtingen of het juist en volledig opvolgen en/of oplossen van (technische) storingen en/of signaleringslijsten (zoals functionele uitvalbakken) in een proces om tijdig te komen tot de eindprestatie. Het betreft hier puur de taken die onder de directe verantwoordelijkheid en binnen de invloedsfeer van het CAK vallen. Deze taken zijn meestal vastgelegd in vastgestelde (interne) beleidsstukken, procedures en/of in wet- en regelgeving. Het tijdigheidsaspect is bij deze taken in de uitvoering door het CAK van groot belang, gelet op de mogelijke latente nadelige financiële consequentie voor onder andere een cliënt of een fonds. klant. Het CAK wordt gevraagd om zich te verantwoorden in de bestuurlijke verantwoording burgerregelingen over bijzonderheden die hieromtrent mogelijk hebben gespeeld of nog spelen bij de verschillende taken en regelingen. Het CAK dient zich in ieder geval te verantwoorden over de uitvoering met betrekking tot:
de procedures inzake het opvolgen en/of oplossen van (technische) storingen of signaleringslijsten (functionele uitvalbakken) bij het opleggen van boetes of premies ter voorkoming van stapelfacturen;
de procedures inzake het opvolgen en/of oplossen van signaleringslijsten bij periodieke bestandvergelijkingen om vast te stellen dat de administraties dezelfde informatie bevatten ten behoeve van de juiste verwerking bij het opleggen van boetes of premies;
de procedures inzake de incasso-inspanningen ter voorkoming van het afboeken van vorderingen.
Bij de rechtmatige uitvoering van taken kan voor de daarbij gebruikte gegevens onderscheid worden gemaakt tussen directe verantwoordelijkheid en gebruikersverantwoordelijkheid.
Bij directe verantwoordelijkheid is een organisatie geheel verantwoordelijk voor de uitkomsten van een proces en moet de organisatie instaan voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de daarmee samenhangende uitkomsten of informatie.
Bij gebruikersverantwoordelijkheid moet een organisatie ook zorgen voor de juiste, volledige en tijdige uitvoering van een bepaald proces en is de organisatie verantwoordelijk voor de uitkomsten daarvan. De organisatie mag echter uitgaan van de betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid en tijdigheid) van de gegevens die derden aanleveren. Op de betrouwbaarheid van deze gegevens hoeft de organisatie zelf geen controle uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens die door en/of namens de zorgverzekeraars, de Sociale Verzekeringsbank (SVB), de Belastingdienst, buitenlandse verbindingsorganen, de Organen van de woonplaats of (tijdelijk) verblijf aan het CAK worden verstrekt.
Als voorwaarde hierbij geldt dat de aanleverings- en opvraagprocedures en de ingerichte infrastructuur van het CAK (technisch) goed functioneren, zodat deze procedures en infrastructuur in voldoende mate waarborgen dat gegevens beschikbaar zijn voor de eigen administratie van het CAK en geen problemen veroorzaken die de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK belemmeren of vertragen. Het aanleveren en opvragen van de taak- en vraaggebonden gegevens door c.q. bij de ketenpartijen moet zodanig gestructureerd zijn georganiseerd en ingericht door het CAK, dat dit waarborgt dat wordt voldaan aan de criteria ten aanzien van de volledigheid en juistheid van de gegevensuitwisseling, met de daarbij behorende beveiligingsmaatregelen ter voorkoming van datalekken.
Om tot een werkbaar rechtmatigheidsbegrip te komen, dat de externe accountant als maatstaf kan hanteren bij zijn accountantsonderzoek, zijn de volgende randvoorwaarden van belang:
er moet een duidelijk gedefinieerd normenkader aanwezig zijn;
het te onderzoeken object – proces of resultaat daarvan – is duidelijk omschreven;
de hieraan gekoppelde verantwoordelijkheden zijn afgebakend;
afwijkingen van de norm en fouten moeten meetbaar en kwantificeerbaar zijn. Daarbij moet duidelijk herleidbaar gedocumenteerd zijn hoe wet- en regelgeving is vertaald naar specifieke toetspunten ten aanzien van de uitvoering;
de te hanteren controletoleranties, nauwkeurigheid en betrouwbaarheid staan vast.
In bijlage 2 bij dit model is een overzicht opgenomen van de circulaires en de wet- en regelgeving die de basis vormen voor het rechtmatigheidskader van het CAK, daarnaast zijn daar ook de overige beleidsstukken opgenomen. Zie paragraaf 4.2 voor de uitwerking van de rechtmatigheidseisen per specifieke geldstroom.
Met inachtneming van de genoemde randvoorwaarden en nadere uitwerking van het begrip rechtmatigheid in hoofdstuk 4, dient de externe accountant een rechtmatigheidsoordeel te geven en kan hij in zijn verslag een nadere toelichting geven op de rechtmatige uitvoering van de burgerregelingen door het CAK. In het protocol zijn de richtlijnen voor de controle van de externe accountant uitgewerkt.
Mogelijke fouten en onzekerheden in de bestuurlijke verantwoording burgerregelingen worden vastgesteld door de externe accountant naar aanleiding van het accountantsonderzoek.
Van een fout is sprake indien er een verschil is tussen enerzijds het gerapporteerde bedrag, de rubricering, de presentatie of de toelichting van een element in de bestuurlijke verantwoording burgerregelingen en anderzijds het bedrag, de rubricering, de presentatie of de toelichting op grond van het verslaggevingsstelsel of indien een (gedeelte van een) post niet in overeenstemming is met één of meer aspecten van de wet- en regelgeving. Fouten worden in absolute zin opgevat voor zover het de naleving van wet- en regelgeving (rechtmatigheid) betreft. Saldering van rechtmatigheidsfouten is daarom niet toegestaan.
Van een onzekerheid in de bestuurlijke verantwoording burgerregelingen is sprake als er onvoldoende informatie beschikbaar is om een (gedeelte van een) post als goed of fout aan te merken, kortom: als onzekerheid bestaat over de getrouwe weergave en/of (on)rechtmatigheid van de betreffende post. Saldering van onzekerheden ten aanzien van rechtmatigheid is niet toegestaan.
Uitgangspunt is dat het CAK alle fouten en onzekerheden in het verslagjaar uitzoekt, oplost en indien mogelijk corrigeert. Ongecorrigeerde fouten en onzekerheden dienen in het eerstvolgende verslagjaar alsnog opgevolgd te worden teneinde deze onzekerheden en fouten op te heffen, tenzij de betreffende toezichthouder (in samenspraak met de keten in zijn toezichtsrapport of goedkeuringsbrief) aangeeft het ‘niet corrigeren’ te honoreren vanwege bepaalde zwaarwegende belangen. Wanneer er geen correctie heeft plaatsgevonden, moet het CAK dit duidelijk motiveren. Dit geldt ook voor fouten en/of onzekerheden uit voorgaande jaren die nog niet zijn afgewikkeld. Indien het CAK om een bepaalde reden onvoldoende of niet geschikte informatie kan verkrijgen, doet het CAK opgave van de verhindering, tenzij het een verhindering in een financiële stroom betreft waarvoor gebruikersverantwoordelijkheid geldt. In dit geval licht het CAK een (mogelijk) geïmporteerde fout of onzekerheid toe in de financiële verantwoording. Over het algemeen is het, voor een adequate onderbouwing van het rechtmatigheidsoordeel van het de externe accountant, noodzakelijk dat het CAK mogelijke fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert.
Geconstateerde procedurele (niet financiële) onrechtmatigheidsfouten en/of onzekerheden, die niet te kwantificeren zijn, worden separaat verantwoord door het CAK, met een toelichting op de oorzaak, het plan van aanpak richting de oplossing en de werkwijze om dit in het vervolg te voorkomen.
De Raad van Bestuur van het CAK tracht de financiële overzichten zodanig op te stellen dat er door de externe accountant met een redelijke mate van zekerheid gesteld kan worden dat deze geen fouten en onzekerheden van materieel belang bevatten. Indien laatstgenoemd begrip bij het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, moet worden uitgegaan van een betrouwbaarheid van 95% dat de bewering juist is dat de bestuurlijke verantwoording burgerregelingen geen grotere fout of onzekerheid in de controle bevat dan de hieronder genoemde goedkeuringstoleranties.
De externe accountant bepaalt voor het getrouw beeld oordeel op de financiële overzichten van baten en lasten en activa en passiva van de financiële stromen zelf de materialiteit (goedkeuringstolerantie) rekening houdend met de voor hem geldende beroepsvoorschriften (in het bijzonder de NV COS), zijn eigen professional judgement en het doel van de opdracht zoals omschreven in het protocol. De accountant rapporteert in het accountantsverslag de gehanteerde controletoleranties in dit kader.
De goedkeuringstoleranties voor de financiële rechtmatigheid zijn voorgeschreven per financiële stroom. De externe accountant hanteert de goedkeuringstoleranties per financiële stroom om te kunnen vaststellen of voor de opgenomen financiële stromen in de financiële overzichten van de baten en lasten aan de financiële rechtmatigheidseisen is voldaan. De financiële stromen beoordeelt de externe accountant als rechtmatig indien hierin geen fouten en onzekerheden voorkomen die groter zijn dan de specifieke goedkeuringstoleranties per financiële stroom. De specifieke goedkeuringstoleranties zijn opgenomen in de subparagrafen van de 18 wettelijke taken en regelingen in hoofdstuk 4.2. en in het protocol.
Artikel 3
Begrippenkader
Onderdeel van Model Jaarverslaggeving CAK bestuurlijke verantwoording burgerregelingen 2021· Gezondheidsrecht en farmaceutisch recht
Deze tekst geldt sinds 28 juni 2022