Art. 3 Circulaire Adresonderzoek BRP — De start van het adresonderzoek: aanleiding en onderzoeksdossier

De gemeente kan een adresonderzoek starten bij twijfel over de juistheid van een adresgegeven in de BRP. Wanneer er sprake is van twijfel, is ter beoordeling van de gemeente. Het is belangrijk dat zij de twijfel kan motiveren. De aanleiding daarvoor kan heel divers zijn. Voorbeelden: een melding van een persoon of organisatie (geen bestuursorgaan); een terugmelding van een orgaan van de gemeente of een ander bestuursorgaan; een melding vanuit LAA; een eigen constatering van leegstand; een aangifte van verhuizing.9Bij twijfel aan de juistheid van een adresaangifte kan deze aangehouden worden. De gemeente onderzoekt dan of het aannemelijk is dat de aangifte klopt. Binnen een zo kort mogelijke termijn (gestreefd moet worden naar afronding binnen vier weken) moet de gemeente beslissen om de aangifte te verwerken of een weigeringsbesluit te sturen aan de persoon. Tegen dit weigeringsbesluit kan bezwaar worden gemaakt. Afhankelijk van het type melding (terugmelding, LAA-melding of andere melding), start het adresonderzoek bij stap 4.1 (LAA) of 4.2 (andere melding). Zie het stroomschema in paragraaf 7. Door direct gebruik te maken van laagdrempelige kanalen in contact met de burger (e-mail, telefoon) nadat de gemeente een melding heeft ontvangen, kan veel werk worden voorkomen. Dit verdient dan ook aanbeveling. Het adresgegeven hoeft niet in onderzoek geplaatst te worden als – bijvoorbeeld omdat er al contact met de burger is – blijkt dat een melding binnen vijf werkdagen kan worden afgehandeld via bijvoorbeeld e-mail of telefoon. Elk adresonderzoek heeft een eigen dossier, dat ook betrekking kan hebben op meerdere personen op het adres. Het dossier wordt aangemaakt op het moment dat er aanleiding is om aan de adresinschrijving of de aangifte te twijfelen. De volledigheid van het dossier is erg belangrijk in verband met zorgvuldige besluitvorming. Alle activiteiten die uitgevoerd zijn tijdens een adresonderzoek en resultaten die daaruit voortvloeien worden opgenomen in het dossier. Het onderzoeksdossier wordt 10 jaar bewaard.10Bijlage 6, Regeling BRP. Het kan ofwel digitaal ofwel op papier aangelegd worden en kan onder andere11Het betreft aldus geen limitatieve lijst. bestaan uit: vermelding van de aanleiding van het onderzoek. Bijvoorbeeld het LAA-signaal, op eigen initiatief van de gemeente in verband met retour ontvangen post; de feitelijke melding: ook melding in de terugmeldvoorziening (TMV) en Webapplicatie LAA (hierna: Walaa); alle ontvangen documenten en bewijsstukken; brieven en besluiten die tijdens het adresonderzoek zijn verstuurd; verslagen van huisbezoeken en van (telefoon)gesprekken met daarin gemaakte afspraken; verzonden en ontvangen e-mailberichten en anderszins verstuurde en ontvangen berichten; informatie verkregen via internet/sociale media. Aandachtspunten voor het onderzoekdossier: wees bij het schrijven van gespreksverslagen of e-mails bewust van het feit dat het onderzoeksdossier ingezien mag worden; denk aan het waarborgen van de privacy en veiligheid van de melder en andere personen die voorkomen in het dossier. Dit betekent dat er bijvoorbeeld geen informatie over het adresonderzoek wordt gedeeld met andere personen dan die rechtstreeks betrokken zijn bij het onderzoek; spreek over een (anonieme) melder in plaats van de naam te noemen; beperk de verslaglegging tot de zakelijke feiten en laat eigen interpretaties achterwege; houd maat bij het gebruik van internet. Gericht zoeken mag, maar uit nieuwsgierigheid speuren is uit den boze. Het helpt daarbij als volgens een standaardmethode wordt gewerkt en als van tevoren is bepaald waar het onderzoek op is gericht. Het is raadzaam om intern beleid te hebben voor het gebruik van internet bij adresonderzoek.

Rechtspraak bij dit artikel