Afhankelijk van het type melding (terugmelding, LAA-melding of andere melding), start het adresonderzoek bij stap 4.1 (LAA) of 4.2 (andere (terug)melding). Zie het stroomschema in paragraaf 7.
Bij een melding van LAA is nog niet altijd duidelijk of en bij welke personen een onderzoeks-aantekening op de persoonslijst moet worden geplaatst. Het LAA-onderzoek kent de volgende stappen:
Voorbereiding: bestudering van de instructie bij signalen en ophalen van de vragenlijst in de Walaa.
Vooronderzoek: raadplegen gemeentelijke bronnen en internet om meer informatie te krijgen over de casus.
Huisbezoek: bij LAA kan een huisbezoek worden verricht voordat de aantekening in onderzoek wordt geplaatst. Omgekeerd staat het de gemeente ook vrij om al eerder (voor het huisbezoek) gegevens in onderzoek te plaatsen. Als door middel van (externe) inlichtingen en contact met de burger onvoldoende informatie achterhaald kan worden, is het raadzaam een huisbezoek uit te voeren. Zie 4.5 voor een instructie over het huisbezoek.
Beslissing en afronding in de Walaa: in de Walaa wordt teruggekoppeld of de aantekening in onderzoek is geplaatst, dan wel of het heeft geleid tot een adreswijziging of niet. Indien het adresonderzoek na het huisbezoek nog niet is afgerond, dan moet het resultaat van het adresonderzoek (de beslissing over het al dan niet wijzigen van het adresgegeven) alsnog binnen zes maanden worden doorgegeven. Nb. de termijn van zes maanden start bij de ontvangst van het LAA-signaal in de Walaa.
Terugmeldingen. Voor terugmeldingen vanuit de Terugmeldvoorziening (TMV) geldt dat zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vijf werkdagen teruggekoppeld moet worden of de aantekening in onderzoek is geplaatst of dat al besloten is over het al dan niet wijzigen van gegevens.
Overige aanleidingen (meldingen). De verplichting van opvolging binnen vijf werkdagen is alleen van toepassing op een terugmelding van een bestuursorgaan, maar het verdient aanbeveling deze termijn in alle gevallen te hanteren. Ook als het een melding van een derde, zoals een zorgverzekeraar of een persoon, betreft.
LAA. Voor LAA-signalen geldt dat zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen vier weken teruggekoppeld moet worden of de aantekening in onderzoek is geplaatst, dan wel of het heeft geleid tot een adreswijziging of niet. Dit kan via de Walaa.12Zie instructie Walaa. Zo is er meer tijd om eerst het LAA-onderzoek uit te voeren. Als er al een huisbezoek is verricht (onder 4.1) en de aanname is dat de persoon daar niet (meer) woont, dan kan dat als deelresultaat op de persoonslijst worden opgenomen (zie hieronder).13De registratie van dit deelresultaat kan bij alle adresonderzoeken; niet alleen na een LAA-onderzoek.
De datum ingang van het onderzoek wordt geplaatst in de rubriek 08.83.20 op de persoonslijst.
Als een gegeven in onderzoek is geplaatst, is het bestuursorgaan als afnemer van de BRP niet langer verplicht het gegeven te gebruiken.14Artikel 1.7, tweede lid, Wet BRP. Hoewel een onderzoeksaantekening geen rechtsgevolgen heeft, kan de betrokkene er wel gevolgen van ondervinden door beslissingen die afnemers (na verloop van tijd) nemen: bijvoorbeeld het aanhouden van een aanvraag of het instellen van nader onderzoek naar de persoon. Dit betekent dat zorgvuldig met de aantekening moet worden omgesprongen: deze alleen te plaatsen bij twijfel over de juistheid van het adres van een persoon en niet langer dan nodig te laten staan (zie paragraaf 6 over doorlooptijd).
Als tijdens het adresonderzoek geconstateerd wordt dat een persoon niet meer woont op het geregistreerde adres, kan dit deel van het onderzoeksresultaat worden opgenomen op de persoonslijst. Zo is in de BRP zichtbaar dat een persoon niet (langer) op het adres woont waarop hij ingeschreven staat, maar dat het onderzoek naar het (nieuwe) woonadres nog loopt. Afnemers die geautoriseerd zijn voor deze gegevens krijgen deze onderzoeksgegevens meegeleverd. Hierdoor kunnen eventuele problemen voor de nieuwe of oude medebewoners voorkomen worden. U registreert dit deelresultaat in categorie 08 Verblijfplaats door in de rubriek 08.83.10 Aanduiding gegevens in onderzoek de waarde ‘089999’ op te nemen.15Zie verder de Handleiding Uitvoeringsprocedures (HUP), p. 180. https://www.rvig.nl/brp/hup.
De brief om de betrokkene te wijzen op de aangifteplicht kan verzonden worden naar het laatst bekende adres in de BRP.16Tenzij de burger eerder heeft aangegeven op een ander adres bereikbaar te zijn. Vgl. CRvB 22 november 2016, ECLI:NL:CRVB:2016:4476. In de brief kan de gemeente waarschuwen voor een bestuurlijke boete als de persoon niet aan zijn aangifteplicht of zijn plicht tot het verstrekken van inlichtingen voldoet. Mogelijk wordt de post doorgestuurd via een verhuisservice naar het nieuwe adres. Een vermoedelijk nieuw adres dat bijvoorbeeld door een afnemer gemeld is via de terugmeldvoorziening kan ook gebruikt worden om de persoon aan te schrijven.
In afwachting van een reactie binnen de in de brief gestelde termijn, kan de gemeente al verder gaan met het onderzoek. Als de persoon niet reageert of als de reactie niet leidt tot duidelijkheid over de verblijfsplaats, wordt het adresonderzoek vervolgd.
Bij twijfel over de juistheid van informatie kan de gemeente de persoon om (nader) bewijs vragen. Twijfelt de gemeente hierna nog steeds, dan wordt het onderzoek vervolgd.
Als evident is dat de persoon niet meer woont op het adres dat in de BRP opgenomen is, dan kan de gemeente in de brief het voornemen tot het ambtshalve registreren van het vertrek uit Nederland opnemen. In dit geval kan de burger niet worden bereikt en levert het onderzoek geen gegevens op over zijn verblijf.
Als de persoon naar aanleiding van de brief aangifte van verhuizing doet, wordt zijn aangifte beoordeeld en bij akkoord verwerkt.
Het doel van het onderzoek is om het woonadres van de persoon te achterhalen en de BRP op orde te brengen. Daarvoor is het belangrijk om verder te kijken dan het (laatst bekende) adres in de BRP. Op eigen initiatief kan contact opgenomen worden met het bestuursorgaan dat de terugmelding heeft gedaan (of een andere organisatie) voor meer informatie. Als het nodig is, kan de BRP- toezichthouder zijn bevoegdheden aanwenden om inlichtingen op te vragen.17Artikel 2.47 gelezen in samenhang met artikel 4.2 van de Wet BRP.
Informatie kan ook ingewonnen worden bij afdelingen van de gemeente zoals het sociaal domein, financiën of de leerplichtambtenaar. Dit kan op ad hoc basis, maar het is aan te bevelen om afspraken te maken over een structurele methode van informatie-uitwisseling (zie paragraaf 8.4). Dit kan bijvoorbeeld in een regulier casusoverleg. Daarin kunnen specifieke adressen en/of personen multidisciplinair besproken worden en kan het resultaat van het BRP-adresonderzoek teruggekoppeld worden.
Om het woonadres van de persoon te achterhalen wordt als hoofdregel aanbevolen ten minste twee verschillende bronnen te raadplegen. Bijvoorbeeld nutsbedrijven, woningbouwcorporaties, woningeigenaren, werkgevers, uitkeringsinstanties en ziektekostenverzekeraars. De gemeente kan hier – afhankelijk van de concrete omstandigheden van het geval – van afwijken.
Soms heeft de gemeente zelf, of een andere overheidsorganisatie, al zorgvuldig onderzoek uitgevoerd naar het woonadres van de betrokken persoon voordat het gegeven in de BRP in onderzoek is geplaatst. Het BRP-adresonderzoek kan daar dan gebruik van maken. Denk bijvoorbeeld aan een overheidsorganisatie die bij een huisbezoek heeft geconstateerd dat de betrokkene niet langer woont op het adres dat in de BRP is opgenomen. De gemeente kan dit meenemen in de opzet en uitvoering van het onderzoek en de waarde 089999 (niet aangetroffen op adres, zie 4.2) opnemen op de persoonslijst.
Als door middel van (externe) inlichtingen en contact met de burger (4.3 en 4.4) onvoldoende informatie achterhaald kan worden, is het raadzaam een huisbezoek af te leggen. Een huisbezoek kan informatie opleveren die niet op een andere manier verkregen kan worden. Er kan bijvoorbeeld geconstateerd worden of het adres nog bewoond wordt. Navraag bij eventuele andere of nieuwe bewoners of buren kan nuttige informatie opleveren over de actuele situatie op het adres en over de persoon wiens adresgegeven in onderzoek staat. Nb. deze stap kan worden overgeslagen als in het LAA-onderzoek (4.1) al een huisbezoek heeft plaatsgevonden. Evengoed kan er reden zijn om het huisbezoek nog eens af te leggen, bijvoorbeeld omdat de betrokkene niet aanwezig was bij het eerste bezoek.
De gemeente kan beslissen om het toezicht op bepaalde adressen uit te laten voeren door een externe partij. Deze externen moeten dan door het college benoemd worden tot onbezoldigd ambtenaar en tot toezichthouder BRP. Dit is nodig omdat anders, door het ontbreken van een rechtstreekse gezagsverhouding, de sturingsmogelijkheden van het college onvoldoende verzekerd zijn. Hierdoor zou de zorgvuldigheid en betrouwbaarheid in het gedrang kunnen komen. Het gevolg hiervan kan zijn dat de bevindingen die door de externe partij gedaan zijn als onrechtmatig aangemerkt worden. Het besluit dat gebaseerd is op deze bevindingen zou dan op een niet deugdelijke motivering gebaseerd zijn en kunnen worden vernietigd. Om dit te voorkomen zal de opdracht expliciet (in duur én tijd én verwachtingen) vastgelegd moeten worden in een overeenkomst. Hiermee wordt aangegeven dat er voldoende gestuurd is op de opdracht en dat er daadwerkelijk sprake is van een rechtstreekse gezagsverhouding tussen de gemeente en de externe partij.
Als na een onderzoek een besluit wordt genomen, dient de betrokkene eerst in de gelegenheid te worden gesteld om op het voornemen daartoe te reageren. Daarom moet deze altijd eerst schriftelijk in kennis gesteld worden van het voorgenomen besluit.
Het voornemen kan verzonden worden aan het laatst bekende adres van de persoon in de BRP. Het verdient aanbeveling om dit voornemen – als dat voor de gemeente mogelijk is – ook via mijnoverheid.nl (berichtenbox) bekend te maken.18Nb. uit jurisprudentie van de CRvB volgt dat bij een kennisgeving die uitsluitend via MijnOverheid is gedaan de gemeente zich niet kan beroepen op het verstrijken van de bezwaartermijn. Als er een e-mailadres van de persoon beschikbaar is, is het zinvol hier óók gebruik van te maken via beveiligde email. Ook kan de strekking van het voornemen worden gepubliceerd in een huis-aan-huisblad, dagblad of in het gemeenteblad op www.overheid.nl (officiële bekendmakingen). Na het voornemen volgt een besluit, overeenkomstig het voornemen, tenzij een reactie van de persoon aanleiding geeft om het voornemen in te trekken. Ook het besluit moet bekend gemaakt worden aan de persoon. Als de nieuwe verblijfplaats van de persoon niet bekend is, ligt het voor de hand de strekking van het besluit bekend te maken via publicatie en als mogelijk de betrokkene per mail te attenderen op deze publicatie.
Is het onderzoek gedaan naar aanleiding van een terugmelding van een bestuursorgaan, dan moet deze op de hoogte gebracht worden van het resultaat. Als blijkt dat het onderzoek langer gaat duren dan in eerste instantie is voorzien, dan verdient het aanbeveling om het bestuursorgaan hiervan ook op de hoogte te brengen. Dit kan door een bijwerking te doen in de terugmeldvoorziening.
Is het onderzoek gedaan naar aanleiding van een melding vanuit LAA, dan dient de uitkomst van het onderzoek19De beslissing over het al dan niet wijzigen van het adresgegeven in de BRP. uiterlijk binnen zes maanden teruggekoppeld te worden via de Walaa.
Geadviseerd wordt de melder altijd op de hoogte te brengen van het resultaat van het onderzoek. Ook als de melding niet van een bestuursorgaan afkomstig is, wanneer het onderzoek afgerond is in verband met een verhuisaangifte of als blijkt dat de persoon nog steeds op het geregistreerde adres woont. Vanzelfsprekend dient de privacy van degene wiens gegevens het betreft hierbij in acht genomen te worden. Het informeren van de melder hoeft niet gepaard te gaan met het vermelden van het nieuwe adres van de onderzochte persoon.
Het adresonderzoek kan de volgende uitkomsten hebben.
Woont nog op adres. Het resultaat van het adresonderzoek kan zijn dat de persoon nog steeds op het laatst bekende adres in de BRP woont. De gegevens in de BRP blijven dan ongewijzigd en de gemeente sluit het adresonderzoek af.
Briefadres. Verschillende situaties kunnen zich voordoen. Tijdens het adresonderzoek kan vast komen te staan dat de persoon die op dat adres in de BRP ingeschreven staat, daar niet meer woont, maar ook niet de beschikking heeft over een ander woonadres. In dergelijke situaties moet de gemeente bekijken of iemand ingeschreven moet worden met een briefadres. Dat geldt ook wanneer de persoon tijdens het onderzoek een briefadres aanvraagt. Ook kan vast komen te staan dat iemand in de BRP is opgenomen met een briefadres, terwijl blijkt dat de persoon er feitelijk lijkt te verblijven. Het is dan zaak om in gesprek te gaan met de betrokkene om de reden hiervan te achterhalen en op basis daarvan een beslissing te nemen over de adresgegevens in de BRP.
Vestiging vanuit het buitenland. Het resultaat kan zijn dat op het adres een persoon vanuit het buitenland is gevestigd die nog geen aangifte heeft gedaan van vestiging. Deze nieuwe bewoner moet dan op de hoogte gebracht worden van zijn aangifteplicht op grond van de Wet BRP. Als geen aangifte wordt gedaan, dan moet deze bewoner ambtshalve ingeschreven worden op het adres, nadat de identiteit deugdelijk is vastgesteld en de voorgenomen beslissing en het besluit schriftelijk bekend zijn gemaakt.
Verhuizing binnen de gemeente. Als het resultaat van het adresonderzoek een nieuw adres van de persoon binnen de gemeente is, dan wordt de persoon gewezen op zijn aangifteplicht. Als de persoon zich vervolgens meldt en aangifte doet van zijn verhuizing, kan de verhuizing verwerkt worden in de BRP en kan het onderzoek worden afgesloten. Doet de persoon geen aangifte, dan besluit de gemeente tot een ambtshalve verhuizing naar het nieuwe adres, nadat de voorgenomen beslissing en het besluit schriftelijk bekend zijn gemaakt.
Verhuizing naar andere gemeente. Het resultaat van het adresonderzoek kan zijn dat de persoon is vertrokken naar een andere gemeente zonder aangifte van verhuizing te doen. Als deze andere gemeente bekend is, moet daar contact mee opgenomen worden om te helpen bij het adresonderzoek. Gemeenten hebben een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de correcte bijhouding van de BRP. In het geval meerdere gemeenten betrokken zijn bij een adresonderzoek dan is medewerking van alle betrokken gemeenten vereist en dit mag dan ook zonder meer worden verwacht. De andere gemeente kan de persoon op zijn vermoedelijke nieuwe adres aanschrijven en wijzen op zijn verplichting aangifte van verhuizing te doen. Volgt er geen aangifte van verhuizing, maar is er een sterk vermoeden dat de persoon feitelijk in de andere gemeente woont, dan stuurt de gemeente het dossier (in kopie) aan die andere gemeente. De andere gemeente beoordeelt of er voldoende reden is voor een ambtshalve verhuizing. Als dat het geval is, stuurt deze een voornemen en een besluit over de ambtshalve verhuizing aan de persoon op het nieuwe en op het oude adres.
Verhuizing naar buitenland. Het resultaat van het adresonderzoek kan zijn dat de persoon verhuisd is naar het buitenland zonder aangifte van verhuizing te doen. Mogelijk is het adres in het buitenland bekend gemaakt via een terugmelding door een afnemer van de BRP, via een gemeentelijke dienst of via informatie van familie of buren. In dat geval kan de persoon gewezen worden op zijn aangifteplicht. Als de persoon vervolgens aangifte doet van zijn emigratie, kan de verhuizing naar het buitenland verwerkt worden in de BRP en kan het onderzoek worden afgesloten. Doet de persoon geen aangifte, dan besluit de gemeente tot registratie van het ambtshalve vertrek naar het buitenland als is voldaan de wettelijke termijn (art. 2.43 Wet BRP).20In artikel 2.43 van de Wet BRP is vastgelegd dat ingezetenen die naar verwachting gedurende een jaar tenminste twee derde van de tijd buiten Nederland zullen verblijven aangifte van vertrek dienen te doen bij hun gemeente. Het voornemen kan verzonden worden aan het laatst bekende adres van de persoon in de BRP. Ook het besluit moet bekend gemaakt worden aan de persoon.
Adres onbekend. Als er geen nieuwe adresgegevens bekend zijn en de betrokkene onbereikbaar is, dan besluit de gemeente ambtshalve tot registratie van het vertrek uit Nederland. Hier dient – binnen het kader van artikel 2.22 van de Wet BRP21Artikel 2.22 Wet BRP: Indien een ingezetene niet kan worden bereikt, van hem geen aangifte van wijziging van zijn adres of van vertrek is ontvangen als bedoeld in artikel 2.20, eerste lid, of 2.21, eerste lid, en na gedegen onderzoek geen gegevens over hem kunnen worden achterhaald betreffende het verblijf in Nederland, het vertrek uit Nederland noch het volgende verblijf buiten Nederland, draagt het college van burgemeester en wethouders van de bijhoudingsgemeente ambtshalve zorg voor de opneming van het gegeven van het vertrek van de ingezetene uit Nederland. – niet lichtvaardig mee omgesprongen te worden. Het betekent immers dat de betrokkene niet meer als ingezetene in de BRP staat. Het ambtshalve opnemen van vertrek uit Nederland (naar onbekend land, ook wel VOW) is dan ook pas aan de orde als de betrokkene na gedegen onderzoek niet kan worden bereikt en ook anderszins (bijvoorbeeld via een terugmelding) geen nieuwe adresgegevens bekend zijn geworden.
Het voornemen kan verzonden worden aan het laatst bekende adres van de persoon in de BRP. Ook het besluit moet bekend gemaakt worden aan de persoon. Aangezien de nieuwe verblijfplaats van de persoon niet bekend is, ligt het voor de hand de strekking van het besluit bekend te maken via publicatie in een huis-aan-huisblad, dagblad of het gemeenteblad op www.overheid.nl. Als er een e-mailadres van de persoon beschikbaar is, is het ook zinvol hier gebruik van te maken om de burger te attenderen dat het besluit bekend is gemaakt.
Artikel 4
Stappen in het adresonderzoek en reactietermijnen
Onderdeel van Circulaire Adresonderzoek BRP· Openbare orde en veiligheidsrecht
Deze tekst geldt sinds 15 mei 2023