Het CAK beschrijft in het onderdeel ordelijkheid en controleerbaarheid van het financieel beheer (onderdeel b van de andere informatie) de organisatorische maatregelen die gedurende het jaar bij het CAK aanwezig zijn geweest om de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de wettelijke regelingen en taken te borgen. In dit onderdeel moet het CAK in elk geval aan de volgende zeven punten aandacht besteden:
het gevoerde beleid;
de naleving van wet- en regelgeving;
de administratieve organisatie en interne beheersing;
de geautomatiseerde gegevensverwerking;
de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik;
de tijdige afstorting van ontvangen gelden;
de invulling van de doelmatigheid.
De uitwerking van deze onderdelen richt zich bij de bestuurlijke verantwoording op de uitvoering van de wettelijke taken. De wijze waarop de Raad van Bestuur van het CAK zich verantwoordt, is vormvrij. Als enige voorwaarde geldt dat in ieder geval afzonderlijk wordt ingegaan op de hieronder genoemde zeven punten.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
het gevoerde en voorgenomen beleid;
de doeltreffendheid van het beleid en de bedrijfsvoering;
de invloed van het gevoerde beleid;
verantwoording over de (financiële) gevolgen voor de burger en voor de dienstverlening van (actuele) knelpunten in de uitvoering.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
het volledig, juist en tijdig toepassen van geldende wet- en regelgeving in het verslagjaar;
de wijze waarop het onderhoud van procedurebeschrijvingen en werkinstructies plaatsvindt naar aanleiding van wijzigingen in geldende wet- en regelgeving.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de maatregelen die zijn getroffen om de rechtmatigheid van de financiële stromen van de wettelijke taken te waarborgen;
de actualiteit van de procesbeschrijvingen per regeling en de koppeling tussen de procesbeschrijvingen en de werkprogramma’s;
de maatregelen die zijn genomen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR);
de voorzieningen die het CAK heeft getroffen waardoor personen en instellingen, die met het CAK in aanraking komen in verband met de uitvoering van de taak van het CAK, in de gelegenheid zijn voorstellen tot verbetering van werkwijzen en procedures te doen;
de wijze waarop de zorgvuldige behandeling van enerzijds personen en instellingen en anderzijds bezwaarschriften en klachten is gewaarborgd;
de wijze waarop het risicomanagementsysteem en de interne beheersstructuur is ingericht en in hoeverre de interne beheersmaatregelen gedurende het jaar hebben gewerkt. Met daarbij een expliciete toelichting van belangrijke actuele zaken (tot het moment van indiening van de bestuurlijke verantwoording), risico’s en knelpunten in de uitvoering;
de belangrijkste uitkomsten van de interne controles en intern uitgevoerd toezicht en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen;
de wijze waarop de betrouwbaarheid en de continuïteit van de managementinformatie voor de algehele besluitvorming en de interne en externe financiële verantwoording is gewaarborgd c.q. de knelpunten die zich daarin nog voordoen.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen om de bedrijfscontinuïteit van de geautomatiseerde systemen te waarborgen;
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen voor de toegangsbeveiliging van de geautomatiseerde systemen;
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen voor change management van de geautomatiseerde systemen;
de belangrijkste uitkomsten van de uitgevoerde IT-audits naar de opzet, het bestaan en de werking en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen;
de mate waarin in de applicaties geprogrammeerde controles – application controls – zijn opgenomen die de juiste uitvoering van de taken van het CAK garanderen, de continue werking hiervan en de mate waarin het CAK steunt op deze controles.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de hoofdlijnen van het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik;
de onderzoeken die in het verslagjaar hebben plaatsgevonden, de aard van de fraude (interne of externe fraude) en tot welke resultaten en verbeteracties deze zaken geleid hebben.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de gemaakte afspraken met de fondsbeheerder en gemeenten over het tijdig afstorten van gelden;
de opzet, het bestaan en de werking van de mitigerende maatregelen die garanderen dat de ontvangen gelden tijdig worden afgestort aan onder andere de gemeenten en de fondsbeheerder;
de belangrijkste uitkomsten van het intern uitgevoerd toezicht op de opzet, het bestaan en de werking van de mitigerende maatregelen en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen.
De NZa is op grond van artikel 16 sub d en f van de Wmg belast met de toezichtstaak om een oordeel te geven bij de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de wettelijke taken van de Wlz en Wmo door het CAK. Om die reden wordt aan het CAK gevraagd om zich ook te verantwoorden over de doelmatige uitvoering van deze wettelijke taken. De verantwoording dient qua doelmatigheid gericht te zijn op de vraag of het CAK binnen de gekozen beleidsbeslissingen efficiënt te werk is gegaan. Enerzijds betreft dit de inzet van financiële middelen (begrotingsbeheer) en anderzijds betreft dit het treffen van organisatorische maatregelen, het inrichten van (werk)processen en het instellen van systemen om de doelmatigheid te waarborgen. Het opzetten, inrichten en op niveau houden van een planning- en controlesysteem en de administratieve organisatie en interne beheersing is hier onderdeel van.
Een uitspraak over de doelmatigheid van de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK geeft een aanduiding weer over de verhouding tussen de ingezette middelen, de geleverde prestaties en het te bereiken doel bij de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK. De meerwaarde hiervan ligt in een beter inzicht op het doelmatig functioneren van het CAK en op eventuele verbetermogelijkheden.
Momenteel is er in dit model nog geen normenkader vastgesteld waarin wordt gedefinieerd wanneer er sprake is van doelmatige uitvoering van de wettelijke taken, noch is het expliciet gemaakt hoe de doelmatige uitvoering zou kunnen worden vergroot door het CAK. Ook intern heeft het CAK nog weinig sturingsinformatie op het gebied van doelmatigheid. Wel kan het CAK een aantal prestatie-indicatoren en kengetallen toekennen aan het doelmatigheidsbegrip. Het Ministerie van VWS en de NZa zullen in samenspraak met het CAK moeten toewerken naar een normenkader dat het mogelijk maakt om naast kwalitatieve uitspraken ook stellige kwantitatieve uitspraken te doen over de verhouding tussen de ingezette middelen, de geleverde prestaties en het te bereiken doel bij de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK.
In de tussentijd dient het CAK in de bestuurlijke verantwoording in een vrij format een beschrijving te geven van relevante aspecten op dit aandachtsgebied van de doelmatigheid. Het CAK verantwoordt zich over de doelmatige uitvoering van de wettelijke taken in een aparte paragraaf in het onderdeel ordelijkheid en controleerbaarheid. Het CAK richt zich daarbij met name op het functioneren van het planning- en controlesysteem en de opzet en inrichting van de administratieve organisatie en interne beheersing en rapporteert jaarlijks over leemtes en effecten hiervan op de uitvoering. Dit betreft onder andere een rapportage over knelpunten die worden ervaren als gevolg van verouderde ICT-systemen en tevens over de aanvullende maatregelen die het CAK treft zolang het ‘three-lines-of-defence-model’ nog niet volledig geïmplementeerd is en werkt zoals het zou moeten werken.
Het CAK dient ervoor te zorgen dat de bestuurlijke verantwoording een getrouw (juist en volledig) beeld geeft van de uitvoering van de wettelijke taken. Juistheid en volledigheid houden in hun algemeenheid in dat het beeld dat de verstrekte verantwoordingsinformatie oproept overeenkomt met de feiten (de werkelijkheid) en geschikt is voor het doel waartoe deze informatie aan de gebruiker wordt verstrekt. In dit kader dienen de in de financiële verantwoording opgenomen activa en passiva en toelichtingen daarop en de in de matrix bestuurlijke verantwoording opgenomen financiële stromen een feitelijke weergave te zijn van de transacties, de uitgevoerde werkzaamheden en de gebeurtenissen in het verslagjaar. De financiële stromen en de activa en passiva in de financiële overzichten dienen te worden verantwoord met inachtneming van de waarderingsgrondslagen zoals opgenomen in bijlage 1.
Rechtmatigheid in algemene zin wil zeggen dat de verantwoordingsinformatie in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving.
Afhankelijk van de financiële dimensie van het rechtmatigheidsbegrip kan onderscheid worden gemaakt tussen financiële rechtmatigheid en procedurele rechtmatigheid. Bij financiële rechtmatigheid hebben handelingen en beslissingen van een organisatie directe financiële gevolgen. De rechtmatige uitvoering van taken is direct gekoppeld aan de financiële stromen. Bij procedurele rechtmatigheid heeft de rechtmatige uitvoering van taken in beginsel geen financiële dimensie5Met uitzondering van gevallen waarbij een procedurele rechtmatigheid wel gekoppeld kan worden aan een specifieke stroom en derhalve (direct) leidt tot een financiële onrechtmatigheid.. De uitvoering van deze taken kan niet direct worden gekoppeld aan een financiële stroom, maar kan op een later moment in de tijd wel een financiële consequentie met zich meebrengen. Het betreffen bepaalde procedurele (tussen)prestaties en/of inspanningsverplichtingen die het CAK moet leveren om te komen tot een juiste, volledige en tijdige eindprestatie richting de cliënt, de fondsen, gemeenten, VWS of zorgaanbieders.
Het CAK dient zich in de bestuurlijke toelichting (als onderdeel van de matrix bestuurlijke verantwoording) te verantwoorden over bijzonderheden die hieromtrent mogelijk hebben gespeeld of nog spelen bij de verschillende wettelijke regelingen en taken. Het CAK dient zich in ieder geval te verantwoorden over de uitvoering door het CAK met betrekking tot:
de procedures inzake het opvolgen en/of oplossen van (technische) storingen of signaleringslijsten (functionele uitvalbakken) bij het opleggen van eigen bijdragen ter voorkoming van stapelfacturen;
de procedures inzake de informatie- en onderzoeksplicht, door middel van het verrichten van periodieke bestandsvergelijkingen en het opvolgen en oplossen van signaleringslijsten hierbij, zodat de opgelegde eigen bijdragen op de juiste informatie zijn gebaseerd en gevolgen van foutieve registratie voor cliënten worden beperkt;
procedures inzake het tijdig, binnen de wettelijke opleggings- en herzieningstermijnen van de eigen bijdragen Wlz en Wmo, beschikken van de eigen bijdragen aan de cliënt6Het betreft hier puur de taken die onder de directe verantwoordelijkheid en binnen de invloedsfeer van het CAK vallen. ter voorkoming van het afboeken van de baten van de inning van de eigen bijdragen voor geleverde Wlz- en Wmo-zorg richting het Flz respectievelijk de gemeenten;
de procedures inzake de incasso-inspanningen ter voorkoming van het afboeken van vorderingen.
Het betreffen hier puur de taken die onder de directe verantwoordelijkheid en binnen de invloedsfeer van het CAK vallen. Het tijdigheidsaspect is bij deze taken in de uitvoering door het CAK van groot belang, gelet op de mogelijke latente nadelige financiële consequentie voor onder andere een cliënt en/of een gemeente en/of een fonds en/of een zorgaanbieder.
Bij de rechtmatige uitvoering van taken kan voor de daarbij gebruikte gegevens onderscheid worden gemaakt tussen directe verantwoordelijkheid en gebruikersverantwoordelijkheid.
Bij directe verantwoordelijkheid is het CAK geheel verantwoordelijk voor de uitkomsten van een proces en moet de organisatie instaan voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de daarmee samenhangende uitkomsten of informatie.
Bij gebruikersverantwoordelijkheid moet het CAK ook zorgen voor de juiste, volledige en tijdige uitvoering van een bepaald proces en is de organisatie verantwoordelijk voor de uitkomsten daarvan. Het CAK mag echter uitgaan van de betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid en tijdigheid) van de gegevens die derden aanleveren. Op de betrouwbaarheid van deze gegevens hoeft de organisatie zelf geen controle uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens die door en/of namens de zorgaanbieders, Wlz-uitvoerders, gemeenten, indicatieorganen, de Belastingdienst, de Sociale Verzekeringsbank (SVB), het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) of Zorginstituut Nederland aan het CAK worden verstrekt.
Als voorwaarde hierbij geldt dat de aanleverings- en (opvraag)procedures en de ingerichte infrastructuur van het CAK (technisch) goed functioneren, zodat deze procedures en infrastructuur in voldoende mate waarborgen dat gegevens beschikbaar zijn voor de eigen administratie van het CAK en geen problemen veroorzaken die de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK belemmeren of vertragen.
Uitgangspunt is dat het CAK alle fouten en onzekerheden in het verslagjaar uitzoekt, oplost en indien mogelijk corrigeert. Ongecorrigeerde fouten en onzekerheden dienen in het eerstvolgende verslagjaar alsnog opgevolgd te worden teneinde deze onzekerheden en fouten op te heffen. Wanneer geen correctie heeft plaatsgevonden moet het CAK dit duidelijk motiveren. Dit geldt ook voor fouten en/of onzekerheden uit voorgaande jaren die nog niet zijn afgewikkeld. Indien het CAK om een bepaalde reden onvoldoende of niet de geschikte informatie kan verkrijgen, doet het CAK opgave van de verhindering, tenzij het een verhindering in een financieel stroom betreft waarvoor gebruikersverantwoordelijkheid geldt. In dit geval licht het CAK een (mogelijk) geïmporteerde fout of onzekerheid toe in de bestuurlijke verantwoording. Over het algemeen is het, voor een adequate onderbouwing van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant noodzakelijk dat het CAK mogelijke fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert. Saldering van fouten of onzekerheden met betrekking tot een getrouw beeld of een rechtmatigheid is niet toegestaan.
Geconstateerde procedurele (niet financiële) rechtmatigheidsfouten en/of onzekerheden, die niet te kwantificeren zijn, worden separaat verantwoord door het CAK met een toelichting op de oorzaak, het plan van aanpak richting de oplossing en de werkwijze om dit in het vervolg te voorkomen.
Artikel 3
Begrippenkader
Onderdeel van Model Jaarverslaggeving CAK bestuurlijke verantwoording 2023· Gezondheidsrecht en farmaceutisch recht
Deze tekst geldt sinds 22 december 2023