Het CAK beschrijft in het onderdeel ordelijkheid en controleerbaarheid van het financieel beheer (onderdeel b van de andere informatie) de organisatorische maatregelen die gedurende het jaar bij het CAK aanwezig zijn geweest om de rechtmatige uitvoering van de wettelijke regelingen en taken te borgen. In dit onderdeel moet het CAK in elk geval aan de volgende zes punten aandacht besteden:
het gevoerde beleid;
de naleving van wet- en regelgeving;
de administratieve organisatie en interne beheersing;
de geautomatiseerde gegevensverwerking;
de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik;
de tijdige afstorting van ontvangen gelden.
De uitwerking van deze onderdelen richt zich bij de bestuurlijke verantwoording burgerregelingen op de uitvoering van deze regelingen. De wijze waarop de Raad van Bestuur van het CAK zich verantwoordt, is vormvrij. Als enige voorwaarde geldt dat in ieder geval afzonderlijk wordt ingegaan op de hieronder genoemde zes punten.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
het gevoerde en voorgenomen beleid;
de doeltreffendheid van het beleid en de bedrijfsvoering;
de invloed van het gevoerde beleid;
verantwoording over de (financiële) gevolgen voor de burger en voor de dienstverlening van (actuele) knelpunten in de uitvoering.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
het volledig, juist en tijdig toepassen van geldende wet- en regelgeving in het verslagjaar;
de wijze waarop het onderhoud van procedurebeschrijvingen en werkinstructies plaatsvindt naar aanleiding van wijzigingen in geldende wet- en regelgeving.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de maatregelen die zijn getroffen om de rechtmatige uitvoering en totstandkoming van de baten en lasten en activa en passiva van de financiële stromen van de uitgevoerde burgerregelingen te waarborgen;
de actualiteit van de procesbeschrijvingen per regeling en de koppeling tussen de procesbeschrijvingen en de werkprogramma’s;
de maatregelen die zijn genomen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR);
de voorzieningen die het CAK heeft getroffen waardoor personen en instellingen, die met het CAK in aanraking komen in verband met de uitvoering van de taak van het CAK, in de gelegenheid zijn voorstellen tot verbetering van werkwijzen en procedures te doen;
de wijze waarop het risicomanagementsysteem en de interne beheersstructuur is ingericht en in hoeverre de interne beheersmaatregelen gedurende het jaar hebben gewerkt. Met daarbij een expliciete toelichting van belangrijke actuele zaken (tot het moment van indiening van de bestuurlijke verantwoording), risico’s en knelpunten in de uitvoering;
de belangrijkste uitkomsten van de interne controles en intern uitgevoerd toezicht en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen;
de wijze waarop de betrouwbaarheid en de continuïteit van de managementinformatie voor de algehele besluitvorming en de interne en externe financiële verantwoording is gewaarborgd c.q. de knelpunten die zich daarin nog voordoen.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen om de bedrijfscontinuïteit van de geautomatiseerde systemen te waarborgen;
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen voor de toegangsbeveiliging van de geautomatiseerde systemen;
de opzet, het bestaan en de werking van de maatregelen voor change management van de geautomatiseerde systemen;
de belangrijkste uitkomsten van de uitgevoerde IT-audits naar de opzet, het bestaan en de werking en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen;
de mate waarin in de applicaties geprogrammeerde controles – application controls – zijn opgenomen die de juiste uitvoering van de taken door het CAK garanderen, de continue werking hiervan en de mate waarin het CAK steunt op deze controles.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de hoofdlijnen van het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik;
de onderzoeken die in het verslagjaar hebben plaatsgevonden, de aard van de fraude (interne of externe fraude) en tot welke resultaten en verbeteracties deze zaken geleid hebben.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
de gemaakte afspraken met onder andere de fondsbeheerder, zorgverzekeraars en het Ministerie van VWS over het tijdig afstorten van gelden;
de opzet, het bestaan en de werking van de mitigerende maatregelen die garanderen dat de ontvangen gelden tijdig worden afgestort aan onder andere de fondsbeheerder, zorgverzekeraars en het Ministerie van VWS;
de belangrijkste uitkomsten van het intern uitgevoerd toezicht op de opzet, het bestaan en de werking van de mitigerende maatregelen en de vervolgacties die op basis van de uitkomsten van deze controles zijn genomen.
Het CAK dient ervoor te zorgen dat de bestuurlijke verantwoording burgerregelingen een getrouw (juist en volledig) beeld geeft van de uitvoering van de wettelijke taken. Juistheid en volledigheid houden in hun algemeenheid in dat het beeld dat de verstrekte verantwoordingsinformatie oproept overeenkomt met de feiten (de werkelijkheid) en geschikt is voor het doel waartoe deze informatie aan de gebruiker wordt verstrekt. In dit kader dienen de in de financiële verantwoording opgenomen baten en lasten, activa en passiva en toelichtingen daarop een feitelijke weergave te zijn van de transacties, de uitgevoerde werkzaamheden en de gebeurtenissen in het verslagjaar. De baten en lasten en de activa en passiva in de financiële overzichten dienen te worden verantwoord met inachtneming van de waarderingsgrondslagen zoals opgenomen in bijlage 1.
Rechtmatigheid in algemene zin wil zeggen dat de verantwoordingsinformatie in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving.
Afhankelijk van de financiële dimensie van het rechtmatigheidsbegrip kan onderscheid worden gemaakt tussen financiële rechtmatigheid en procedurele rechtmatigheid. Bij financiële rechtmatigheid hebben handelingen en beslissingen van een organisatie directe financiële gevolgen. De rechtmatige uitvoering van taken is direct gekoppeld aan de financiële stromen. Bij procedurele rechtmatigheid heeft de rechtmatige uitvoering van taken in beginsel geen financiële dimensie3Met uitzondering van gevallen waarbij een procedurele rechtmatigheid wel gekoppeld kan worden aan een specifieke stroom en derhalve (direct) leidt tot een financiële onrechtmatigheid.. De uitvoering van deze taken kan niet direct worden gekoppeld aan een financiële stroom, maar kan op een later moment in de tijd wel een financiële consequentie met zich meebrengen. Het betreffen bepaalde procedurele (tussen)prestaties en/of inspanningsverplichtingen die het CAK moet leveren om te komen tot een juiste, volledige en tijdige eindprestatie richting de cliënt, de fondsen, het Ministerie van VWS, zorgverzekeraars of zorgaanbieders.
Het CAK dient zich in de bestuurlijke verantwoording burgerregelingen te verantwoorden over bijzonderheden die hieromtrent mogelijk hebben gespeeld of nog spelen bij de verschillende wettelijke regelingen en taken. Het CAK dient zich in ieder geval te verantwoorden over de uitvoering door het CAK met betrekking tot:
de procedures inzake het opvolgen en/of oplossen van (technische) storingen en/of signaleringslijsten (zoals functionele uitvalbakken) in een proces om tijdig te komen tot de eindprestatie;
de procedures inzake het opvolgen en/of oplossen van signaleringslijsten ten behoeve van de juiste verwerking bij het opleggen van boetes of premies;
de procedures inzake de incasso-inspanningen ter voorkoming van het afboeken van vorderingen.
Het betreffen hier puur de taken die onder de directe verantwoordelijkheid en binnen de invloedsfeer van het CAK vallen. Het tijdigheidsaspect is bij deze taken in de uitvoering door het CAK van groot belang, gelet op de mogelijke latente nadelige financiële consequentie voor onder andere een cliënt en/of een fonds en/of een zorgaanbieder.
Bij de rechtmatige uitvoering van taken kan voor de daarbij gebruikte gegevens onderscheid worden gemaakt tussen directe verantwoordelijkheid en gebruikersverantwoordelijkheid.
Bij directe verantwoordelijkheid is het CAK geheel verantwoordelijk voor de uitkomsten van een proces en moet de organisatie instaan voor de volledigheid, juistheid en tijdigheid van de daarmee samenhangende uitkomsten of informatie.
Bij gebruikersverantwoordelijkheid moet het CAK ook zorgen voor de juiste, volledige en tijdige uitvoering van een bepaald proces en is de organisatie verantwoordelijk voor de uitkomsten daarvan. Het CAK mag echter uitgaan van de betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid en tijdigheid) van de gegevens die derden aanleveren. Op de betrouwbaarheid van deze gegevens hoeft de organisatie zelf geen controle uit te voeren. Voorbeelden hiervan zijn gegevens die door en/of namens de zorgverzekeraars, de Sociale Verzekeringsbank (SVB), de Belastingdienst, buitenlandse verbindingsorganen, de Organen van de woonplaats of (tijdelijk) verblijf aan het CAK worden verstrekt.
Als voorwaarde hierbij geldt dat de aanleverings- en (opvraag)procedures en de ingerichte infrastructuur van het CAK (technisch) goed functioneren, zodat deze procedures en infrastructuur in voldoende mate waarborgen dat gegevens beschikbaar zijn voor de eigen administratie van het CAK en geen problemen veroorzaken die de uitvoering van de wettelijke taken door het CAK belemmeren of vertragen.
Uitgangspunt is dat het CAK alle fouten en onzekerheden in het verslagjaar uitzoekt, oplost en indien mogelijk corrigeert. Ongecorrigeerde fouten en onzekerheden dienen in het eerstvolgende verslagjaar alsnog opgevolgd te worden teneinde deze onzekerheden en fouten op te heffen, tenzij de betreffende toezichthouder (in samenspraak met de keten in zijn toezichtsrapport of goedkeuringsbrief) aangeeft het ‘niet corrigeren’ te honoreren vanwege bepaalde zwaarwegende belangen. Wanneer geen correctie heeft plaatsgevonden moet het CAK dit duidelijk motiveren. Dit geldt ook voor fouten en/of onzekerheden uit voorgaande jaren die nog niet zijn afgewikkeld. Indien het CAK om een bepaalde reden onvoldoende of niet de geschikte informatie kan verkrijgen, doet het CAK opgave van de verhindering, tenzij het een verhindering in een financiële stroom betreft waarvoor gebruikersverantwoordelijkheid geldt. In dit geval licht het CAK een (mogelijk) geïmporteerde fout of onzekerheid toe in de bestuurlijke verantwoording. Over het algemeen is het, voor een adequate onderbouwing van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant, noodzakelijk dat het CAK mogelijke fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert. Saldering van fouten of onzekerheden met betrekking tot een getrouw beeld of een rechtmatigheid is niet toegestaan.
Geconstateerde procedurele (niet financiële) rechtmatigheidsfouten en/of onzekerheden, die niet te kwantificeren zijn, worden separaat verantwoord door het CAK, met een toelichting op de oorzaak, het plan van aanpak richting de oplossing en de werkwijze om dit in het vervolg te voorkomen.
Artikel 3
Begrippenkader
Onderdeel van Model Jaarverslaggeving CAK bestuurlijke verantwoording burgerregelingen 2023· Gezondheidsrecht en farmaceutisch recht
Deze tekst geldt sinds 22 december 2023