Het nalevingstoezicht beoogt vast te stellen dat het toezicht door de certificerende instelling op de toepassing van het certificatieschema door de certificaathouder plaatsvindt in overeenstemming met wat hierover in het aangewezen certificatieschema is vastgelegd. De Raad voor Accreditatie voert dit toezicht grotendeels uit. De certificerende instelling houdt toezicht op de juiste toepassing van het certificatieschema door de certificaathouder. Op een beperkt aantal resterende onderdelen houdt de TloKB nalevingstoezicht, waarbij de ontvangen informatie de aanleiding kan zijn voor het uitvoeren van inspecties.
De Raad voor Accreditatie ziet toe op de naleving door de certificerende instelling van de in het aangewezen certificatieschema vastgelegde verplichtingen en de eisen vastgelegd in de van toepassing zijnde accreditatienorm die eisen stelt aan certificerende instellingen die certificaten toekennen aan producten, processen en diensten.23Zie voetnoot 10. In het certificatieschema heeft de schemabeheerder de verplichtingen voor de certificerende instelling en voor de certificaathouder vastgelegd. Dat betreft onder meer het toezicht door de certificerende instelling op de toepassing van het aangewezen certificatieschema door de certificaathouder. Een certificaathouder mag alleen een installatie aanleggen, repareren, onderhouden en in bedrijf stellen wanneer hij deze werkzaamheden uitvoert in overeenstemming met een aangewezen certificatieschema voor werkzaamheden aan gasverbrandingsinstallaties.
In het kader van het nalevingstoezicht voert de Raad voor Accreditatie beoordelingen uit bij de certificerende instelling. Bij een beoordeling kan de Raad voor Accreditatie vaststellen in hoeverre er al dan niet aan de vereisten is voldaan. In het geval dat niet aan de eisen is voldaan constateert de Raad voor Accreditatie een afwijking en stelt hij de certificerende instelling in de gelegenheid om maatregelen te treffen voordat de Raad voor Accreditatie een besluit neemt over de accreditatie van de certificerende instelling. De certificerende instelling dient de afwijking volgens het kwaliteitsmanagementprincipe te behandelen, zodat de corrigerende maatregel de grondoorzaak van een afwijking wegneemt en de kans op herhaling minimaliseert. Afwijkingen betreffen afwijkingen in de naleving van hetgeen is vastgelegd in het aangewezen certificatieschema of de van toepassing zijnde accreditatienorm en het daarmee niet voldoen aan de wettelijke eisen binnen het CO-stelsel. Dit alles in overeenstemming met het stelsel van accreditatie en certificering.
De Raad voor Accreditatie beschrijft de werkwijze waarop hij het nalevingstoezicht op het CO-stelsel invult en de certificerende instellingen beoordeelt in een Specifiek Accreditatie Protocol (SAP). Het SAP legt ook vast welke aanwijzingscriteria van het TloKB-Aanwijzingskader COI en welke aandachtspunten (al dan niet afkomstig van de TloKB) de Raad voor Accreditatie bij zijn beoordelingen (voor en tijdens accreditatie) betrekt. Na de vaststelling publiceert de Raad voor Accreditatie het SAP op zijn website.24Zie verder paragraaf 3.3 Door beoordelingen bij de certificerende instelling uit te voeren ziet de Raad voor Accreditatie toe op het certificatieschema en de werking van dit schema in de praktijk.
De TloKB houdt, in aanvulling op de Raad voor Accreditatie, beperkt aanvullend toezicht op de naleving door de certificerende instelling van de door de TloKB vastgestelde criteria die niet onder het toezicht van de Raad voor Accreditatie vallen. Dit zijn de criteria Kwaliteitssysteem van de certificerende instelling, Bezwaar, Solvabiliteit certificerende instelling, Medewerking informatieverzoeken en Informatie in het jaarlijks verslag van het Aanwijzingskader.25Aanwijzingskader certificerende instelling CO-stelsel, TloKB.nl, Publicaties 23-06-2022, Kwaliteitssysteem van de certificerende instelling (COI-2.01, deel C en D, behandeling Woo-verzoeken en toepassing Archiefwet), Bezwaar (COI-2.10), Solvabiliteit certificerende instelling (COI-5.01), Medewerking informatieverzoeken (COI-5.03) en Informatie in het jaarlijks verslag van hoofdstuk 5 van het Aanwijzingskader (COI-5.05). Door zich te beperken tot deze criteria uit het TloKB-Aanwijzingskader COI geeft de TloKB concreet invulling aan haar voorgenomen terughoudendheid in het nalevingstoezicht binnen het CO-stelsel en sluit zij aan bij de wet- en regelgeving.
Ten aanzien van de schemabeheerder spitst het nalevingstoezicht zich toe op twee onderdelen:
Jaarlijkse certificatieschema-evaluatie
De schemabeheerder heeft een informatieplicht die inhoudt dat een schemabeheerder een jaarlijkse evaluatie van het aangewezen certificatieschema verstrekt aan de TloKB. Deze informatieplicht is opgenomen in de aanwijzingsbeschikking van het aangewezen certificatieschema.26Protocol werkwijze Toelating & Aanwijzing, Staatscourant 2022, 16650, bijlage 3 Het toezicht zal niet verder strekken dan dat de TloKB toeziet op de tijdige naleving van deze verplichting.
Aanpassing certificatieschema naar aanleiding van wetswijzigingen
De schemabeheerder heeft de verplichting om zijn schema aan te passen naar aanleiding van de nieuw van kracht zijnde regelgeving. Deze aanpassingsplicht is opgenomen in de aanwijzingsbeschikking van het aangewezen certificatieschema.27Zie voetnoot 22 Ook hier geldt dat toezicht niet meer inhoudt dan dat de TloKB toeziet op de tijdige naleving van de verplichting.
Naast het toezien op de naleving van de informatieverplichtingen kan de TloKB besluiten inspecties te houden wanneer de ontvangen informatie hiertoe aanleiding geeft. Een inspectie heeft een vaste basisopzet, maar kan afhankelijk van de inspectiebehoefte worden aangepast.
Bij het nalevingstoezicht treedt de TloKB niet in de toezichttaken van de Raad voor Accreditatie, en ook niet in de taken van de certificerende instelling in zijn rol als toezichthoudende instantie op de juiste toepassing van het certificatieschema door de certificaathouder. Dit om onnodige overlap in werkzaamheden te voorkomen.
Omdat in het nalevingstoezicht op certificerende instellingen en schemabeheerders twee toezichthouders actief zijn, is denkbaar dat de ene toezichthouder tijdens zijn werkzaamheden constateringen en bevindingen doet die op het terrein van de andere toezichthouder liggen. Uit oogpunt van doelmatig en doeltreffend toezicht is hier van belang dat de Raad voor Accreditatie en de TloKB goed met elkaar samenwerken.
Hoewel de Raad voor Accreditatie het nalevingstoezicht grotendeels uitvoert heeft de TloKB een brede toezichtbevoegdheid. De toezichtbevoegdheid van de TloKB omvat alle in de aanwijzingskaders en de aanwijzingsbeschikkingen voor certificerende instellingen en schemabeheerders gestelde eisen. Deze zijn gebaseerd op het wettelijk kader en geven invulling aan de gestelde regels van de Woningwet geldend voor het CO-stelsel.
De Raad voor Accreditatie en de TloKB stellen elkaar op de hoogte van gepland toezicht zoals kantoorbezoeken en bijwoningen. Een goede informatie-uitwisseling voorkomt dat beide toezichthouders zich met dezelfde tekortkoming bemoeien en beperkt de toezichtlast voor de certificerende instelling. Ook voorkomt dit een dubbele toezichtlast en draagt deze werkwijze bij aan eenduidigheid in het toezicht. Wanneer de Raad voor Accreditatie dusdanig ernstige tekortkomingen constateert dat deze leiden tot een schorsing of intrekking van de accreditatie zullen deze automatisch ook leiden tot een gelijke sanctie met betrekking tot de aanwijzing door de TloKB. Het handhavingskader CO gaat hierop nader in.
Binnen de werkwijze van de TloKB is uitgangspunt dat de TloKB tijdens haar werkzaamheden bij bevindingen die het terrein van de Raad voor Accreditatie betreffen, de Raad voor Accreditatie direct in kennis stelt, zodat deze direct kan handelen wanneer de situatie hierom vraagt. Ook hier speelt het belang van eenduidigheid van toezicht en voorkomt deze aanpak onduidelijkheid bij de certificerende instelling over welke toezichthouder toezicht houdt op welke aspecten.
Artikel 4
Nalevingstoezicht
Onderdeel van Toezichtkader CO-stelsel· Wonen, onroerend goed, bouwrecht
Deze tekst geldt sinds 6 februari 2024