In het onderdeel over ordelijkheid en controleerbaarheid van het financieel beheer (onderdeel b van de andere informatie) worden de organisatorische maatregelen beschreven die gedurende het jaar zijn genomen om de rechtmatige en doelmatige uitvoering van de wettelijke regelingen en taken te waarborgen. Hierbij wordt specifiek aandacht besteed aan de volgende zeven punten:
het gevoerde beleid;
de naleving van wet- en regelgeving;
de administratieve organisatie en interne beheersing;
de geautomatiseerde gegevensverwerking;
de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik;
de tijdige afstorting van ontvangen gelden;
de invulling van de doelmatigheid.
In de bestuurlijke verantwoording richt het CAK zich op de uitvoering van de wettelijke taken met betrekking tot deze punten. De raad van bestuur van het CAK heeft vrijheid in de vorm van de verantwoording, met als enige vereiste dat elk van de genoemde zeven punten afzonderlijk wordt behandeld.
Het CAK belicht hier:
het actuele en geplande (uitvoerings)beleid;
de effectiviteit van het gevoerde (uitvoerings)beleid en de bedrijfsvoering;
de impact van het gevoerde (uitvoerings)beleid;
verantwoording over de (financiële) gevolgen van huidige problemen in de uitvoering voor zowel de burger als de dienstverlening.
Hier gaat het CAK in op:
het volledig, juist en tijdig toepassen van geldende wet- en regelgeving in het verslagjaar;
hoe onderhoud aan procedurebeschrijvingen en werkinstructies wordt uitgevoerd naar aanleiding van wijzigingen in geldende wet- en regelgeving.
Dit omvat:
genomen maatregelen om de rechtmatigheid van financiële stromen voor de wettelijke taken te waarborgen;
actualiteit van procesbeschrijvingen per regeling en de koppeling tussen deze procesbeschrijvingen en werkprogramma’s;
maatregelen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO);
de voorzieningen die het CAK heeft getroffen waardoor personen en instellingen, die met het CAK in aanraking komen in verband met de uitvoering van de taak van het CAK, in de gelegenheid zijn voorstellen tot verbetering van werkwijzen en procedures te doen;
waarborging van zorgvuldige behandeling van personen, instellingen, bezwaarschriften en klachten;
inrichting van het risicomanagementsysteem en de interne beheersstructuur, inclusief de werking van interne beheersmaatregelen gedurende het jaar, met expliciete toelichting op actuele zaken (tot het moment van indiening van de bestuurlijke verantwoording), risico’s en knelpunten in de uitvoering;
belangrijkste resultaten van interne controles en intern toezicht, en de vervolgacties op basis daarvan;
hoe de betrouwbaarheid en continuïteit van managementinformatie voor besluitvorming en financiële verantwoording, zowel intern als extern, wordt gewaarborgd, met vermelding van eventuele knelpunten.
Het CAK richt zich op:
de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen voor het waarborgen van de bedrijfscontinuïteit van geautomatiseerde systemen;
de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen voor toegangsbeveiliging van geautomatiseerde systemen;
de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen voor change management van geautomatiseerde systemen;
belangrijkste resultaten van IT-audits naar de opzet, het bestaan en de werking, inclusief vervolgacties;
de mate waarin application controls zijn opgenomen in applicaties, de continue werking hiervan en de mate waarin het CAK daarop steunt.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
hoofdlijnen van het beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik in het kader van de wettelijke taakuitoefening door het CAK;
onderzoeken uitgevoerd in het verslagjaar, de aard van fraude (intern of extern) en resultaten met verbeteracties in het kader van de wettelijke taakuitoefening door het CAK.
Hierbij besteedt het CAK aandacht aan:
afspraken met fondsbeheerder en gemeenten over het tijdig afstorten van gelden;
de opzet, het bestaan en de werking van mitigerende maatregelen die garanderen dat de ontvangen gelden tijdig worden afgestort;
belangrijkste uitkomsten van intern toezicht op de opzet, het bestaan en de werking van de mitigerende maatregelen en vervolgacties.
Het CAK moet verantwoording afleggen over de doelmatige uitvoering van haar taken, gericht op de efficiëntie van gekozen beleidsbeslissingen, met aandacht voor zowel het beheer van financiële middelen als de implementatie van organisatorische maatregelen en werkprocessen. Het opzetten en handhaven van een planning- en controlesysteem, evenals het beheren van de administratieve organisatie en interne controle vormen hier integrale onderdelen van. Een beoordeling van de doelmatigheid van de uitvoering van wettelijke taken door het CAK geeft informatie over de relatie tussen gebruikte middelen, behaalde resultaten en het beoogde doel van de uitvoering van deze taken. De meerwaarde hiervan ligt in een verbeterd begrip van de doelmatigheid van het functioneren van het CAK en de identificatie van mogelijkheden tot verbetering.
In het huidige model ontbreekt een vastgesteld normenkader dat bepaalt wanneer de uitvoering van wettelijke taken doelmatig is. Bovendien is niet expliciet aangegeven hoe het CAK de doelmatigheid kan vergroten, en intern beschikt het CAK over beperkte sturingsinformatie op dit gebied. Het Ministerie van VWS en de NZa moeten in samenwerking met het CAK streven naar een normenkader waarmee zowel kwalitatieve als kwantitatieve uitspraken mogelijk zijn over de relatie tussen middelen, prestaties en doelen bij de uitvoering van wettelijke taken.
In de tussentijd moet het CAK in de bestuurlijke verantwoording in een vrij format de relevante aspecten van doelmatigheid beschrijven. Het CAK verantwoordt zich over de doelmatige uitvoering van de wettelijke taken in een aparte paragraaf in het onderdeel ordelijkheid en controleerbaarheid. Het CAK richt zich vooral op het functioneren van het planning- en controlesysteem en de opzet van de administratieve organisatie en interne beheersing. Jaarlijks rapporteert het CAK over leemtes en effecten, zoals knelpunten door verouderde ICT-systemen.
Het CAK moet ervoor te zorgen dat de bestuurlijke verantwoording een getrouw (juist en volledig) beeld geeft van de uitvoering van de wettelijke taken. Juistheid en volledigheid betekenen in essentie dat de verantwoordingsinformatie die wordt verstrekt, overeenkomt met de feitelijke gebeurtenissen (de werkelijkheid) en geschikt is voor het beoogde doel van de informatie aan de gebruiker. In dit verband moeten de activa en passiva in de financiële verantwoording en toelichtingen daarop en de in de matrix bestuurlijke verantwoording opgenomen financiële stromen een feitelijke weergave zijn van de transacties, de uitgevoerde werkzaamheden en de gebeurtenissen in het verslagjaar. De financiële stromen en de activa en passiva in de financiële overzichten moeten worden toegelicht volgens de waarderingsgrondslagen zoals opgenomen in bijlage 1.
Rechtmatigheid betekent in algemene zin dat de verantwoordingsinformatie in lijn is met geldende wet- en regelgeving. Afhankelijk van de financiële dimensie van rechtmatigheid zijn er twee aspecten te onderscheiden: financiële rechtmatigheid en procedurele rechtmatigheid. Financiële rechtmatigheid betreft handelingen en beslissingen van een organisatie met directe financiële gevolgen. Procedurele rechtmatigheid is niet direct financieel gerelateerd, maar brengt mogelijk latere financiële consequenties met zich mee7Met uitzondering van gevallen waarbij een procedurele rechtmatigheid wel gekoppeld kan worden aan een specifieke stroom en derhalve (direct) leidt tot een financiële onrechtmatigheid.. Dit omvat procedurele (tussen)prestaties en/of inspanningsverplichtingen die het CAK moet leveren voor een juiste, volledige en tijdige eindprestatie.
In de bestuurlijke toelichting, als onderdeel van de matrix bestuurlijke verantwoording, moet het CAK zich verantwoorden over bijzonderheden hieromtrent bij de verschillende wettelijke regelingen en taken. Specifiek moet het CAK rapporteren over:
procedures voor het opvolgen en oplossen van (technische) storingen of signaleringslijsten (functionele uitvalbakken) bij het opleggen van eigen bijdragen, om stapelfacturen te voorkomen;
procedures voor informatie- en onderzoeksplicht, inclusief periodieke bestandsvergelijkingen en het opvolgen van signaleringslijsten, om ervoor te zorgen dat opgelegde eigen bijdragen zijn gebaseerd op de juiste informatie en foutieve registratiegevolgen voor burgers worden beperkt;
procedures voor tijdige, binnen de wettelijke opleggings- en herzieningstermijnen van de eigen bijdragen Wlz en Wmo, beschikken van eigen bijdragen aan de burger8Het betreft hier puur de taken die onder de directe verantwoordelijkheid en binnen de invloedsfeer van het CAK vallen., om het afboeken van baten te voorkomen;
procedures voor incasso-inspanningen om het afboeken van vorderingen te voorkomen.
Dit betreffen taken die direct onder de verantwoordelijkheid en invloed van het CAK vallen. Tijdigheid is hierbij van groot belang vanwege mogelijke financiële consequenties voor burgers, gemeenten, fondsen en zorgaanbieders.
Bij de rechtmatige uitvoering van taken kan onderscheid worden gemaakt tussen directe verantwoordelijkheid en gebruikersverantwoordelijkheid. Bij directe verantwoordelijkheid is het CAK volledig verantwoordelijk voor de uitkomsten van een proces, terwijl bij gebruikersverantwoordelijkheid het CAK moet zorgen voor de juiste uitvoering van een proces en mag vertrouwen op betrouwbare (juiste, volledige en tijdige) gegevens van derden, zoals zorgaanbieders, Wlz-uitvoerders, gemeenten, Basisregistratie personen (BRP), Belastingdienst, SVB, UWV enzovoort. Voorwaarde is dat de aanleverings- en (opvraag)procedures en de infrastructuur van het CAK goed functioneren, zodat deze geen belemmeringen vormen voor de uitvoering van de wettelijke taken.
Uitgangspunt is dat het CAK alle fouten en onzekerheden in het verslagjaar uitzoekt, oplost en indien mogelijk corrigeert. Als er ongecorrigeerde fouten en onzekerheden zijn, moeten deze in het daaropvolgende verslagjaar alsnog opgevolgd worden om deze op te heffen. Als er geen correctie heeft plaatsgevonden, moet het CAK dit duidelijk motiveren, inclusief fouten en/of onzekerheden uit voorgaande jaren die nog niet zijn afgewikkeld. Als het CAK om bepaalde redenen onvoldoende of geen geschikte informatie kan verkrijgen, doet het CAK opgave van de verhindering, tenzij het gaat om een verhindering in een financiële stroom waarvoor gebruikersverantwoordelijkheid geldt. In dat geval licht het CAK een (mogelijke) geïmporteerde fout of onzekerheid toe in de bestuurlijke verantwoording. Voor een adequate onderbouwing van het rechtmatigheidsoordeel van de accountant is het over het algemeen noodzakelijk dat het CAK mogelijke fouten en onzekerheden zoveel mogelijk kwantificeert. Saldering van fouten of onzekerheden met betrekking tot een getrouw beeld of rechtmatigheid is niet toegestaan.
Procedurele (niet financiële) rechtmatigheidsfouten en/of onzekerheden die niet te kwantificeren zijn, worden apart verantwoord door het CAK. Hierbij wordt een toelichting gegeven op de oorzaak, het plan van aanpak richting de oplossing en de werkwijze om dit in de toekomst te voorkomen.
Artikel 3
Begrippenkader
Onderdeel van Model Jaarverslaggeving CAK Bestuurlijke verantwoording 2024· Gezondheidsrecht en farmaceutisch recht
Deze tekst geldt sinds 9 december 2024