**1.** Vastlegging van de zorgprestaties
De vastlegging van de zorgprestaties in de administratie van de leverende zorgaanbieder is volledig, juist en actueel. Een adequate audit trail dient gewaarborgd te zijn.
De registratie van de productie vindt plaats door de zorgadministratie op basis van de productieregistratie van de zorgafdelingen. Aan zorgaanbieders die registreren en declareren volgens het principe van ‘zorgplan = planning = realisatie, tenzij’ wordt een verantwoording van uren gevraagd door middel van de (gecorrigeerde) planning). Er hoeft dan geen feitelijk geleverde minuteninzet opgenomen te worden in het zorgplan, de voortgangsrapportage of op welke wijze dan ook.
De zorgaanbieder legt voor het zorgkantoor/de Wlz-uitvoerder de noodzakelijke Wlz-registratiegegevens vast, conform de landelijk geldende standaarden voor het elektronisch berichtenverkeer in de Wlz, de informatiestandaard Wlz (iWlz).
**2.** Gegevens in het cliëntdossier
De zorgaanbieder neemt de volgende gegevens van de individuele cliënt op in het cliëntdossier:
NAW-gegevens;
burgerservicenummer;
indicatiebesluit;
verwijzing zorgkantoor/Wlz-uitvoerder;
verzekeringsgegevens;
datum geplande aanvang zorgverlening;
datum aanvang zorgverlening;
afdeling/behandelaar;
zorgplan/zorgzwaarte;
omvang en aard geleverde zorgprestaties;
mutaties in de zorgverlening.
**3.** Vastlegging van onderaanneming c.q. uitbesteding
De zorgaanbieder legt vast of, en zo ja, in welke mate er sprake is van onderaanneming c.q. uitbesteding van Wlz-zorg. De zorgaanbieder verstrekt deze informatie aan het zorgkantoor/de Wlz-uitvoerder.
In het kader van onderaanneming c.q. uitbesteding is de opdrachtgevende zorgaanbieder er voor verantwoordelijk dat de uitvoerende zorgaanbieder beschikt over een volledige, juiste en actuele administratie met betrekking tot de zorg die door de uitvoerende zorgaanbieder is geleverd. Op verzoek van de opdrachtgevende zorgaanbieder, de NZa en/of de Wlz-uitvoerder/het zorgkantoor zal de uitvoerende zorgaanbieder de administratie met betrekking tot de geleverde zorg te allen tijde inzichtelijk kunnen maken.
In het kader van onderaanneming c.q. uitbesteding is de opdrachtgevende zorgaanbieder er voor verantwoordelijk dat de administratieve organisatie zodanig ingericht is, dat te allen tijde een audit-trail mogelijk is met betrekking tot de zorg die door de uitvoerende zorgaanbieder is geleverd.
**4.** Interne controle
De zorgaanbieder voert een interne controle uit op de gevoerde administratie. De zorgaanbieder zorgt ervoor dat de uitgevoerde werkzaamheden met voldoende controletechnische functiescheiding worden uitgevoerd. Een medewerker die betrokken is bij planning, uitvoering en evaluatie van controles heeft geen directe betrokkenheid bij de primaire registratie van de productie en bij declaraties die gecontroleerd worden. De controle richt zich op de vereisten zoals die in deze regeling met betrekking tot de verplichte administratie zijn gesteld.
De interne controlefunctie omvat de controle op:
1° de juistheid van de gedeclareerde productie, waarbij wordt vastgesteld dat:
de gedeclareerde zorg feitelijk is geleverd aan de cliënt;
de cliënt over een geldig indicatiebesluit beschikt; en
voor zover het gaat om modulaire zorg: de gedeclareerde zorg binnen het indicatiebesluit is geleverd.
2° het gedeclareerde tarief, waarbij wordt vastgesteld dat dit tarief overeenkomt met het door partijen contractueel overeengekomen tarief en dat dit tarief binnen de grenzen blijft van het door de NZa in de tariefbeschikking vastgelegde bedrag(en), tariefsoort of berekeningswijze voor die prestatie.
De interne controle moet zijn gebaseerd op een risico-analyse waarbij wordt getoetst in hoeverre de risico's door de interne beheersing zijn afgedekt. Aanvullende controles moeten worden verricht op posten waar nog een resterend risico aanwezig is.
De zorgaanbieder moet bij de uitvoering van zijn controle rekening houden met een betrouwbaarheid van 95% en een nauwkeurigheid van 99%. Bij de uitvoering van de controle of de gedeclareerde zorg daadwerkelijk aan de cliënt is geleverd en of deze zorg, gelet op de indicatie, voor de cliënt passend is, kan worden volstaan met een nauwkeurigheid van 95%. De hantering van deze percentages kan naast kwantitatief ook kwalitatief onderbouwd worden.
De controleaanpak, uitgevoerde controlewerkzaamheden, controlebevindingen, ondernomen vervolgacties en opvolging hiervan, worden periodiek gerapporteerd aan de bestuurder. In het geval geen separate interne controle afdeling/functionaris aanwezig is bij de zorgaanbieder, dient de zorgaanbieder ervoor te zorgen dat de uitgevoerde werkzaamheden met voldoende controletechnische functiescheiding wordt uitgevoerd. Ook moet er een aantoonbare vastlegging aanwezig zijn van de ondernomen vervolgacties en de opvolging hiervan.
Artikel 8, vierde lid, is niet van toepassing op zelfstandige zorgverleners zonder personeel.
Artikel 8
Administratieve organisatie en interne controle Wlz-zorgaanbieders
Onderdeel van Regeling declaratievoorschriften, administratievoorschriften en informatieverstrekking Wlz 2026· Gezondheidsrecht en farmaceutisch recht
Deze tekst geldt sinds 25 maart 2026