De klachtencoördinator bevestigt namens het bestuursorgaan waartegen de klacht is gericht de ontvangst van de klacht binnen twee weken schriftelijk aan de klager.
In de ontvangstbevestiging wordt vermeld dat de klachtenbehandelaar de klacht behandelt en hierover adviseert aan het bestuursorgaan waartegen de klacht is gericht.