Voor het digitale financiële proces wordt er binnen de gemeente gewerkt met een inkoopmodule van het financiële boekhoudpakket. Hierin worden bestellingen vastgelegd en worden opdrachtbrieven gegenereerd. Dit loopt over in een verplichtingenadministratie. Door het gebruik van deze module heeft de gemeente in een eerder stadium inzicht in de stand van zaken m.b.t. de budgetten. Tevens is de rechtmatigheid beter geborgd en kunnen facturen sneller afgehandeld worden. Budgethouders geven bij de bestelling reeds aan ten laste van welk budget de kosten moeten worden geboekt. Op het moment dat de factuur binnen komt wordt bepaald of de prestatie conform afspraak geleverd is en of opdracht en factuur overeenkomen. Indien dit het geval is dan hoeft de factuur niet nog eens naar de budgethouder toe en kan de financiële administratie de factuur direct afhandelen.
Hoofdstuk
Artikel 3.10
Verplichtingenadministratie
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2013