Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur draagt een afdelingshoofd met inachtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: het opstellen en de uitvoering van het afdelingsplan, de bewaking van de juridische rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan, de uitvoering van de aan de afdeling toegewezen bestuursopdrachten, zorgdragen voor het opgedragen budgethouderschap en het opvolgen van de aanwijzingen van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
Onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Middelen dragen de afdelingshoofden Ruimte en Publiekszaken met inachtneming van de gemeentebrede kaders de zorg voor: het middelenbeheer van de afdeling, het in stand houden van de administratieve organisatie van de afdeling, het bijhouden van de aan de afdeling toegewezen administraties, het tijdig en volledig aanleveren van de juiste bestuurlijke informatie, de bewaking van de financiële rechtmatigheid bij de uitvoering van het afdelingsplan, en de uitvoering van het gestelde in de planning-en-controlcyclus van de afdeling.
Een afdelingshoofd is belast met het omgaan met vragen, suggesties en klachten van burgers en het informeren van de gemeentesecretaris/algemeen directeur over deze acties.
Een afdelingshoofd draagt de zorg voor het toetsen van voorstellen die in opdracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur voor het college worden voorbereid, op:
de tijdigheid, de juistheid en de volledigheid van de gegeven informatie;
de juridische rechtmatigheid, de financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en doeltreffendheid.
Tevens draagt hij/zij de zorg voor de aanwijzing van ambtenaren van de afdeling, die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.
Het afdelingshoofd is onverminderd de bevoegdheden van de gemeentesecretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor:
een goede coördinatie binnen de afdeling, zowel ten behoeve van de beleidsvoorbereiding als de beleidsuitvoering;
de inhoudelijke kwaliteit van de adviezen en producten die van de afdeling komen;
het inschakelen van (een) andere afdeling(en) daar waar een zaak vanuit zijn functionele afdeling taakgebieden van een of meer andere afdelingen raakt.
De afdelingshoofden hebben binnen het door burgemeester en wethouders gevoerde beleid de zorg voor:
een effectieve leiding van de afdeling;
de uitvoering van taken van de afdeling;
een kwalitatief goede en waar nodig integrale beleids- en besluitvoorbereiding en –uitvoering, alsmede een effectieve werkplanning dienaangaande;
een goede hantering en toepassing van vastgestelde processen, procedures en prioriteiten;
het scheppen van voorwaarden voor een goed werkklimaat en een goed kwaliteitspeil van de medewerkers;
een optimale informatieoverdracht zowel aan de medewerkers als aan de portefeuillehouders en aan de gemeentesecretaris/ algemeen directeur.
Het afdelingshoofd zorgt voor een regelmatig gestructureerd overleg met de portefeuillehouder(s) over beleidsaangelegenheden die het taakgebied van de afdeling betreffen. Essentiële punten uit dat overleg worden door hem/haar in de vergadering van het managementteam aan de orde besteld.
Het afdelingshoofd heeft regelmatig overleg, overeenkomstig de daartoe vastgestelde richtlijnen, met de medewerkers binnen zijn/haar afdeling over:
het te voeren beleid binnen de afdeling;
de voortgang van de werkzaamheden;
alle overige zaken de afdeling betreffende, waaronder de informatie die voortvloeit uit de besprekingen in het managementteamoverleg.
Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor de directe begeleiding van de medewerkers van de afdeling en voor de werkresultaten van de afdeling.
Hoofdstuk §
Artikel 10
Afdelingshoofd Middelen, Ruimte en afdelingshoofd Publiekszaken
Onderdeel van Organisatieverordening 2011 gemeente Uitgeest