Gezamenlijk optreden naar de markt
De gemeente Eemnes en de andere BEL gemeenten en de BEL Combinatie
zijn autonome en zelfstandige aanbestedende diensten in de zin van
de wet. Toch is hun samenwerking mede gericht op het realiseren van
schaalvoordelen en zullen waar mogelijk hun gelijksoortige
inkoopbehoeften zoveel moegelijk clusteren als dit wenselijk is
vanuit het oogpunt van doelmatigheid. Bovendien kan door clustering
een optimaal inkoop- en aanbestedingsresultaat worden behaald. De
mogelijkheid van clustering wordt onderzocht door de BEL Combinatie.
Hierbij wordt rekening gehouden met de volgende aspecten:
• de schaalgrootte: aan de hand hiervan moet worden vastgesteld of
een (gemeentebrede) bundeling voordelen zal opleveren;
• de aard van het product: afdelingoverstijgende inkopen (die voor
meerdere organisatieonderdelen van belang zijn en door meerdere
organisatieonderdelen worden ingekocht, bijvoorbeeld
kantoormeubilair, gereedschap) lenen zich voor bundeling, dit in
tegenstelling tot het afdelingspecifieke inkopen. Men moet er wel
mee rekening houden, dat een inkoop afdelingoverstijgend kan
worden.
Om tot een optimale clustering te kunnen komen zullen de
organisatieonderdelen (voor zover te overzien) elk jaar in januari
een bestedingsoverzicht voor het komend jaar overleggen aan de
medewerker inkoop. Hierin staan verwachte inkoopbehoeften vermeld,
voorzien van een indicatie van de (financiële) omvang. Hiermee wordt
bereikt dat zoveel mogelijk gelijksoortige producten gebundeld
kunnen worden aanbesteed, en eventuele risicovolle aanbestedingen
tijdig zijn gesignaleerd door de medewerker inkoop.
Na signalering van mogelijkheden tot clustering wordt zoveel
mogelijk gestreefd naar het afsluiten van brede raamcontracten. Het
afsluiten hiervan is nadrukkelijk geen doel, maar een middel om
doelmatigheid en (administratieve) efficiëntie te realiseren.
De medewerker inkoop adviseert in samenspraak met de interne
afnemer(s), met de betrokken afdelingsmanager(s) omtrent clustering
van inkopen. Het college of de directeur van de BEL Combinatie zijn
hierin besluitvormend. De medewerker inkoop coördineert de
clustering na positieve besluitvorming.
Bij gezamenlijk optreden zijn de drie BEL gemeenten verplicht zich
te committeren aan de uitkomst.
Regionale inkoopsamenwerking
Naast gemeentebrede samenwerking zoekt de gemeente ook actief naar
regionale inkoopsamenwerking, in principe in BEL verband.
Er wordt momenteel onderzocht of er voldoende voordelen voor de
BEL-gemeenten zijn om zich aan te sluiten bij de inkoopsamenwerking
Gewest Gooi en Vechtstreek (iSGV). Bij deelname aan regionale
inkoopprojecten conformeren wij ons voor die projecten aan het
inkoopbeleid en de inkoopvoorwaarden van het iSGV. Aan deze
samenwerking nemen alle gemeenten en het Gewest in het Gooi en de
Vechtstreek deel met uitzondering van de gemeente Muiden en de BEL
gemeenten en de BEL Combinatie. U zal in 2011 een voorstel voor die
intergemeentelijke samenwerking worden voorgelegd.
Hoofdstuk 4
Artikel 4.1
Inkoopsynergie
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2010 gemeente Eemnes