**4.1.** Administratieve procedures1. De FBS-gesprekken worden in een cyclus van één jaar georganiseerd. De cyclus begint met het planningsgesprek dat gehouden wordt in de laatste maand van het jaar voorafgaande aan het jaar waarover afspraken worden gemaakt (vanwege praktische overwegingen kiestOldambt ervoor, om het planningsgesprek aansluitend op het beoordelingsgesprek te houden). In de zesde maand van het jaar volgt dan het ontwikkelingsgesprek, waarna de cyclus wordt afgesloten door het houden van het beoordelingsgesprek in de elfde maand. Opinitiatief van de medewerker en/of leidinggevende kan een extra ontwikkelings- en/of beoordelingsgesprek worden ingelast.2. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de planning van de gesprekken. De afspraak voor het volgende gesprek wordt gemaakt aan het eind van ieder gesprek. Indien gewenst wordt aan het begin van het jaar de hele gesprekkencyclus qua data vastgelegd. De P & Omedewerkers hebben een adviserende en administratief ondersteunende rol en beheren het personeelsdossier.3. De leidinggevende is verantwoordelijk voor het regelen van een goede gespreksruimte waar geen storende elementen van buiten invloed hebben.4. Zowel leidinggevende als medewerker bereiden zich goed voor op het gesprek. Bij het beoordelingsgesprek wordt het formulier van tevoren door de leidinggevende ingevuld.5. Voor de gesprekken wordt ongeveer een uur tijd uitgetrokken. Als er meer tijd nodig is, kan er beter een vervolgafspraak worden gemaakt.6. De afspraken worden tijdens het gesprek door de leidinggevende vastgelegd op het verslagformulier. Het verslag wordt door de leidinggevende op de computer uitgewerkt en er worden twee exemplaren ter tekening voorgelegd aan de medewerker. Eén exemplaar gaat daarna getekend retour naar de leidinggevende. De verslagen van het planningsgesprek en het ontwikkelingsgesprek worden voor akkoord getekend. Het verslag van het beoordelingsgesprek wordt voor gezien getekend.7. Binnen twee weken na het planningsgesprek en het ontwikkelingsgesprek is het formulier ondertekend. De leidinggevende is hiervoor verantwoordelijk, mits de werknemer per omgaande op het conceptverslag formulier heeft gereageerd. Het verslag van hetbeoordelingsgesprek wordt meteen aan het eind van het gesprek getekend.8. De verslagen van het lopende jaar worden bewaard in het personeelsdossier. De bewaartermijn van het verslag van het planningsgesprek en het ontwikkelingsgesprek is in principe drie jaar, behoudens bijzondere omstandigheden. De bewaartermijn van hetbeoordelingsformulier is vijf jaar. De leidinggevende is er verantwoordelijk voor dat de verslagen bij P & O worden ingeleverd, zodat ze kunnen worden opgeborgen in het personeelsdossier. Er kan eventueel gekozen worden voor een digitaal systeem om de beoordelingen vast te leggen, dit zou dan in 2010 geïmplementeerd kunnen worden.9. De verslagen vallen onder de geheimhoudingsplicht. Ze zijn toegankelijk voor de leidinggevende, de naast hogere leidinggevende, de medewerker P & O en de betreffende medewerker. In het geval van een functioneringsconflict kunnen de verslagen en beoordelingen gebruikt worden in juridische procedures en dergelijke.10. In geval van wijzigingen van rechtspositionele posities dient er een goede afstemming plaats te vinden tussen ondersteuning, leidinggevende en P&O advies. 11. Indien er sprake is van een disciplinaire maatregel kan afgeweken worden van de beloningssystematiek en afspraken, zoals die in deze notitie omschreven staan.
**4.2.** BezwaarproceduresPlannings- en ontwikkelingsgesprekIndien een medewerker niet akkoord gaat met de op het gespreksformulier vastgelegde afspraken, wordt hij in de gelegenheid gesteld zijn visie uiteen te zetten. Een afspraak is altijd tweezijdig, er moet een akkoord van beide betrokkenen zijn. Indien medewerker en leidinggevende er niet uitkomen, wordt de naast hogere leidinggevende hierbij betrokken. Indien de medewerker weigert afspraken temaken die normaliter behoren tot het verantwoordelijkheidsgebied in zijn functie, is er sprake van een conflictsituatie. In deze situatie beslist de gemeentesecretaris/algemeen directeur. Hierbij kan de P&O medewerker en/of vertrouwenspersoon een rol spelen.BeoordelingsgesprekIndien de medewerker het niet eens is met de uitkomsten van de beoordeling, kan hij dit aangeven op het beoordelingsformulier. Het beoordelingsformulier wordt door de medewerker getekend voor gezien. De leidinggevende mag de beoordeling tijdens het gesprek in principe niet meer wijzigen, wel kunnen de uitkomsten van het gesprek worden vastgelegd. De medewerker ontvangt een kopie vanhet beoordelingsformulier.BezwaarIn gevallen waarin bezwaar wordt aangetekend worden deze afgehandeld in het kader van de Algemene wet bestuursrecht. De medewerker kan binnen zes weken nadat het beoordelingsbesluit is verzonden een gemotiveerd bezwaarschrift indienen bij het college van Burgemeester en Wethouders. Het college zal het bezwaarschrift zo spoedig mogelijk na ontvangst voorleggen aan deCommissie voor bezwaar- en beroepschriften.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies