**1).** De ambtenaar legt slechts een leerlingendossier aan over een jongere indien de ambtenaar mondelinge, telefonische, e-mail of schriftelijke contacten heeft met de jongere of derden omtrent diens:
vervangende leerplicht;
vrijstelling van inschrijving;
vrijstelling van schoolbezoek;
(vermoeden van) absoluut verzuim;
(vermoeden van) relatief verzuim;
in het geval van zorgwekkend ziekteverzuim
gedrag dat leidt tot bespreking in een zorgadviesteam/preventieteam of het jeugd Hulp Team;
gedrag dat leidt tot melding van maatregelen zoals schorsing, of;
schoolverlaten zonder startkwalificatie.
**2).** In de leerlingenadministratie wordt een aantekening gemaakt van het openen van een leerlingendossier.
**3).** In het leerlingendossier neemt de ambtenaar de volgende gegevens op:
burgerservicenummer, onderwijsnummer of administratienummer;
voornamen en achternaam;
adres, postcode en woonplaats;
contactgegevens (telefoon-, faxnummer of e-mail)
geslacht;
geboortedatum;
nationaliteit;
etniciteit;
naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke gegevens van de ouders, voogden of verzorgers;
school (scholen) van inschrijving, met gevolgde klassen en/of onderwijssoort;
kennisgeving(en) van beroep op vrijstelling van inschrijfplicht;
kennisgeving(en) van (vermoedelijk) schoolverzuim;
aanvragen en behandeling van aanvragen voor vrijstelling van schoolbezoek;
afschrift van correspondentie met betrekking tot de jongere;
contactgegevens van personen of instellingen waarmee wordt samengewerkt met betrekking tot de jongere;
verslagen van gesprekken met dan wel over de jongere;
aantekeningen en notities met betrekking tot de jongere.
**4).** De ambtenaar verstrekt slechts gegevens uit het leerlingendossier aan derden binnen de grenzen die daaraan worden gesteld door de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en het Vrijstellingsbesluit Wbp, in het bijzonder artikel 20 van het Vrijstellingsbesluit.
Artikel 3
Leerlingendossier
Onderdeel van Instructie voor de leerplichtambtenaar gemeente Dalfsen 2006