(artikel 19 Leerplichtwet en RMC-wet)
Er is een leerlingenadministratie die wordt bijgehouden door de administratief medewerker.
In de leerlingenadministratie worden de persoonsgegevens opgenomen van alle in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens opgenomen personen in de leeftijd van 3 tot en met 22 jaar.
De afdeling Publiekszaken stelt de gegevens van de in lid 2 bedoelde personen digitaal ter beschikking en de administratief medewerker voert een volledige controle uit op de juistheid van de leerlingenadministratie.
De mutaties in de basisadministratie persoonsgegevens met betrekking tot de in lid 2 bedoelde personen worden op verzoek van de administratief medewerkster te allen tijde onverwijld door de afdeling Publiekszaken beschikbaar gesteld.
De administratief medewerker neemt namens burgemeester en wethouders de in- en uitschrijvingen van scholen en instellingen als bedoeld in artikel 18 van de wet in ontvangst. De ambtenaar doet zonodig voorstellen aan ons college voor het geven van nadere aanwijzingen aan de directeuren, met het oog op een doelmatige uitwisseling van gegevens.
De administratief medewerker controleert jaarlijks binnen vier weken na aanvang van het schooljaar of de leerlingenlijsten van de scholen en instellingen ontvangen zijn. De medewerkers ondernemen actie naar directeuren van scholen en instellingen die in gebreke gebleven zijn.
Blijkt uit het contact met de directeur dat deze verwijtbaar in gebreke blijft, dan wordt de zaak onverwijld in handen gegeven van de ambtenaar. Deze ambtenaar roept de directeur op voor een gesprek. Alvorens hij proces-verbaal opmaakt van zijn bevindingen en aan de officier van Justitie zendt, kan de ambtenaar ervoor kiezen eerst een schriftelijke waarschuwing aan de directeur te verstrekken.
De ambtenaar kan aan zijn leidinggevende een voorstel doen tot het opleggen van een last onder dwangsom jegens de schooldirecteur, indien hij van mening is dat deze maatregel kan bijdragen tot het opheffen van de overtreding dan wel het voorkomen van herhaling daarvan. De directeur van de ambtenaar (hoofdafdeling MOP) beslist hierover namens burgemeester en wethouders. Bij zijn afwezigheid besluit het afdelingshoofd van de ambtenaar (afdeling W&O) in deze.
De administratief medewerker controleert namens burgemeester en wethouders jaarlijks na ontvangst van de leerlingenlijsten (uiterlijk 1 oktober) en telkens binnen een week na ontvangst van een mutatiebericht van de afdeling Publiekszaken of alle leerplichtigen en partieel leerplichtigen overeenkomstig de bepalingen van de wet als leerling op een school of onderwijsinstelling zijn ingeschreven. Indien dit niet het geval is, informeert de administratief medewerker de ambtenaar onverwijld en wordt actie ondernomen als in artikel 6 (Absoluut verzuim).
De administratief medewerker controleert of een bericht van uitschrijving van de ene school gekoppeld is aan een bericht van inschrijving op een andere school. Indien binnen twee weken geen bericht van inschrijving is ontvangen, neemt de administratief medewerker contact op met de ouders van de (partieel) leerplichtige of de directeur van de ‘oude’ school of schrijft de ouders van de leerplichtige aan.
De administratief medewerker draagt zorg voor een goede overdracht van de relevante gegevens aan de nieuwe woongemeente als hij bericht ontvangt van inschrijving van een jongere in de basisadministratie persoonsgegevens van een andere gemeente. De ambtenaar bepaalt zonodig welke gegevens uit het leerlingendossier worden overgedragen aan de ambtenaar in de nieuwe woongemeente.
Artikel 2
Leerlingenadministratie en controle absoluut verzuim
Onderdeel van Instructie voor de leerplichtambtenaar gemeente Dalfsen 2006