Er zijn per jaar twee momenten waarop de aanvragen mogen worden ingediend, per 1 maart en per 1 september. Aanvragen worden pas na het verstrijken van het eerstvolgende moment van indiening in behandeling genomen.
Aanvragen worden ruim van tevoren schriftelijk ingediend: ze hebben betrekking op projecten die worden uitgevoerd op zijn vroegst 3 maanden en maximaal 2 jaar nadat de gemeente de aanvraag in behandeling neemt.
De aanvragen kunnen alleen gedaan worden door gebruik te maken van de formulieren: het “Aanvraagformulier projectsubsidie amateurkunst”