(artikel 18 en 19 Leerplichtwet; artikel 3 Leerplichtregeling)
Er is een leerlingenadministratie, die wordt bijgehouden door de administratief medewerker, in de vorm van een digitaal leerplichtregistratiesysteem.
In het leerplichtregistratiesysteem worden de persoonsgegevens opgenomen van alle in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens opgenomen personen in de leeftijd van 0 tot en met 22 jaar.
Jaarlijks, voor 1 oktober, voert de administratief medewerker een volledige controle uit op de juistheid van de leerlingenadministratie.
De mutaties in de basisadministratie persoonsgegevens met betrekking tot de in lid 2 bedoelde personen, worden wekelijks in het leerplichtregistratiesysteem doorgevoerd.
De administratief medewerker neemt namens burgemeester en wethouders de in- en uitschrijvingen van scholen en instellingen als bedoeld in artikel 18 van de wet in ontvangst. De ambtenaar doet zo nodig voorstellen aan ons college voor het geven van nadere aanwijzingen aan de directeuren, met het oog op een doelmatige uitwisseling van gegevens.
De administratief medewerker controleert jaarlijks, zo spoedig mogelijk doch voor 1 november, of de leerlingenlijsten van de scholen en instellingen ontvangen zijn. Hij onderneemt onverwijld actie naar directeuren van scholen en instellingen die in gebreke gebleven zijn.
Blijkt uit het contact met de directeur dat deze verwijtbaar in gebreke blijft dan:
a. roept de ambtenaar de directeur op voor een gesprek en zendt hij het proces-verbaal van zijn bevindingen aan de officier van justitie.
b. is de ambtenaar bevoegd het (laten) opmaken van proces-verbaal achterwege te laten en de directeur een schriftelijke waarschuwing te geven.
De ambtenaar kan aan het college van burgemeester en wethouders een voorstel doen tot het opleggen van bestuursdwang of een last onder dwangsom jegens de directeur, indien hij van mening is dat deze maatregel kan bijdragen tot het opheffen van de overtreding dan wel het voorkomen van herhaling daarvan.
De administratief medewerker controleert namens burgemeester en wethouders, binnen zes weken na aanvang van het schooljaar en telkens binnen 20 werkdagen na ontvangst van een mutatiebericht van de afdeling Bevolking, of alle leerplichtigen en kwalificatieplichtigen overeenkomstig de bepalingen van de wet als leerling op een school of onderwijsinstelling zijn ingeschreven. Het leerplichtregistratiesysteem dient hierbij als leidraad voor het controleren van de gegevens. Indien dit niet het geval is, geeft de administratief medewerker de gegevens onverwijld in handen van de ambtenaar, die de acties onderneemt als omschreven in artikel 6 (Absoluut verzuim).
De administratief medewerker controleert of een bericht van afschrijving van de ene school gekoppeld is aan een bericht van inschrijving op een andere school. Indien binnen 2 weken geen bericht van inschrijving is ontvangen, neemt de administratief medewerker contact op met de ouders van de leerplichtige of kwalificatieplichtige jongere of de directeur van de ‘oude’ school.
De administratief medewerker draagt zorg voor een goede overdracht van de relevante gegevens aan de nieuwe woongemeente als hij bericht ontvangt van inschrijving van een jongere in de basisadministratie persoonsgegevens van een andere gemeente. De ambtenaar bepaalt zo nodig welke gegevens uit het leerling-dossier worden overgedragen aan de ambtenaar in de nieuwe woongemeente.
Artikel 2.
Leerlingenadministratie en controle absoluut verzuim
Onderdeel van Instructie voor de leerplichtambtenaar van de gemeente Aa en Hunze