Het formulier, evenals alle ter zake van belang zijnde bescheiden, zijn strikt vertrouwelijk.
Inzage van het formulier is slechts toegestaan aan de ambtenaar, de leidinggevende van de ambtenaar, de secretaris/directeur en de personeelsadviseur.
Na vier jaar, of als de ambtenaar voor die vier jaar de organisatie heeft verlaten, wordt het formulier vernietigd.