Beleid:
Maaltijden, werklunches en werkdiners worden alleen verstrekt of vergoed als ze een zakelijk karakter hebben.
Van een maaltijd met een zakelijk karakter kan bijvoorbeeld sprake zijn bij:
overwerk;
gebroken diensten, waarbij de medewerker niet in de gelegenheid is om thuis de maaltijd te nuttigen; dat is bijvoorbeeld het geval wanneer een medewerker door zijn werk niet tussen 17.00 en 20.00 uur kan eten;
werk op koopavonden;
zakelijke besprekingen met externen;
zakelijke besprekingen met internen, wanneer deze plaatsvinden op een tijdstip dat normaliter een maaltijd wordt genoten (bijvoorbeeld werklunches).
Maaltijden tijdens een zakelijke bespreking met alleen internen, waarbij geen sprake is van overwerk, worden alleen verstrekt of vergoed als er bovendien een duidelijke noodzaak is, bv. omdat de medewerkers anders niet in staat zijn om op een normaal tijdstip te eten.
Op declaratieformulier, factuur of bonnetje dient te worden vermeld vanwege welke gebeurtenis de kosten zijn gemaakt. Hieruit moet het zakelijke karakter duidelijk blijken.
Bij dienstreizen worden soms ook maaltijden vergoed; dit gebeurt uitsluitend conform de Reisregeling 1996.
De declaratie van kosten voor maaltijden loopt via de leidinggevende, die toetst op het zakelijk karakter van de gemaakte kosten. Bij een declaratie van een maaltijd tijdens een zakelijke bespreking met alleen internen toetst de leidinggevende bovendien op de noodzaak van de verstrekking of vergoeding.
Eenduidig boeken op “maaltijden”.
Artikel Maaltijden, werklunches, werkdiners
Artikel Maaltijden, werklunches, werkdiners
Onderdeel van BELEIDSREGEL I.V.M. DE FISCALE ASPECTEN VAN PERSONELE VERGOEDINGEN EN VERSTREKKINGEN