De clustermanager neemt binnen drie dagen nadat de klacht aan hem is doorgezonden telefonisch contact op met de klager om na te aan of de klager op een andere manier dan door een formele klachtafdoening tevreden gesteld kan worden. Indien de klager hiermee instemt, wordt dit binnen een week na het telefonisch contact bevestigd aan de klager met een afschrift naar het team JZI, hetzij schriftelijk als de klacht schriftelijk is ingediend, hetzij via e-mail als de klacht via e-mail is ingediend.