**1..** Minimaal twee weken voor het gesprek ontvangen de leden en de burgemeester namens de voorzittereen schriftelijke uitnodiging; deze bevat in elk geval plaats, tijdstip en de agenda van het gesprek.
**2..** Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig aan de voorzitter mee; voor zover de afwezigheid een fractievoorzitter betreft gebeurt dat zoveel mogelijk onder gelijktijdige mededeling aan de voorzitter of en zo ja door wie hij/zij zich laat vervengen.