Voorbeelden van processen zijn: documentaire weerslag van de uitvoering van de werkprocessen, postbehandeling, dynamisch en semi-statisch archiefbeheer, vernietiging van archiefbescheiden en beheer van de archiefruimte. Ook worden processen en procedures op het gebied van sturing en kwaliteitszorg bedoeld. Voorbeelden zijn: actualisatie van het beheerplan, actualisatie van procesbeschrijvingen en procedures, en uitvoering van interne audits.
Voorbeelden van procedures zijn een postbehandelingsprocedure, een archiefprocedure inclusief procedure voor de vernietiging en procedures voor het beheer van digitale informatie (waaronder een e-mailprocedure).
onder b
Het gaat hier om een aanduiding van (onder)gemandateerden (die daarmee ook procesiegenaar zijn), van procesverantwoordelijken en van bevoegdheden m.b.t. het beheer van de archiefbescheiden in de uitvoering van de processen en procedures.
onder c
In het systematische overzicht worden alle systemen opgenomen waarmee informatie wordt beheerd. Op grond van artikel 14, onder d. van de Archiefverordening Almere 2011 bestaat een meldplicht bij het voornemen van het ontwerp, de vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem. Deze meldplicht stelt de gemeentearchivaris in staat de hoofden van de organisatieonderdelen te adviseren over de borging van de duurzame archivering en toegankelijkheid van informatie in die systemen.
onder d
Hier is de NEN standaard 2082 leidend. Toepassing van de norm bevordert de uitwisselbaarheid van informatie tussen verschillende applicaties en organisaties. Ook benoemt de norm de minimumfunctionaliteit in applicaties aan op het gebied van archiefbeheer.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies