Hoofdstuk 1 Definities, reikwijdte en doeleinden
In dit artikel wordt verstaan onder:
Wbp:Wet bescherming persoonsgegevens.
College bescherming persoonsgegevens:het College
als bedoeld in artikel 51 Wbp.
Gemeente:de gemeente Venlo.
Betrokkene:gebruiker van de elektronische
communicatiemiddelen op wie een persoonsgegeven betrekking
heeft en die aan te merken is als:
medewerker in dienst van de gemeente;
persoon die (betaalde of niet-betaalde)
werkzaamheden voor de gemeente verricht, anders dan
in ambtelijk dienstverband.
E-mailfaciliteiten:de door of namens de gemeente
aan betrokkenen ter beschikking gestelde
e-mailfaciliteiten.
Internetfaciliteiten:de door of namens de
gemeente aan betrokkenen ter beschikking gestelde
internetfaciliteiten.
Elektronische communicatiemiddelen:e-mail- en/of
internetfaciliteiten.
Persoonsgegeven:elk gegeven betreffende een
geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon in
de zin van de Wbp.
Verwerken van persoonsgegevens:elke handeling of
geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens,
waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen,
ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen,
gebruiken, verstrekken door middel van doorzending,
verspreiding of enige andere vorm van
terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband
brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen
van gegevens.
Bestand:elk, al dan niet geautomatiseerd,
gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit
geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op
een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens
bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op
verschillende personen.
Verantwoordelijke:het College, zijnde het
bestuursorgaan dat het doel van en de middelen voor de
verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de
elektronische communicatiemiddelen:een doen of
nalaten in strijd met deze regels of andere wet- en
regelgeving of een inbreuk op een recht.
Dit privacyreglement is van toepassing op het verwerken van
persoonsgegevens inzake het gebruik van elektronische
communicatiemiddelen.
Dit privacyreglement geldt voor medewerkers in dienst van de
gemeente en personen die (betaalde of niet-betaalde)
werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in
ambtelijk dienstverband.
De verwerking van persoonsgegevens inzake het gebruik van de
elektronische communicatiemiddelen heeft de volgende
doeleinden:
het verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik
van de elektronische communicatiemiddelen;
het voorkomen van onrechtmatig gebruik dan wel
misbruik van de elektronische
communicatiemiddelen.
De omvang van de controle ter voorkoming van onrechtmatig
gebruik, dan wel misbruik van de elektronische
communicatiemiddelen als bedoeld in het eerste lid sub b,
wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in
redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt
aangewend.
Door de verantwoordelijke worden de nodige maatregelen
getroffen, opdat persoonsgegevens, gelet op de doeleinden
waarvoor zij worden verwerkt, juist en nauwkeurig zijn.
Door de verantwoordelijke worden passende technische en
organisatorische maatregelen ten uitvoer gelegd om
persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige
vorm van onrechtmatige verwerking.
Door de verantwoordelijke worden één of meerdere
systeembeheerders aangewezen die belast zijn met het beheer
van het (de) bestand(en). Deze systeembeheerders zijn, op
grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht
tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij
kennisnemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift
hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot
mededeling voortvloeit.
Betrokkenen gebruiken de elektronische communicatiemiddelen
primair voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente
opgedragen taken.
Incidenteel privé-gebruik van de elektronische
communicatiemiddelen door betrokkenen is toegestaan mits dit
gebruik in overeenstemming is met dit privacyreglement en
dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste
gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente
opgedragen taken.
Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van de
e-mailfaciliteiten kettingbrieven te versturen of
pornografisch materiaal te versturen of op te vragen, dan
wel dreigende, seksueel intimiderende, racistische of
discriminerende opmerkingen te maken. Evenmin is het
betrokkenen toegestaan met behulp van de e-mailfaciliteiten
software te verzenden of op te vragen, dan wel bestanden
zonder voorafgaand overleg met de systeembeheerder(s) te
verzenden of op te vragen waarvan betrokkene redelijkerwijs
moet aannemen dat deze te omvangrijk zijn.
Het is betrokkenen niet toegestaan met behulp van de
internetfaciliteiten bewust internetsites die pornografisch,
dan wel racistisch materiaal bevatten te bezoeken, mee te
doen in chatsessies, online te gokken, software te
downloaden dan wel zonder voorafgaand overleg met de
systeembeheerder(s) bestanden te downloaden waarvan
betrokkene redelijkerwijs moet aannemen dat deze te
omvangrijk zijn.
Zonder voorafgaande toestemming van de integraal manager is
het betrokkenen niet toegestaan met behulp van de
e-mailfaciliteiten een elektronisch bericht aan alle of
vrijwel alle medewerkers van de gemeente tegelijkertijd te
versturen.
Indien betrokkenen met gebruik van de internetfaciliteiten
handelingen verrichten die als e-mailtoepassingen zijn te
kwalificeren, dan zijn de bepalingen van artikel 5, derde en
vijfde lid, van overeenkomstige toepassing.
Betrokkenen zullen bij het gebruik van de elektronische
communicatiemiddelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en
de integriteit en goede naam van de gemeente
waarborgen.
Het doen van bestellingen met behulp van internet is en
blijft voorbehouden aan daartoe geautoriseerde personen c.q.
afdelingen.
De gemeente neemt zo veel mogelijk maatregelen in technische zin ter
voorkoming van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de
elektronische communicatiemiddelen.
Elektronisch vastleggen van persoonsgegevens geschiedt
(automatisch) door de door de gemeente ingezette
sofware.
De vastlegging beperkt zich tot de gegevens die noodzakelijk
zijn voor de doeleinden van de verwerking als bedoeld in
artikel 3, te weten:
voor het verkrijgen van inzicht in de mate van
gebruik van de elektronische communicatiemiddelen
worden alleen stroom- en soortgegevens
vastgelegd;
voor het voorkomen van onrechtmatig gebruik, dan wel
misbruik van de elektronische communicatiemiddelen
wordt het gebruik van de elektronische
communicatiemiddelen op individueel en inhoudelijk
niveau gevolgd. Dit geschiedt slechts bij een
redelijk vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan wel
misbruik van de elektronische
communicatiemiddelen.
In de in artikel 7 genoemde vastlegging worden ten hoogte de
volgende persoonsgegevens opgenomen:
gebruikersidentificatie, naam, voornaam of
voorletters van de betrokkene;
naam en/of codering van de afdeling/ team waaronder
de betrokkene valt;
gegevens over de toegang tot internet die door de
gemeente is geboden aan de betrokkene, inclusief
gebruikersnaam en internet protocoladres;
gegevens betreffende de datum en het tijdstip van
het openen en sluiten van de toegang tot internet
door de betrokkene en gegevens betreffende de datum
en het tijdstip van het verzenden, dan wel ontvangen
van e-mailberichten door de betrokkene;
gegevens, inclusief datum en tijdstip, betreffende
de door de betrokkene bezochte internetsites
(internet protocoladressen) en (de onderdelen van)
de webpagina’s;
de inhoud van de door de betrokkene verzonden, dan
wel ontvangen e-mailberichten.
Indien er een redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig
gebruik, dan wel misbruik van de elektronische
communicatiemiddelen door betrokkene, kan door de
verantwoordelijke opdracht worden gegeven om de in het
eerste lid, sub e en/of f van dit artikel bedoelde, gegevens
vast te leggen en te verstrekken aan de personen bedoeld in
artikel 10.
De in artikel 8, eerste lid, genoemde persoonsgegevens
worden maximaal een maand bewaard. Gegevens die ouder zijn
dan een maand worden automatisch verwijderd, tenzij er een
redelijk vermoeden bestaat van onrechtmatig gebruik, dan wel
misbruik van de elektronische communicatiemiddelen in die
periode. In dat geval worden de gegevens uit die betreffende
maand bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en
eventueel te treffen maatregelen jegens een betrokkene
noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en
dit niet leidt tot maatregelen jegens een betrokkene worden
de gegevens verwijderd.
Indien de systeembeheerder om technische redenen
persoonsgegevens als bedoeld in artikel 9, eerste lid, niet
kan verwijderen, wordt onder verwijderen verstaan het niet
meer verstrekken van deze gegevens voor de in artikel 3
geformuleerde doeleinden.
De vastgelegde persoonsgegevens worden, na bewerking, verstrekt
aan:
het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en/of de teamleider ICT
om inzicht te verkrijgen in de mate van gebruik van de
elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan
slechts de gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid,
sub a tot en met d in geaggregeerde, niet tot de persoon
herleidbare vorm;
de verantwoordelijke indien er een redelijk vermoeden
bestaat van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de
elektronische communicatiemiddelen. Het betreft hier dan de
gegevens als bedoeld in artikel 8, eerste lid;
degene(n) die op verzoek van de verantwoordelijke is (zijn)
belast met of leiding geeft (geven) aan onderzoek naar
onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de elektronische
communicatiemiddelen. Het betreft hier dan de gegevens als
bedoeld in artikel 8, eerste lid.
Aan de betrokkene die daarom aan verantwoordelijke verzoekte, wordt
een overzicht verschaft van de hem/haar betreffende persoonsgegevens
die worden verwerkt. Indien een gewichtig belang van de verzoeker
dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan dit verzoek in een andere
dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast.Degene aan
wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem/haar
betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken
deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen
indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden
van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel
anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt.
Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.De verantwoordelijke
bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het
tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij
daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een
beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van
artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.De verantwoordelijke draagt
er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling,
verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt
uitgevoerd.
Overtreding van dit privacyreglement regeling kan voor medewerkers
in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen
als bedoeld in de arbeidsvoorwaardenregeling van de
gemeente.Overtreding van dit privacyreglement kan voor personen die
(betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente
verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in:
maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk, geen
beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische
communicatiemiddelen.
In gevallen waarin dit artikel niet voorziet of bij twijfel omtrent
de toepassing van dit privacyreglement beslist het College.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies