Artikel 125, eerste lid, aanhef en onderdeel n, van de
Ambtenarenwet maakt het sinds 2012 mogelijk dat rechtspositionele
besluiten in afwijking van artikel 2:14, eerste lid van de Algemene
wet bestuursrecht uitsluitend elektronisch verzonden kunnen worden.
De wetswijziging maakt het mogelijk dat er afspraken kunnen worden
gemaakt over de rechtspositionele besluiten die elektronisch
verzonden kunnen worden, alsmede de voorwaarden die daarbij in acht
genomen moeten worden. Deze afspraken dienen, na verkregen
overeenstemming in de commissie voor GO, een grondslag te krijgen in
de (lokale) Arbeidsvoorwaardenregeling. Op het elektronisch
verzenden van rechtspositionele besluiten zijn een tweetal
uitzonderingen, te weten het aanstellingsbesluit en het
ontslagbesluit, omdat de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Venlo
voor die besluiten expliciet bepaalt dat die op schrift moeten
worden gesteld.
Voor de wijziging van de Ambtenarenwet was het op grond van artikel
2:14 , eerste lid Awb alleen mogelijk om rechtspositionele besluiten
elektronisch te verzenden als de belanghebbende medewerker langs die
weg voldoende bereikbaar was en daartoe toestemming had gegeven. Aan
iedere elektronisch bereikbare medewerker moest dus individueel
toestemming gevraagd worden, welke bovendien op elk moment weer
ingetrokken kon worden.
Ook binnen de bedrijfsvoering dienen de werk- en
besluitvormingsprocessen efficiënt en effectief ingericht te zijn.
Digitalisering en elektronisch beheer zijn daarbij belangrijke
instrumenten. Op het onderdeel van rechtspositionele besluiten komt
op korte termijn in ons personeelsinformatiesysteem (pims) een
portaal beschikbaar, genaamd YouPP. In dit portaal is een applicatie
opgenomen (Employee Self Service) die het mogelijk maakt dat de
medewerker persoonsgegevens kan inzien en muteren, vakantie en
buitengewoon verlof kan aanvragen, declaraties voor reiskosten,
studiekosten e.d. digitaal kan indienen. Verzoeken en besluiten in
het kader van het cafetariastelsel kunnen eveneens digitaal worden
ontsloten. Daarnaast voorziet deze applicatie er in dat berichten
inzake het maandelijks in geld vastgestelde loon (salarisstrook) en
de jaaropgave aan de medewerker elektronisch worden verzonden. Het
portaal is voorzien van een toegangsbeveiliging, passend bij de
privacygevoelige informatie die daarin is opgenomen.In operationele
zin wordt aan de medewerker per e-mail bekend gemaakt dat hij via
zijn eigen portaal kennis kan nemen van een rechtspositioneel
besluit.
De dag waarop het e-mailbericht of de e-mailsignalering verstuurd
wordt, is de dag waarmee gerekend dient te worden ter bepaling van
de termijn waarbinnen tegen een rechtspositioneel besluit bezwaar
gemaakt kan worden. Artikel 6:8 Awb bepaalt dat de termijn voor het
indienen van een bezwaar aanvangt met ingang van de dag na die
waarop het besluit op de voorgeschreven wijze bekend is gemaakt. In
artikel 3:41, lid 1 is geregeld dat bekendmaking van besluiten
geschiedt door toezending of uitreiking aan de aanvrager. Toezending
per e-mail geldt als een bekendmaking in de zin van artikel 3:41
Awb. In dit verband is verder van belang artikel 2:17 Awb. Hierin is
bepaald, dat als tijdstip waarop een bericht door een bestuursorgaan
elektronisch is verzonden het moment is waarop een bericht
toegankelijk wordt voor de belanghebbende. Deze bepaling ziet op een
situatie dat het bestuursorgaan en belanghebbende gebruik maken van
hetzelfde systeem voor gegevensverwerking.
Het systeem voorziet er in, dat het bericht ook
daadwerkelijk en volledig aankomt bij de beoogde medewerker,
het opslaan en bewaren van de besluiten / berichten, en
maatregelen met betrekking tot de toegang tot de besluiten
(hoe zorg je ervoor dat de besluiten / berichten uitsluitend
toegankelijk zijn voor degenen die daar uit hoofde van hun
functie toegang moeten hebben).
Alle medewerkers dienen te beschikken over een zakelijk
e-mailadres. Er dienen voldoende personal computers bij de
afdelingen beschikbaar te zijn, zodat de medewerkers die
zakelijk niet beschikken over een pc ook kennis kunnen nemen
van berichten / besluiten. Ook aan deze voorwaarde is
voldaan.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies