Hier is verduidelijkt op welke wijze de melding dient te worden gedaan en welke gegevens verstrekt moeten worden. Het betreft die informatie die de gemeente als beheerder van openbare gronden nodig heeft voor een juiste beoordeling en inzicht in de belangen die worden geraakt. De te stellen voorwaarden worden om praktische redenen niet in de verordening zelf neergelegd maar in door het College vast te stellen nadere regels. Er moet gebruik worden gemaakt van standaardformulieren: het formulier voor de reguliere melding/aanvraag of het formulier voor niet ingrijpende (of spoedeisende) werkzaamheden, welke ook via het Uitvoeringsbesluit worden vastgesteld.
Instemming of vergunningverlening vindt op aanvraag van de verzoekende partij plaats. De grondroerder geeft bij zijn melding aan wat de gewenste startdatum is. De gemeente kan, gemotiveerd, bijvoorbeeld met het oog op andere werkzaamheden, aanpassingen aanbrengen, waarbij de wet een maximale uitsteltermijn van 12 maanden aangeeft.
De Regeling schriftelijke kennisgeving aanleg kabels(Staatscourant 15-01-2007, nr. 10) schrijft voor kabels van elektronische communicatienetwerken voor dat de melding aangetekend moet worden verstuurd. Dit vereiste is in de AVOI niet opgenomen, maar het kan in het belang van de verzoekende partij zelf zijn om via aangetekende verzending duidelijkheid te hebben over datum en tijd van indiening.
Een melding of aanvraag wordt pas in behandeling genomen (en begint de vastgestelde termijn te lopen) indien en zodra alle vereiste gegevens ontvangen en compleet zijn. Deze bevoegdheid is vastgelegd in artikel 4:5 Awb. Conform de nadere regels dient opgave te worden gedaan van ondergrondse of bovengrondse kasten, waartoe ook de handholes worden gerekend. Mogelijk is ook een Omgevingsvergunning (Wabo) vereist.
Op grond van de Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Infrastructuren (WION) is registratie van de kabels en leidingen wettelijk verplicht (bij het Kadaster). Algemeen wordt van de grondroerders verwacht dat men de kabels zo registreert dat inzicht steeds kan worden geboden. Er is samenhang van bepalingen uit de WION (wetgeving) en de AVOI (gemeentelijke verordening). De WION heeft betrekking op het voorkomen van graafschade via een plicht tot zorgvuldig graven èn een plicht tot een zorgvuldige en tijdige informatie-uitwisseling. De WION bepaalt dat het onverlet laat dat de gemeente in het belang van de openbare orde en veiligheid bij verordening voorschriften kan geven over het verrichten van werkzaamheden, waaronder het hebben van een vergunning.
Hoofdstuk 2
Artikel 6
Gegevensverstrekking
Onderdeel van Algemene Verordening Ondergrondse Infrastructuren Goirle 2012