Dit besluit kan worden aangehaald als Besluit Informatiebeheer gemeente Steenwijkerland 2012.
Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 12 juni 2012,
de waarnemend secretaris, drs. D.L.W. Zielhuis
de burgemeester, M.A.J. van der Tas
BESLUIT INFORMATIEBEHEER GEMEENTE STEENWIJKERLAND 2012
MEMORIE VAN TOELICHTING
Algemeen
Dit Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 7 van de Archiefverordening gemeente Steenwijkerland 2006, en komt grotendeels overeen met het model-besluit Informatiebeheer, zoals dat door het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) is ontwikkeld voor gemeentes zonder gemeentearchivaris.
Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming- en ordening en inzake het beheer van documenten met inbegrip van e-mail. Het houdt nadrukkelijk rekening met het beheer van digitale informatiebronnen. In verband met de noodzaak de bepalingen van dit besluit te kunnen bespreken met personen, die niet werkzaam zijn in de documentaire informatievoorziening – bijvoorbeeld automatiseerders en systeembeheerders – is de terminologie van het besluit daarop aangepast. Het gebruik van het begrip ‘document’ is daarvan een voorbeeld.
Het besluit is verder aangepast aan de op 15 december 2009 door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vastgestelde Archiefregeling.
Afwijkingen van het model-besluit Informatiebeheer
Op een aantal punten wijkt dit besluit af van het model-besluit Informatiebeheer zoals dat ontwikkeld is door het LOPAI. Het model gaat uit van een gemeentelijke organisatie, waarbij er meerdere min of meer autonome organisatieonderdelen zijn, die ook een zelfstandig archief-/ informatiebeheer voeren. Hierbij moet worden gedacht aan gemeentelijke diensten en bedrijven of deelgemeentes. Deze organisatieonderdelen worden in het model-besluit beheerseenheden genoemd. Aan de hoofden van deze beheerseenheden zijn in het model-besluit verscheidene taken toebedeeld.
Bij de gemeente Steenwijkerland is er geen sprake van meerdere van dergelijke beheerseenheden. In feite bestaat de gemeente uit slechts één beheerseenheid en heeft slechts één hoofd van een beheerseenheid: de secretaris. Het enige andere organisatieonderdeel dat als zodanig gezien zou kunnen worden is de Griffie. Deze beheert echter geen eigen archief. Alle overige organisatieonderdelen vallen rechtstreeks onder de secretaris en kennen ook geen eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van het archief-/ informatiebeheer.
De artikelen waarin sprake is van een beheerseenheid zijn daarom aangepast en in een enkel geval vereenvoudigd of vervallen. In essentie komt het er op neer dat alle taken van het hoofd van de beheerseenheid aan de secretaris zijn toebedeeld.
Hoofdstuk VI
Artikel 30