De subsidieverantwoording dient uiterlijk 1 april van het jaar volgend op het subsidiejaar waarvoor subsidie is verleend, te worden ingeleverd. Aanvragen tot vaststelling, die na deze termijn binnenkomen worden niet in behandeling genomen, tenzij de termijnoverschrijding naar het oordeel van het college verschoonbaar is. In geen geval is een termijnoverschrijding wegens ziekte of vakantie verschoonbaar.
Bij de subsidieverantwoording ligt de nadruk op de inhoudelijke onderbouwing en financiële verantwoording op grond van het bepaalde in de beschikking tot subsidieverlening. De subsidieverantwoordingomvat in ieder geval:
een overzicht van de gerealiseerde activiteiten/prestaties en kengetallen. Dit activiteitenverslag beschrijft de aard en omvang van de activiteiten waarvoor de subsidie verleend werd en bevat een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen, alsmede een toelichting op eventuele verschillen hierin;
een overzicht van de kosten per activiteit/prestatie;
een beoordeling van de vraag in hoeverre is voldaan aan de in de subsidieverlening vastgelegde activiteiten/prestaties;
een jaarrekening;
een balans met toelichting;
een risicoparagraaf.
Het derde lid van dit artikel bepaalt dat instellingen met een eigen accommodatie een voortschrijdend meerjarig onderhoudsplan moeten overleggen. Hoewel budgetsubsidiëring veronderstelt dat instellingen zelf verantwoordelijk zijn voor hun bedrijfsvoering en daarbij niet de gedachte past dat instellingen hun onderhoudsplanning aan de gemeente moeten verantwoorden, is deze bepaling toch in de verordening opgenomen. Dit omdat in het verleden is gebleken dat instellingen niet altijd over voldoende inzicht en middelen beschikten om aan hun onderhoudsvraag te voldoen. Om te voorkomen dat eenmalige maatregelen in strijd met de subsidieverordening dienen te worden toegepast, is hier een planmatige aanpak op zijn plaats.
In een accountantsverklaring toetst de accountant of het financiële verslag voldoet aan de bij of krachtens de wet gestelde voorschriften en waar mogelijk of het overzicht van de gerealiseerde activiteiten/prestaties met het financiële verslag verenigbaar is.
Instellingen die € 50.000,-- of meer subsidie ontvangen dienen jaarlijks een verklaring van een accountant te overleggen. De hoogte van de subsidie is dusdanig dat de gemeente belang heeft bij een goede verklaring dat het geld overeenkomstig de voorwaarden van de subsidiebeschikking besteed is.
In een accountantsverklaring toetst de accountant of het financiële verslag voldoet aan de bij of krachtens de wet gestelde voorschriften en of het overzicht van de gerealiseerde activiteiten/prestaties, voor zover hij dat overzicht kan beoordelen, met het financiële verslag verenigbaar is. De instelling is vrij om te kiezen voor een verklaring van een accountant-administratieconsulent, de zogenaamde AA-er. In het algemeen zijn de kosten van een verklaring van een AA-consulent lager dan de kosten van een verklaring van een registeraccountant of een verklaring van een registeraccount.
Een accountant-administratieconsulent dient te voldoen aan artikel 36 van de Wet op de Accountants-Administratieconsulenten. Een registeraccount dient te voldoen aan artikel 55, eerste lid, van de Wet op de registeraccountants
Artikel 36 van de Wet op de Accountants-Administratieconsulenten luidt:
"Er is een accountantsregister, waarin als Accountant-Administratieconsulent op hun aanvraag worden ingeschreven zij, die voldoen aan de bij deze wet gestelde eisen."
Artikel 55, eerste lid, van de Wet op de registeraccountants luidt:
"Er is een accountantsregister, waarin als registeraccountant op hun aanvraag worden ingeschreven zij, die voldoen aan de bij deze wet gestelde eisen."
HOOFDSTUK 2 › Paragraaf 2.2.
Artikel 18
Subsidieverantwoording
Onderdeel van Subsidieverordening Welzijn 2004