De klager dient een klacht tegen een gedraging van het bestuursorgaan in bij het bestuursorgaan, die de klacht onmiddellijk aan de klachtencoördinator doorzendt.
Een klacht die mondeling (telefonisch of in persoon) wordt geuit, wordt zo mogelijk door de ontvanger van de klacht op schrift gesteld middels het daarvoor beschikbare klachtenformulier.