Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Het versturen van formele e-mail aan externe relaties is slechts toegestaan nadat burgemeester en wethouders daarvoor toestemming hebben verleend.
De ontvanger of afzender van een formele e-mail zendt deze door naar de sectie documentaire informatievoorziening; deze registreert de e-mail overeenkomstig het eerste en tweede lid en vervaardigt een afdruk, welke in het toepasselijke informatiebestand wordt ingevoegd.
De formele e-mail in digitale vorm bedoeld in het vijfde lid wordt, indien deze op grond van de voor de gemeente geldende selectielijst te eniger tijd voor vernietiging in aanmerking komt, in een chronologisch bestand opgeslagen en periodiek vernietigd met inachtneming van de wettelijke regels; indien de formele e-mail voor blijvende bewaring in aanmerking komt, is het hoofd van de sectie documentaire informatievoorziening belast met de uitvoering van het beheer.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies