• - De ambtenaar legt slechts een leerling-dossier aan over een jongere indien de ambtenaar mondelinge, telefonische, e-mail- of schriftelijke contacten heeft met de jongere of derden omtrent diens:
    • - vervangende leerplicht;
    • - vrijstelling van inschrijving;
    • - vrijstelling van schoolbezoek;
    • - (vermoeden van) absoluut verzuim;
    • - (vermoeden van) relatief verzuim;
    • - gedrag dat leidt tot bespreking in een zorgadviesteam;
    • - gedrag dat leidt tot melding van maatregelen zoals schorsing; of
    • - schoolverlaten zonder startkwalificatie.
  • - In de leerlingenadministratie wordt een aantekening gemaakt van het openen van een leerling-dossier.
  • - In het leerling-dossier neemt de ambtenaar de volgende gegevens op:
    • - sociaal-fiscaal nummer, onderwijsnummer of administratienummer;
    • - voornamen en achternaam;
    • - geslacht;
    • - geboortedatum en -plaats;
    • - nationaliteit;
    • - etniciteit;
    • - naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke gegevens van de ouders, voogden of verzorgers;
    • - school (scholen) van inschrijving, met gevolgde klassen en/of onderwijssoort;
    • - kennisgeving(en) van beroep op vrijstelling van inschrijfplicht;
    • - kennisgeving(en) van (vermoedelijk) schoolverzuim;
    • - aanvragen en behandeling van aanvragen voor vrijstelling van schoolbezoek;
    • - afschrift van correspondentie met betrekking tot de jongere;
    • - verslagen van gesprekken met dan wel over de jongere;
    • - aantekeningen en notities met betrekking tot de jongere.
  • - De ambtenaar verstrekt slechts gegevens uit het leerling-dossier aan derden binnen de grenzen die daaraan worden gesteld door de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en het Vrijstellingsbesluit Wbp, in het bijzonder artikel 20 van het Vrijstellingsbesluit.