De ambtenaar legt slechts een leerling-dossier aan over een jongere indien de ambtenaar mondelinge, telefonische, e-mail- of schriftelijke contacten heeft met de jongere of derden omtrent diens:
vervangende leerplicht;
vrijstelling van inschrijving;
vrijstelling van schoolbezoek;
(vermoeden van) absoluut verzuim;
(vermoeden van) relatief verzuim;
gedrag dat leidt tot bespreking in een zorgadviesteam;
gedrag dat leidt tot melding van maatregelen zoals schorsing; of
schoolverlaten zonder startkwalificatie.
In de leerlingenadministratie wordt een aantekening gemaakt van het openen van een leerling-dossier.
In het leerling-dossier neemt de ambtenaar de volgende gegevens op:
sociaal-fiscaal nummer, onderwijsnummer of administratienummer;
voornamen en achternaam;
geslacht;
geboortedatum en -plaats;
nationaliteit;
etniciteit;
naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke gegevens van de ouders, voogden of verzorgers;
school (scholen) van inschrijving, met gevolgde klassen en/of onderwijssoort;
kennisgeving(en) van beroep op vrijstelling van inschrijfplicht;
kennisgeving(en) van (vermoedelijk) schoolverzuim;
aanvragen en behandeling van aanvragen voor vrijstelling van schoolbezoek;
afschrift van correspondentie met betrekking tot de jongere;
verslagen van gesprekken met dan wel over de jongere;
aantekeningen en notities met betrekking tot de jongere.
De ambtenaar verstrekt slechts gegevens uit het leerling-dossier aan derden binnen de grenzen die daaraan worden gesteld door de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en het Vrijstellingsbesluit Wbp, in het bijzonder artikel 20 van het Vrijstellingsbesluit.
Artikel 3
Leerling-dossier
Onderdeel van Instructie voor de leerplichtambtenaar van de gemeente Alkmaar 2005