**1..** Voordat de vertrouwenspersoon een klacht in behandeling neemt, zorgt zij/hij er voor dat de klager de consequenties van de klachtenprocedure kent en verzekert zij/hij zich ervan dat de klager akkoord gaat met het volgen van de klachtenprocedure.
**2..** De vertrouwenspersoon probeert - zo mogelijk - tot een oplossing van de klacht te komen zonder dat de procedure als bedoeld in artikel 8 wordt gevolgd.
**3..** De vertrouwenspersoon is met inachtneming van de nodige vertrouwelijkheid bevoegd de aangeklaagde of andere betrokkenen binnen de organisatie te horen en informatie in te winnen, voorzover dit voor de uitvoering van haar/zijn taken noodzakelijk is. Bij haar/zijn werkzaamheden wordt in ieder geval:
een inschatting gemaakt van de realiteitswaarde van de klacht;
nagegaan of de klacht op een misverstand berust.
**4..** Van de gesprekken als bedoeld in lid 2 maakt de vertrouwenspersoon een door betrokkenen ondertekend verslag.
**5..** Indien één van de betrokkene weigert het verslag te ondertekenen, dan wordt dat, zo mogelijk onder vermelding van de redenen, door de vertrouwenspersoon in het verslag vermeld.
**6..** De betrokkenen ontvangen binnen zeven werkdagen na het gesprek een afschrift van het verslag.
**7..** De vertrouwenspersoon kan op verzoek van de klager iemand in de organisatie vragen te bemiddelen.
**8..** Indien de vertrouwenspersoon onmiddellijke maatregelen noodzakelijk acht of er naar haar/zijn mening gegronde redenen zijn om aan te nemen dat er een strafbaar feit is gepleegd, meldt de vertrouwenspersoon de klacht onverwijld aan burgemeester en wethouders.
**9..** Indien de klacht door de vertrouwenspersoon niet na gesprekken of bemiddeling kan worden opgelost, verwijst zij/hij de klager naar de klachtencommissie. In dat geval wordt het verslag door de vertrouwenspersoon onmiddellijk naar de klachtencommissie verzonden.
**10..** De vertrouwenspersoon onderhoudt nadat de klachtenprocedure is doorlopen contact met de klager om te bezien of:
het indienen van de klacht voor de klager niet leidt tot repercussies;
de aanleiding van de klacht, nadat deze is afgehandeld, daadwerkelijk is weggenomen.
**11..** De vertrouwenspersoon kan in overleg met de klager besluiten een klacht niet in behandeling te nemen, indien haar/zijn onpartijdigheid in het geding is. In overleg met klager wordt de behandeling aan de andere door burgemeester en wethouders benoemde vertrouwenspersoon overgedragen.
**12..** De vertrouwenspersoon is te allen tijde verplicht tot geheimhouding van alle feiten en omstandigheden die zij/hij in de functie van vertrouwenspersoon verneemt. Deze plicht tot geheimhouding geldt niet ten opzichte van de klachtencommissie, de klager, aangeklaagde en eventueel artsen en het Openbaar Ministerie.
Artikel 5
De klachtbehandeling door de vertrouwenspersoon
Onderdeel van Verordening klachtenprocedure ongewenste omgangsvormen 2005