Datum, tijdstip en gespreksagenda van het functionerings- en ontwikkelingsgesprek worden door de leidinggevende tenminste 1 week voor het gesprek aan de medewerker bekend gemaakt, tenzij in gezamenlijk overleg anders wordt overeengekomen.
De gespreksagenda bestaat uit de vaste agendapunten op het gespreksformulier. Zowel medewerker als leidinggevende hebben de mogelijkheid om aanvullende agendapunten aan te dragen. De leidinggevende is verantwoordelijk voor de gespreksagenda.
Het functionerings- en ontwikkelingsgesprek wordt gevoerd tussen leidinggevende en medewerker. Op verzoek van de leidinggevende of de medewerker kan de seniormedewerker gevraagd worden bij het gesprek aanwezig te zijn.
Tijdens het functionerings- en ontwikkelingsgesprek wordt het gespreksformulier per punt besproken.
Medewerker en leidinggevende ondertekenen het gespreksformulier binnen 1 maand na het gesprek. De leidinggevende is verantwoordelijk voor het uitwerken van het gespreksformulier en zorgt dat het gespreksformulier binnen 14 dagen bij de werknemer aanwezig is.
Indien medewerker en leidinggevende geen overeenstemming bereiken over de inhoud van het gespreksformulier tekent de medewerker voor gezien. De medewerker kan indien daar behoefte aan bestaat zijn/haar bevindingen toevoegen aan het gespreksformulier.
Het originele gespreksformulier wordt gearchiveerd op het taakveld Personeel & Organisatie door een medewerker van dit taakveld. De leidinggevende en medewerker hebben een kopie.
De leidinggevende en de medewerker dragen samen zorg voor het uitvoeren c.q. het nakomen van de gemaakte afspraken. De gemaakte afspraken worden in het eerstvolgende beoordelings- c.q. functionerings- en ontwikkelingsgesprek geëvalueerd.