Leveranciersmanagement (LM) is het proces van bewaken, beoordelen en tijdig bijsturen van de prestaties van leveranciers. Ook het managen van leveranciersrelaties op strategisch, tactisch en operationeel niveau, met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren valt hieronder. Het contract wordt op deze manier actief in gebruik genomen en continuïteit in verbeteringen (plan-do-check-act) worden hierdoor sterk gestimuleerd.
1. Het inkoopproces:
1. Rol van leveranciersmanagement in de specificatiefase: hierin wordt vastgesteld dat er gedurende het contract prestatiemetingen worden gehouden. De prestatiemeting, in de meest ideale vorm, moet onderdeel zijn van de specificatie. In het opstellen van de specificatie moet worden vastgesteld wat er in de toekomst wordt gemeten. Hierin stel je op wat de gemeente van de leverancier verwacht en binnen welke kaders de leverancier zich moeten gaan bewegen. Ook wordt hier bepaald wie intern het contact zal gaan beheren.
2. Rol van leveranciersmanagement in de selectiefase: aan de hand van beoordelingscriteria word bepaald welke leverancier het best bij de organisatie zal passen en het meest voor de organisatie kan betekenen om daarmee een samenwerkingsverband mee aan te gaan. Doel: de best mogelijke leverancier uit de beoordeling laten komen. Het is een eerste stap om tot een prettige samenwerking te komen.
3. Rol van leveranciersmanagement in contracteringsfase: het uitvoerig bespreken van het contract, dus ook de prestatie indicatoren (KPI’s). Hierin zal duidelijk worden gemaakt waar de leverancier gedurende de looptijd van het contract op getoetst zal worden en wat de gemeente van de leverancier verwacht. Doel: het voorkomen van misvattingen met betrekking tot het contract, zodat de leverancier naar behoren kan presteren en weet waarop hij getoetst zal worden.
4. Rol van leveranciersmanagement in bestellen: erop toezien dat er binnen de raamovereenkomsten wordt besteld en het aantal facturen beperkt blijft. Doel: het voorkomen van onnodige kosten
5. Rol van leveranciersmanagement in bewaken: de prestaties van de leveranciers moeten structureel worden getoetst en worden bijgehouden in een zogeheten leveranciersportfolio (dossiervorming met daarin alles wat van toepassing is op de desbetreffende leverancier gedurende de gehele contractsperiode). Hiervoor worden beoordelingformulieren periodiek toegepast om de prestaties specifiek te meten. Doel: erop toezien dat de leverancier zijn contract volledig naleeft en de gemeente krijgt waarvoor betaald word.
6. Rol van leveranciersmanagement in evalueren: periodiek overleg plegen met de leverancier en interne belanghebbende over de gang van zaken met betrekking tot het contract en de prestatie daarop. Hiervan dienen verslagen gemaakt, die aan de leveranciersportfolio toegevoegd wordt. Doel: dat beide partijen op 1 lijn zitten om tot verdere ontwikkelingen in de dienstverlening en samenwerking te komen. Hierdoor bouw je een goede leveranciersrelatie op door het samenwerkingsverband te beheersen en verder te ontwikkelen.
2. Verbeteren, ontwikkelen en managen van de leveranciersprestaties
Het succesvol verbeteren van leveranciersprestatie en het bewaken van kwaliteit kan worden gerealiseerd door de volgende taken:
Criteria en doelstellingen voor iedere relatie vaststellen;
Basisset van prestatie-indicatoren gericht op het beoordelen van de prestaties van de leverancier vaststellen;
Metingen uitvoeren;
Leveranciersverbeteringsprogramma hanteren door verbeteringsacties vast te stellen na elke meting en evaluatiegesprek;
Alles in een dossier vastleggen (leveranciersporfolio)
Prestatie indicatoren
De set van prestatie indicatoren (KPI’s) - bijvoorbeeld kwaliteitswaarborging bij leveranciers - is altijd uniek voor een organisatie. Om hierin draagvlak te creëren worden deze geformuleerd in overleg met de interne klanten, materiedeskundige, etc.
De contractbeheerder(s) moet de verschillende leveranciersprestatie-indicatoren (KPI’s) regelmatig 1 meten en vergelijken met targets en de gehanteerde normstelling.
De prestatie indicatoren worden na meting intern en naar de leverancier toe te worden geëvalueerd. Indien noodzakelijk worden er nieuwe afspraken gemaakt.
Er moeten niet alleen gesprekken worden aangaan wanneer het slecht gaat, ook wanneer het goed gaat. Als iets goed gaat kan het altijd nog beter om de kwaliteit nog beter te bewerkstelligen. De gemeente moet zelf het initiatief nemen om gesprekken te voeren. Elke afdeling dient dus zelf te bepalen wat voor KPI’s voor hen relevant zijn om de leveranciers hierop te beoordelen en te evalueren. Het toepassen van bonus- malussysteem kan de leveranciersprestaties stimuleren. Dit kan worden gerealiseerd door de volgende taken:
KPI’s in het contract hanteren;
Toepassen van bonus- malusregeling;
Basisset van prestatie-indicatoren opstellen
KPI’s meten en vergelijken met targets en normstelling;
Rapportages maken van de evaluatiegesprekken;
(Gestructureerd terugkoppelen en communiceren naar de leverancier)
Een leveranciersbeoordelingssysteem hanteren.
Toepassen van groslijsten 2 (top 10 van leveranciers) voor onderhandse en meervoudige aanbestedingen.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies