Voor elke aanbesteding vanaf 20.000 euro per jaar voor leveringen en diensten en vanaf 50.000 euro per jaar voor werken, dient een projectnummer bij inkoop aangevraagd te worden.
Om de uitgevoerde aanbestedingen controleerbaar te houden, dient van elke aanbesteding een dossier bijgehouden te worden. Dit geldt ook voor aanbestedingen die in samenwerkingsverband worden uitgevoerd (bijvoorbeeld BAR). Een kopie van alle onderstaande items dient bij de inkoopadviseur in bezit te zijn, inclusief tabbladen volgens onderstaande nummering. Bij de afdeling Interne Dienstverlening, werkeenheid DIV dient het dossier met de originele stukken door de budgethouder ingediend te worden, inclusief tabbladen volgens onderstaande nummering, zo spoedig mogelijk na afronden van de aanbesteding. De verantwoordelijkheid voor de volledigheid ligt bij de budgethouder. In het dossier dienen de volgende items per aanbestedingsvorm opgenomen te worden:
Enkelvoudig onderhands:
projectdefinitie, planning, overzicht van de projectgroepleden, budget en budgetcalculatie;
programma van eisen;
ontvangen offerte;
overeenkomst inclusief alle bijlagen;
overige correspondentie;
eindafrekening financieel overzicht/nacalculatie/voortgangsrapportage (budget, gefactureerde bedragen, saldo);
prestatie gegevens tijdens uitvoering (voor evaluatiegesprek).
Meervoudig onderhands:
projectdefinitie, planning, overzicht van de projectgroepleden, budget en budgetcalculatie;
programma van eisen, goedgekeurd door de inkoopadviseur;
offerteaanvraag;
nota van inlichting;
ontvangen offertes;
ingevulde score formulier;
proces verbaal;
afwijzingsbrieven en gunningsbrief gegadigden;
overeenkomst inclusief alle bijlagen;
overige correspondentie m.b.t. aanbesteding;
eindafrekening financieel overzicht/nacalculatie/voortgangsrapportage (budget, gefactureerde
bedragen, saldo);
prestatie gegevens tijdens uitvoering (voor evaluatiegesprek of verlenging contract);
Openbare aanbesteding:
projectdefinitie, planning, overzicht van de projectgroepleden, budget en door de
inkoopadviseur getoetste budgetcalculatie;
programma van eisen, goedgekeurd door de inkoopadviseur;
bestek, goedgekeurd door de inkoopadviseur;
publicatie aanbestedingskalender;
nota van inlichting;
ontvangen offertes;
procesverbaal;
Nota van gunning;
afwijzingsbrieven aanbieders, brief voorlopige gunning en brief definitieve gunning;
overeenkomst inclusief alle bijlagen;
overige correspondentie m.b.t. aanbesteding;
eindafrekening financieel overzicht/nacalculatie/voortgangsrapportage (budget, gefactureerde
bedragen, saldo);
aankondiging van publicatie geplaatste opdracht;
prestatie gegevens tijdens uitvoering (voor evaluatiegesprek en eventuele verlenging);
Niet openbare aanbesteding
projectdefinitie, planning, overzicht van de projectgroepleden, budget en door deinkoopadviseur getoetste budgetcalculatie
programma van eisen, goedgekeurd door de inkoopadviseur
selectiedocument, goedgekeurd door de inkoopadviseur;
publicatie aanbestedingskalender;
nota van inlichting van selectiefase;
ontvangen offertes en ingevulde score formulier van selectiefase;
proces verbaal van selectiefase;
afwijzingsbrieven gegadigden en brieven uitnodiging tot indienen van offerte;
offerteaanvraag, goedgekeurd door de inkoopadviseur;
nota van inlichting;
procesverbaal/ontvangen offertes;
Nota van gunning;
afwijzingsbrieven aanbieders, brief voorlopige gunning en brief definitieve gunning;
overeenkomst inclusief alle bijlagen;
overige correspondentie m.b.t. aanbesteding;
eindafrekening financieel overzicht/nacalculatie/voortgangsrapportage (budget, gefactureer
de bedragen, saldo);
aankondiging van publicatie van geplaatste opdrach;t
prestatie gegevens tijdens uitvoering (voor evaluatiegesprek en eventuele verlenging).
Openbare Europese aanbesteding
projectdefinitie, planning, overzicht van de projectgroepleden, budget en door de
inkoopadviseur getoetste budgetcalculatie
programma van eisen, goedgekeurd door de inkoopadviseur;
bestek, goedgekeurd door de inkoopadviseur;
publicatie TED en aanbestedingskalender;
nota van inlichtingen;
ontvangen offertes;
procesverbaal;
nota van gunning;
afwijzingsbrieven aanbieders, brief voorlopige gunning en brief definitieve gunning;
overeenkomst inclusief alle bijlagen;
overige correspondentie m.b.t. aanbesteding;
eindafrekening financieel overzicht/nacalculatie/voortgangsrapportage (budget, gefactureer
de bedragen, saldo);
aankondiging van publicatie geplaatste opdracht;
prestatie gegevens tijdens uitvoering (voor evaluatiegesprek en eventuele verlenging);
Niet Openbare Europese aanbesteding
projectdefinitie, planning, overzicht van de projectgroepleden, budget en door deinkoopadviseur getoetste budgetcalculatie;
programma van eisen, goedgekeurd door de inkoopadviseur;
selectiedocument, goedgekeurd door de inkoopadviseur;
publicatie aanbestedingskalender en TED;
nota van inlichting van selectiefase;
ontvangen offertes en ingevulde score formulier van selectiefase;
proces verbaal van selectiefase;
afwijzingsbrieven gegadigden en brieven uitnodiging tot indienen van offerte;
offerteaanvraag, goedgekeurd door de inkoopadviseur;
nota van inlichtingen;
procesverbaal/ontvangen offertes;
nota van gunning;
afwijzingsbrieven aanbieders, brief voorlopige gunning en brief definitieve gunning;
overeenkomst inclusief alle bijlagen;
overige correspondentie m.b.t. aanbesteding;
eindafrekening financieel overzicht/nacalculatie/voortgangsrapportage (budget, gefactureer
de bedragen, saldo);
aankondiging van publicatie van geplaatste opdracht;
prestatie gegevens tijdens uitvoering (voor evaluatiegesprek en eventuele verlenging);
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies