Het operationele niveau richt zich op de uitvoering van de bestelfunctie. Dit niveau omvat derhalve het plannen, het bestellen van materialen, het toezien op de juiste levering en het bijsturen in geval van afwijkingen van overeengekomen kwaliteit, leveringstijdstip en geleverde hoeveelheid.
Figuur 3: het operationeel inkoopproces
Operationele inkoopproces
Tijdens het operationele inkoopproces dienen bij de gemeente Oldebroek de volgende fases te worden doorlopen:
Bestellen
Bewaken
Afroepen
Orderwijzigingen
Bestellen
Orderbewaking
Ondertekening
Levertijd
Orderwijzigingen
Levering
Kwaliteit
Factuurverifiëring
Factuurbetaling
Operationele inkoopfuncties
Wanneer naar het operationele inkoopniveau gekeken wordt, kan één functie onderscheiden worden, namelijk de functie van operationeel inkoper. In de onderstaande paragraaf wordt nader op deze functie ingegaan.
Operationeel inkoper
Een operationeel inkoper is iemand die bestellingen kan doen op basis van het inkoopcontract en de afgesproken procedures. De operationeel inkoper is verantwoordelijk voor de administratieve taken binnen het inkoopproces.
Taken van een operationeel inkoper zijn:
Het uitvoering geven aan inkoopprojecten.
Het onderhandelen met en managen van leveranciers zodat deze in optima forma bijdragen aan de doelen van de organisatie.
Het uitvoeren van operationele inkoopactiviteiten (inkopen waarvoor geen contract is afgesloten omdat het aankoopbedrag te gering is, c.q. het goed of dienst te incidenteel is).
Het bestellen van zaken die onder een mantelcontract vallen.
Het bewaken van decentrale inkopen en bestellingen, het registreren van leverancierspresentaties.
Het informeren van de medewerker inkoop over inkoopgerelateerde zaken.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.3.
Operationeel niveau
Onderdeel van Nota Inkoopbeleid Oldebroek versie mei 2007 (Vervallen)