Het tactisch niveau richt zich op de inbreng van de inkoopfunctie in activiteiten als product- en procesontwikkeling en leveranciersontwikkeling. Voorbeelden van inkoopactiviteiten op dit niveau zijn:
het afsluiten van jaarcontracten;
het begeleiden van (Europese)aanbestedingstrajecten;
het doen van leveranciersonderzoek;
het selecteren van leveranciers en het voorbereiden respectievelijk aangaan van contracten met leveranciers;
het beoordelen van leveranciersprestaties;
het onderzoeken of samenwerking met andere overheidsinstellingen toegevoegde waarde heeft.
Figuur 2: het tactisch inkoopproces
Tactisch inkoopproces
Tijdens het tactisch inkoopproces dienen bij de gemeente Oldebroek de volgende fases te worden doorlopen:
Specificeren
Selecteren
Contracteren
Nazorg
Probleemidentificatie
Prekwalificatie
Planning
rechten/plichten
Claims afhandelen
Functioneel specificeren
Offerte aanvraag
Financiën
Contractherziening
Eisen en wensen
Inkoopvoorwaarden
Inkoopvoorwaarden
Garantieaanspraken
Marktverkenning
Ontvangen offertes
Contractondertekening
Leveranciers- evaluatie
Kennis en ervaring Inkoopbehoefte
Offertes beoordelen
Orderwijzigingen
Onderhandelen
Borging
Leverancierskeuze
Hierbij gelden de volgende randvoorwaarden (organisatie):
De medewerker inkoop stelt jaarlijks een plan op waarin een voorstel wordt gedaan welke inkooppakketten het komende jaar ingekocht dan wel geoptimaliseerd gaan worden. Verder adviseert de medewerker inkoop omtrent het instellen van inkoopteams bij afdelingsoverstijgende inkoop activiteiten.
De medewerker inkoop neemt het initiatief verbetermogelijkheden te identificeren vanuit de inkoopdiagnose.
Het management team (MT) bepaalt welke medewerkers aan de inkoopteams kunnen worden toegewezen en benoemt een verantwoordelijke teamleider.
De inkopen worden op zodanige wijze uitgevoerd (en schriftelijk vastgelegd) dat de voortgang en kwaliteit voor de interne opdrachtgever te allen tijde volgbaar en beheersbaar is. Bij afronding van de opdracht vindt een evaluatie met de opdrachtgever plaats en wordt alle projectdocumentatie door de medewerker inkoop op een nog vast te stellen wijze gearchiveerd bij de sectie DIV.
Het programma van eisen en wensen wordt altijd ter goedkeuring aangeboden aan de betrokken afdelinghoofden.
De definitieve keuze van de leverancier wordt formeel altijd gemaakt door de budgethouder op advies van de deelbudgethouder en afgestemd met de medewerker Inkoop. Het ondertekenen van het contract met de leverancier geschiedt door diegene die daartoe conform het mandaatregister bevoegd is.
De uitvoerders van het inkoopproces faciliteren ten behoeve van de ondertekening van contracten.
Onderdeel van het borgen van de inkoopcontracten is het communiceren van het contract en het zorgdragen voor het managen van de leverancier(s).
Het contractbeheer wordt centraal uitgevoerd.
Tactische inkoopfuncties
Op het tactisch inkoopniveau kunnen de volgende functies onderscheiden worden:
medewerker inkoop;
segmenteigenaar;
specialist;
tijdelijk inkoopteam.
Deze functies worden in de onderstaande paragrafen nader uitgewerkt.
medewerker inkoop
Bij de gemeente Oldebroek zal met name met betrekking tot het strategisch inkoopbeleid (organisatiebreed) en de tactische inkooptaken een duidelijke rol zijn weggelegd voor de medewerker inkoop. De voornaamste taken zijn:
het procesmatig begeleiden en adviseren van inkopende personen en teams bij het inkoopproces conform het inkoopbeleid;
het analyseren en evalueren van inkoopprocessen;
ondersteuning bieden aan een rechtmatige uitvoering van het inkoopproces;
initiëren en coördineren van inkoopteam;
het ontwikkelen van ondersteunend instrumentarium;
het opstellen en uitvoeren van een inkoopjaarplan op basis van informatie van de afdelingen;
het monitoren van de inkopen. Op basis van de inzichten uit de kwantitatieve analyse worden voorstellen gemaakt voor verbeteringstrajecten.;
het bewaken en evalueren van het vastgestelde inkoop en aanbestedingsbeleid;
opzetten van contractbeheer;
het opbouwen en onderhouden van zodanige relaties met interne klanten, dat de inkoopbelangen van de organisatie zo goed mogelijk worden gediend.
Afdelingshoofd
Alle afdelinghoofden zijn verantwoordelijk voor een aantal inkooppakketten op basis van de productbegroting. Indien er sprake is van afdelingsoverschrijdende pakketten wordt 1 afdelingshoofd verantwoordelijk.
Toezien dat zijn/haar inkoopproces binnen de gemeente conform het inkoopbeleid wordt uitgevoerd.
Leiding geven aan inkoopteams die zich bezig houden met de tactische inkoop op terreinen die vallen binnen zijn/haar inkooppakket.
Bewaken of (Europese) drempelbedragen worden overschreden binnen zijn/haar inkooppakket.
Input leveren voor het opstellen van het inkoopjaarplan.
Specialist (materiedeskundige)
- De specialist of materiedeskundige is deskundig op één of meerdere speciale inkoopsegmenten die betrekking hebben op het tactisch inkopen.
- Taken van de specialist zijn:
- Het zich specialiseren in één of enkele inkoopsegment(en) en als zodanig als deskundige kunnen worden ingezet.
- Het informeren van de organisatie, de medewerker inkoop en inkoopprojecten met betrekking tot typische branche-eigen aspecten
- Het opbouwen en onderhouden van zodanige relaties met de interne klanten, dat de inkoopbelangen van de organisatie zo goed mogelijk worden gediend.
Tijdelijk inkoopteam
- Voor inkoopprocessen die afdelingsoverschrijdend zijn, kunnen inkoopteams worden ingesteld waaraan de (deel)budgethouder leiding geeft en waarin de medewerker inkoop faciliteert. Aan de invulling van de rol van de gebruikers kan per tijdelijke inkoopteam verschillend invulling worden gegeven.
In alle gevallen wordt nagegaan of het instellen van een inkoopteam voordeel behaald. door de medewerker. Dit gebeurt op aanreiken van informatie van de (deel)budgethouder
Taken van een inkoopteam zijn:
specificeren van het inkooppakket, kwalitatief (i.s.m. gebruikers(groepen));
behoefte bepaling (kwantitatief);
beschikken over/ organiseren van kennis van de inkoopmarkt;
onderzoeken en selecteren leveranciers;
verzorgen van de offerte aanvraag;
beoordelen en evalueren van de offerte;
stellen advies op en stellen dit ter beschikking aan de segmenteigenaar ter besluitvorming;
onderhandelen met de leverancier(s);
contracteren (opstellen en afsluiten van contracten);
borgen de inkoopcontracten (communiceren van het contract en dragen zorg voor het managen de leverancier(s)).
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.2.
Tactisch niveau
Onderdeel van Nota Inkoopbeleid Oldebroek versie mei 2007 (Vervallen)