De gemeentesecretaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentaire verzamelingen op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang wordt geacht.
Alvorens deze bescheiden en verzamelingen worden opgenomen stelt de secretaris voorwaarden betreffende de goede, geordende en toegankelijke staat van de betreffende bescheiden en verzamelingen.