In dit protocol wordt verstaan onder:
Algemeen e-mailadres: een niet op naam van een natuurlijk persoon gesteld e-mailadres binnen de gemeentelijke organisatie dat is bestemd voor de ontvangst en verzending van formele e-mailberichten.
Archivering: het opnemen van documenten in het centrale archief van de gemeentelijke organisatie ten behoeve van een betrouwbare informatievoorziening, het afleggen van verantwoording en het consolideren van de rechtszekerheid.
Behandelaar: degene die documenten behandelt bij de uitoefening van zijn functie.
Behandelen: inhoudelijk behandelen of afhandelen van documenten door medewerkers van organisatie-eenheden of bestuurders volgens vastgestelde behandelingstermijnen en behandelingsprocedures.
Besluit informatiebeheer: Besluit informatiebeheer gemeente Apeldoorn 2009 waarin verantwoordelijkheden ten aanzien van archiefvorming en -ordening en beheer van analoge en digitale documenten zijn belegd.
Deponeren: het doorsturen, na (digitale) behandeling en registratie, van ingekomen (gedigitaliseerde) documenten of (digitale) archiefexemplaren van interne of uitgaande documenten van een distributiepunt naar het centrale analoge of digitale archief van de gemeentelijke organisatie ten behoeve van archivering.
Distributiepunt: veelal een secretariaat van een organisatie-eenheid of (in een digitale omgeving) een leidinggevende / werkverdeler.
DIV: het onderdeel documentaire informatievoorziening van de organisatie-eenheid dat als gevolg van artikel 5 van het Besluit informatiebeheer is belast met de uitvoering van het beheer van de documenten van de organisatie-eenheden.
DMS: document managementsysteem, een elektronisch systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan documenten worden gedigitaliseerd, geregistreerd, gearchiveerd en geraadpleegd.
E-mailberichten: documenten als bedoeld in artikel 1 van het Besluit informatiebeheer, bestaande uit:
formele berichten zijnde bestuurlijke e-mailberichten ontvangen of verzonden door of namens een bestuursorgaan, zoals aanvragen, bezwaarschriften, klachten, enz.;
formele berichten zijnde functionele e-mailberichten ontvangen of verzonden door of namens een medewerker uit hoofde van zijn functie.
KCC: het Klantcontactcentrum, de organisatie-eenheid die centraal de klantcontacten van telefonie en ontvangen e-mailberichten voor de gemeentelijke organisatie afhandelt.
Organisatie-eenheid: het organisatieonderdeel op het hoogst hiërarchische niveau van de gemeentelijke organisatie, ook wel beheerseenheid genoemd.
Registreren: het vastleggen van documentkenmerken, (werk)proceskenmerken en beheerskenmerken van documenten.
Verwerken: het ontvangen, registreren, opslaan, doorsturen, archiveren en printen van e-mailberichten.
Zaakdossier: het geheel van documenten dat betrekking heeft op een zaak.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies